卫生室医院采购管理制度

PAGE卫生室医院采购管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范卫生室医院采购行为，确保采购活动合法、合规、透明、高效，保障医疗服务质量，合理控制采购成本，维护医院利益。2.适用范围本制度适用于卫生室医院所有采购活动，包括但不限于医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资等的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。公开透明原则：采购信息应公开透明，接受医院内部和社会监督，确保采购过程可追溯。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良的产品和服务，以满足医疗业务需求。成本效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。二、采购组织与职责1.采购管理委员会组成：由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。职责审议采购管理制度、采购计划和采购预算。对重大采购项目进行决策，包括采购方式、供应商选择等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购部门职责负责制定和执行采购计划，组织实施具体采购活动。收集、整理供应商信息，建立供应商档案，进行供应商评估和管理。参与采购合同的起草、审核和签订工作，跟踪合同执行情况。负责采购文件的编制、归档和保管，确保采购资料完整、准确。定期统计采购数据，分析采购成本和效益，为医院采购决策提供依据。3.需求部门职责根据医疗业务需求，提出采购申请，明确采购物品的规格、型号、数量、质量要求等。参与采购项目技术参数的论证和评审，协助采购部门进行供应商选择和采购合同签订。负责采购物品的验收工作，对验收结果负责。反馈采购物品的使用情况和质量问题，协助采购部门处理采购纠纷。4.财务部门职责参与采购预算的编制和审核，提供财务支持和建议。负责采购资金的支付审核和账务处理，确保资金安全。对采购成本进行核算和分析，监督采购资金的使用效益。5.审计部门职责对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否合法。审查采购合同的合法性、完整性和有效性，防范采购风险。对采购项目进行绩效审计评价，提出改进建议和意见。三、采购预算管理1.预算编制采购部门应根据医院年度工作计划、医疗业务发展需求和财务状况，会同需求部门、财务部门等共同编制采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容，确保预算的准确性和完整性。采购预算编制过程中应充分考虑市场价格波动因素，合理安排采购资金，避免预算偏差过大。2.预算审批采购预算编制完成后，应提交采购管理委员会审议。采购管理委员会根据医院发展战略、财务状况和业务需求，对采购预算进行审核和批准。经批准的采购预算应严格执行，不得随意调整。如遇特殊情况需要调整预算，应按照规定程序办理审批手续。3.预算执行与监控采购部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购支出，确保预算执行的严肃性。财务部门应建立采购预算执行监控机制，定期对采购预算执行情况进行分析和通报，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。对于超预算采购项目，应按照规定程序进行审批，未经批准不得实施采购。四、采购流程1.采购申请需求部门根据医疗业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、用途等信息。采购申请表应经需求部门负责人审核签字后，提交采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请后，应进行初步审核，核实申请内容是否完整、合理，采购需求是否符合医院实际情况。对于金额较小的常规采购项目，采购部门可直接审批；对于金额较大或特殊的采购项目，采购部门应提交采购管理委员会审批。采购管理委员会根据采购项目的性质、金额大小等因素，进行综合评估和决策，确定采购方式、供应商选择等事项。3.采购方式选择根据采购项目的特点和需求，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的项目；邀请招标适用于具有特定资格要求或供应商数量有限的项目；竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或没有合格标的以及重新招标未能成立的项目；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目；询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。采购方式的选择应严格按照相关法律法规和医院规定执行，确保采购过程合法合规、公平公正。4.供应商选择与管理采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，并对供应商进行评估和筛选。评估供应商时，应综合考虑供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、售后服务、交货期等因素，选择优质供应商。与选定的供应商签订采购合同前，应要求供应商提供相关资质证明文件，如营业执照、生产许可证、产品质量认证证书等，并进行审核。建立供应商考核机制定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行考核评价，对于考核不合格的供应商，应及时采取措施进行处理，如警告、暂停合作、终止合同等。5.采购合同签订采购合同应按照《中华人民共和国民法典》等法律法规的要求签订，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购物品的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。采购合同签订前，应提交医院法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。采购合同签订后，应及时将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门履行职责。6.采购实施与验收采购部门应按照采购合同约定，组织供应商实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时协调解决采购过程中出现的问题。采购物品到货后，需求部门应按照合同要求和相关标准进行验收。验收内容包括采购物品的数量、规格、型号、质量、外观等方面。验收合格后，需求部门应填写验收报告，并签字确认。验收报告应作为支付采购款项的依据之一。如发现采购物品存在质量问题或不符合合同要求，需求部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决，如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。7.采购付款财务部门应根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。对于预付款项，应严格控制预付款比例和金额，并在合同中明确预付款的支付条件和退款方式。对于货到付款或验收合格后付款的项目，应在收到供应商提供的合法有效的发票后，按照合同约定及时付款。财务部门应建立采购付款台账，记录采购付款情况，确保采购资金支付安全、准确。五、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险等。采用定性和定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。2.风险应对措施根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险事件，应采取重点监控和防范措施；对于中风险事件，应加强管理和控制；对于低风险事件，可进行适当关注。针对市场风险，应加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购计划和采购数量；针对质量风险，应加强供应商管理和质量控制，严格执行验收标准；针对供应商风险，应建立供应商信用评价体系，加强对供应商的考核和监督；针对合同风险，应加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性和有效性。3.风险监控与预警建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行跟踪和监控，及时发现风险变化情况。设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取应对措施。对风险应对措施的执行效果进行评估和反馈，不断完善风险管理制度和措施。六、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购方式选择依据、供应商信息、采购合同、验收报告、采购发票、付款凭证等与采购活动相关的所有文件和资料。2.档案整理与归档采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，确保采购档案资料完整、准确、规范。采购档案应按照采购项目和时间顺序进行分类整理，建立电子和纸质档案，便于查询和使用。3.档案保管与查阅采购档案应妥善保管，保管期限按照国家法律法规和医院规定执行。未经批准，任何人不得擅自查阅、复制采购档案。因工作需要查阅采购档案的，应办理查阅手续，并在规定的地点查阅。查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁采购档案资料。七、监督与考核1.内部监督审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否合法、采购资金使用是否合理等。财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金专款专用，防止资金挪用和浪费。医院内部应建立举报制度，鼓励员工对采购活动中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。2.外部监督积极接受社会监督，主动公开采购信息，包括采购项目、采购方式、供应商选择、采购结果等，接受社会公众的监督和评价。配合相关部门的监督检查，如实提供采购资料和情况，对提出的问题及时整改。3.考核评价建立采购工作考核