工程采购招标制度

工程采购招标制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国采购法》等国家相关法律法规，结合《XX集团母公司采购管理办法》及企业内部风险防控与业务流程优化需求制定。旨在规范工程采购招标活动，明确各层级管理职责，强化风险管控，确保采购行为的合法合规性，提升资源配置效率，维护企业利益。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在工程建设项目中的采购招标活动，涵盖但不限于工程建设、设备采购、技术服务等场景。所有参与工程采购招标的人员均需严格遵守本制度规定，确保采购全流程符合制度要求。第三条本制度中下列术语含义：（一）“XX专项管理”指企业围绕工程采购招标活动，建立覆盖事前预防、事中控制、事后监督的全流程管理体系，通过制度约束、流程优化、风险识别、责任追究等手段，实现采购行为的规范化、标准化管理。（二）“XX风险”指在工程采购招标过程中可能出现的违法违规风险、合同履约风险、廉洁风险、财务风险等，可能导致企业经济损失、声誉受损或法律责任。（三）“XX合规”指工程采购招标活动严格遵循国家法律法规、行业准则及企业内部制度要求，确保采购决策、流程执行、合同签订、资金支付等环节合法合规。第四条专项管理的核心原则包括：（一）全面覆盖：确保工程采购招标活动全流程纳入管理体系，无死角、无盲区。（二）责任到人：明确各层级、各部门、各岗位的管理职责与操作权限，实现责任闭环。（三）风险导向：以风险防控为核心，通过动态管理手段识别、评估、处置采购风险。（四）持续改进：定期评估管理效果，优化制度流程，适应外部环境变化与企业业务发展需求。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司工程采购招标工作的第一责任人，对采购行为的合规性、有效性负总责；分管领导为直接责任人，负责具体组织、协调、监督采购招标工作的落实。第六条设立工程采购招标管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、法务部、纪检监察部、技术部等部门负责人。领导小组职责包括：统筹协调采购招标工作，审议重大采购项目决策，监督制度执行情况，评估管理效果。第七条设立工程采购招标管理办公室（由采购部牵头），负责专项管理制度的制定与修订，组织开展风险识别、监督考核、培训宣贯等工作；法务部负责采购合同的合规审核与法律支持；技术部负责工程技术方案的评审；财务部负责采购资金支付与成本管控；纪检监察部负责采购活动的廉洁风险防控。第八条牵头部门（采购部）职责：（一）负责工程采购招标管理制度的制定、修订与解释；（二）组织开展采购需求论证、供应商库建设与管理；（三）监督采购流程执行情况，定期开展自查与评估；（四）组织全员培训，提升采购人员的合规意识与操作能力。第九条专责部门职责：（一）法务部：负责采购合同的法律审核，提供法律支持；（二）技术部：负责工程技术方案的评审，确保技术合理性；（三）财务部：负责采购资金的预算审批与支付管理；（四）纪检监察部：负责采购活动的廉洁风险防控，开展监督检查。第十条业务部门/下属单位职责：（一）负责采购需求的提出与论证，确保需求真实合理；（二）参与供应商考察与评估，提供技术方案建议；（三）落实采购合同执行，监督供应商履约情况；（四）配合专项管理办公室开展自查与整改。第十一条基层执行岗责任：（一）严格遵守采购流程，不得擅自变更或跳过关键环节；（二）签署岗位合规承诺书，明确个人责任；（三）发现采购风险或违规行为，及时上报至专责部门或牵头部门。第三章专项管理重点内容与要求第十二条供应商尽职调查：采购方应建立合格供应商库，对供应商资质、业绩、信誉、财务状况等进行全面考察，确保供应商符合法律法规及行业要求。禁止与存在关联关系或利益输送的供应商开展采购合作。