公司员工借款申请及审核流程

公司员工借款申请及审核流程为规范员工借款管理、保障企业资金安全与使用合规性，明确借款申请、审核及后续管理的操作标准，结合公司实际运营需求与内控要求，特制定本流程规范。本流程适用于全体在职员工因公务或经批准的个人事项向公司申请借款的行为。一、借款申请流程（一）借款事由确认员工需结合实际需求明确借款事由：公务借款：需与岗位工作直接相关（如差旅费预支、项目备用金、办公物资采购垫支等），且符合部门预算或业务开展逻辑；个人借款：仅限公司政策允许的特殊场景（如突发重大疾病救助、不可抗力导致的临时资金周转等），需提前确认是否符合《员工福利与特殊事项管理办法》要求。（二）申请材料准备1.填写《员工借款申请表》：需完整填写借款金额（大小写一致）、借款用途（明确至具体事项，如“北京项目差旅费预支”“采购A供应商办公电脑”）、还款计划（含预计还款日期、还款方式，如“项目回款后3个工作日内对公转账还款”“次月工资中扣除”），并签字确认日期。2.附相关证明材料：公务借款：需提供出差审批单、采购申请单、项目立项书等支持性文件（根据借款类型选择）；个人借款：需提供医疗诊断证明、家庭突发情况说明等（经人力资源部门初审确认合规性）。（三）部门内部初审申请人将申请表及材料提交至直属部门负责人，部门负责人需审核：借款事由的真实性、必要性（如出差行程是否与工作安排匹配，采购需求是否经部门内部审批）；借款金额的合理性（参考历史同类项目支出、预算标准或个人薪资水平）；还款计划的可行性（结合项目周期、个人收入稳定性判断）。初审通过后，部门负责人签字确认，将材料转至财务部门。二、借款审核流程（一）财务部门初审财务专员接收材料后，重点审核：申请单填写规范性（金额、日期、签字是否完整，逻辑是否清晰）；证明材料的完整性与关联性（如差旅费预支金额是否与出差天数、交通住宿标准匹配）；借款人历史借款及还款情况（通过财务系统核查是否存在逾期未还、多笔借款未结清等情况）。若初审不通过，财务专员需1个工作日内向申请人反馈问题（如“请补充出差审批单中遗漏的客户拜访日程”“个人借款需提供人力资源部门合规性确认函”），待材料完善后重新提交。（二）分级审批机制根据借款金额实行分级审批：小额借款（≤[金额]）：由财务经理审批，重点关注资金预算匹配度（如部门备用金是否在预算额度内）；大额借款（>[金额]）：需经财务总监复核后，提交总经理（或授权代理人）终审，审批人需评估借款对公司现金流的影响、事项的战略重要性等。审批人需在《借款审批意见表》中明确签署意见（“同意”“需补充XX材料后再议”“不同意，理由：XX”），并在2个工作日内完成审批流转。（三）审核结果反馈财务部门汇总审批意见后，1个工作日内以书面或OA系统通知的方式反馈申请人：审核通过：告知后续放款安排；审核未通过：详细说明原因（如“借款金额超出部门月度备用金预算”“个人借款事由不符合公司政策”），并指引申请人是否可补充材料或调整申请。三、借款发放与管理（一）资金发放审核通过后，财务部门在2个工作日内完成放款：公务借款：原则上通过对公账户转账至申请人指定的公务卡或供应商账户（确需现金的需说明理由并经财务经理审批）；个人借款：转账至申请人本人银行账户（需与工资卡一致，便于后续还款管理）。放款后，财务专员需在系统中登记借款信息（含借款人、金额、用途、还款日期），并向申请人提供《借款到账确认单》。（二）还款管理1.正常还款：申请人需按还款计划履约，还款方式包括：对公转账（备注“归还XX借款”）；现金还款（需至财务部门开具收据）；工资抵扣（需提前提交《工资抵扣还款申请》，经人力资源部门备案）。2.逾期处理：若未按时还款，财务部门需在逾期3个自然日内发送《还款催告函》，同时通知人力资源部门暂停借款人后续借款申请权限；逾期超15日的，按《员工违规行为处理办法》追责（如从工资中强制扣除、影响绩效考核等）。四、注意事项1.用途合规性：借款仅限申请事由使用，严禁挪用（如将公务借款用于个人消费、将个人借款转借他人）。若发现挪用，公司有权要求立即还款并追究责任。2.资料真实性：申请材料需真实有效，伪造证明、虚报金额者，一经查实按舞弊处理，情节严重者解除劳动合同。3.沟通机制：审核过程中，申请人可主动与财务、审批人沟通补充说明；审批人若需了解细节，应通过正式渠道向申请人或部门负责人核实，避免信息偏差。五、附则1.本流程自发布之日起生效，原《员工借款管理办法》同时废止。2.本流