会议策划与执行高效执行检查表

会议策划与执行高效执行检查表一、适用场景本检查表适用于各类会议的策划与执行全流程管控，包括但不限于：企业内部常规业务会议（如周例会、月度复盘会）、项目推进会（如立项启动会、关键节点评审会）、客户沟通会（如需求对接会、方案宣讲会）、大型活动筹备会（如年会、发布会）等。通过系统化检查，保证会议目标明确、流程顺畅、执行到位，提升会议效率与成果落地率。二、执行步骤（一）会前筹备：目标明确，细节落地步骤1：会议目标与范围界定明确会议核心目标（如“确定项目Q3执行方案”“解决客户反馈的问题”），保证目标符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间限制）。确定会议主题、类型（决策型/沟通型/汇报型）、规模（核心参会人数、列席人数）及预期成果（如输出决议、形成方案、明确行动项）。步骤2：参会人员与议程规划根据会议目标筛选参会人员：核心决策人（如项目负责人经理）、执行人（如部门主管主管）、相关方（如客户对接人*总监），避免无关人员参会。制定详细议程：明确各环节主题、时长、负责人（如“10:00-10:30项目进度汇报——负责人*主管”），预留讨论与缓冲时间（总时长建议控制在1.5-2小时内）。步骤3：物料与场地准备物料清单：会议资料（议程、PPT、背景资料）、签到表、会议纪要模板、笔纸、投影仪/麦克风等设备，提前24小时检查设备电量、连接稳定性。场地预订：根据会议规模选择会议室（小型会议选独立办公室，大型会议选多功能厅），确认场地容量、桌椅布局（U型/回形/课桌式）、茶歇安排（如需），提前1小时布置场地（调试设备、摆放资料、设置签到台）。步骤4：通知与确认提前3天发送会议通知（通过企业/邮件），包含：会议目标、时间、地点、议程、参会人员需提前准备的资料（如“请各部门负责人准备Q2数据报表”）。提前1天与关键参会人确认行程，提醒携带必要物品，避免临时缺席。（二）会中执行：聚焦目标，高效推进步骤1：开场与目标重申会议准时开始（主持人*经理提前5分钟到场），开场简要说明会议目标、议程及时长规则（如“每人发言不超过3分钟”）。确认参会人员到齐情况，缺席者需提前说明原因，会后同步会议纪要。步骤2：议题讨论与决策按议程逐项推进，主持人控制节奏，避免偏离主题；对关键议题引导发言（如“请*主管先介绍项目背景”），保证各方观点充分表达。需决策事项当场明确：决策内容、依据、责任人，避免模糊表述（如“方案由*团队在本周五前完成细化”）。步骤3：行动项记录指定专人（如会议助理助理）记录行动项：包含任务内容、负责人、完成时间、交付物（如“3天内提交客户需求修改方案——负责人设计师，交付物：方案V2.0版”）。会议结束前10分钟回顾行动项，确认各方无异议，避免遗漏。步骤4：时间把控与突发情况处理严格控制各环节时长，超时议题需暂缓并约定后续沟通方式；若遇设备故障，立即启用备用方案（如提前PPT至U盘、改用备用会议室）。（三）会后复盘：闭环管理，成果落地步骤1：会议纪要整理与分发会后2小时内整理会议纪要（包含：会议目标、关键讨论点、决策事项、行动项清单），经主持人*经理审核无误后，24小时内发送至所有参会人及相关方。步骤2：行动项跟进责任人按承诺时间完成行动项，会议助理*助理在截止日前1天提醒；完成后及时反馈，未完成需说明原因及计划完成时间。步骤3：效果评估与优化会议结束后3个工作日内，通过问卷（如“本次会议目标是否达成？”“议程安排是否合理？”）收集参会人反馈，评估会议效率。对未达预期的会议（如决策未落地、讨论偏离主题），分析原因（如议程不清晰、参会人准备不足），优化下次会议流程。三、模板表格会议策划与执行检查表阶段检查项责任部门/人计划完成时间实际完成情况备注会前筹备会议目标与范围明确（SMART原则）项目负责人*经理会前7天□是□否参会人员筛选与通知行政助理*助理会前3天□是□否核心决策人需确认议程制定（含时长、负责人）主持人*经理会前3天□是□否提前发给参会人预览物料清单确认（资料、设备）后勤组*主管会前1天□是□否设备需提前测试场地预订与布置行政部*专员会前1天□是□否茶歇安排（如需）会中执行开场重申目标与规则主持人*经理会议开始时□是□否议题按计划推进，控制节奏主持人*经理会议全程□是□否避免偏离主题行动项记录（任务、负责人、时间）会议助理*助理会议结束前□是□否当场确认无遗漏突发情况处理（设备/人员）全体参会人员会议期间□是□否备用方案启动及时性会后复盘会议纪要整理与分发会议助理*助理会后24小时内□是□否含行动项清单行动项跟进与反馈责任人/会议助理*助理按截止时间□是□否未完成需说明原因会议效果评估与优化项目负责人*经理会后3天内□是□否收集反馈，形成改进方案四、关键提示目标导向：每次会议前务必明确“通过本次会议要解决什么问题”，避免为开会而开会，无明确目标的会议可取消或改为邮件沟通。提前沟通：对复杂议题，会前与关键参会人1对1沟通观点，减少会上分歧，提高决策效率。责任到人：行动项必须明确唯一负责人，避免“多人负责等于无人负责”，完成后需有交付物确认完成。设备备份：重要会议（如客户宣讲会）需准备备用设备（如投影仪、翻页笔），并安排专人负责技术支持，避免因设备问题中断