第十三条招标流程规范：（一）采购需求应经过技术论证、预算审批、合规审查等环节，确保合理性与必要性；（二）公开招标项目应遵循“公开、公平、公正”原则，通过合法招标平台发布招标公告，接受社会监督；（三）邀请招标项目应限定在3家以上供应商范围内，并说明理由；（四）评标委员会应由技术专家、财务专家、法律专家等组成，独立开展评标工作，确保评标结果的客观公正。第十四条合同签订管理：（一）采购合同应明确标的物、数量、质量、价格、付款方式、违约责任等关键条款，并由法务部进行法律审核；（二）合同签订前应确认供应商资质，确保其具备履约能力；（三）禁止签订空白合同或未履行审批程序的合同。第十五条资金支付管控：（一）采购资金支付应严格遵循预算审批流程，确保资金使用的合规性；（二）重大采购项目应实行分期支付，按合同约定分阶段验收；（三）财务部门应定期核对采购发票与合同条款，防止资金挪用或超额支付。第十六条职能分离要求：采购需求提出、招标组织、评标评审、合同签订、资金支付等环节应实行职能分离，由不同部门或岗位负责，防止权力集中导致利益输送。第十七条廉洁风险防控：（一）采购活动全程禁止贿赂、回扣等违规行为，供应商应提供合规证明材料；（二）对参与采购的关键岗位人员开展廉洁培训，签订廉洁承诺书；（三）建立举报机制，鼓励内部人员监督违规行为。第十八条异常情况处置：采购过程中出现需求变更、技术争议、供应商违约等情况，应及时启动应急预案，经领导小组审批后调整方案，并保留完整记录。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：牵头部门每年组织一次制度评估，根据国家法律法规变化、行业政策调整、企业业务需求等，及时修订完善制度，确保制度的时效性与适用性。第二十条风险识别预警机制：采购部每季度开展一次采购风险排查，结合历史数据、行业案例等，识别重点风险点，分级评估风险等级，并向领导小组发布预警通知。第二十一条合规审查机制：采购招标活动必须经过合规审查，未经审查的项目不得实施。合规审查内容包括：采购需求的合理性、招标流程的合规性、合同条款的完备性、供应商资质的合法性等。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险由专责部门牵头处置，及时上报处置结果；（二）重大风险由领导小组启动应急程序，成立专项工作组，协同处置，重大事项及时上报企业主要负责人；（三）风险处置过程应保留完整记录，处置完成后进行复盘总结，优化管理流程。第二十三条责任追究机制：（一）对违反本制度的行为，根据情节严重程度，给予警告、通报批评、降职降级、纪律处分等处理；（二）违规行为涉及法律责任的，移交司法机关处理；（三）将违规行为纳入绩效考核，与绩效奖金、评优评先挂钩。第二十四条评估改进机制：每年对专项管理体系开展一次全面评估，重点关注制度执行情况、风险防控效果、业务效率提升等方面，形成评估报告，提出优化建议，并纳入次年工作计划。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：公司主要负责人定期听取采购招标工作汇报，协调解决重大问题；分管领导每月召开专题会议，推进制度落实。第二十六条考核激励机制：将采购招标合规情况纳入部门年度考核，考核结果与部门绩效、负责人评优挂钩；对表现突出的部门和个人给予奖励，对违规行为实行“一票否决”。第二十七条培训宣传机制：（一）管理层：每年开展一次合规履职培训，提升决策层的风险意识与管控能力；（二）业务人员：每季度开展一次操作规范培训，重点讲解招标流程、合同条款、风险防控等内容；（三）全员：通过内部平台、宣传栏等渠道，普及采购合规知识，营造全员参与的氛围。第二十八条信息化支撑：采购部牵头建设采购管理信息系统，实现采购需求线上提报、供应商在线管理、招标流程自动流转、风险实时监控等功能，提升管理效率与透明度。第二十九条文化建设：编制《工程采购招标合规手册》，明确行为规范、违规后果等，组织全员签订合规承诺书；定期发布典型案例，强化警示教育。第三十条报告制度：（一）风险事件报告：发生采购风险事件，应第一时间上报至专责部门，并提交书面报告，内容包括事件描述、处置措施、改进建议等；（二）年度管理报告：每年12月底前提交年度采购招标管理报告，内容包括制度执行