供应商信息采集标准化信息表模板

供应商信息采集标准化表格模板使用指南一、适用范围与应用场景新供应商准入评估：在建立合作前，系统采集供应商基础信息、资质能力及服务条款，作为准入审核依据；现有供应商年度复审：定期更新供应商经营状况、资质有效期及合作表现，保证合作持续合规；多品类供应商分类管理：针对原材料、服务、设备等不同类型供应商，差异化采集关键信息，实现精准分类；供应链风险排查：通过采集供应商资质、财务状况等信息，提前识别潜在合作风险（如资质过期、经营异常等）。二、标准化操作流程1.明确采集目标与范围目标定位：根据合作需求确定采集重点，例如：生产型供应商需侧重产能、质量认证；服务型供应商需侧重服务团队、案例经验。范围界定：确定需采集的供应商类型（如直接供应商、间接供应商）、层级（如一级供应商、二级供应商）及覆盖区域（如全国性、区域性）。2.设计信息分类与字段结合行业特性与采购需求，将信息分为五大类，保证字段全面且无冗余：基础信息：标识供应商身份与基本经营数据；资质信息：证明供应商合法经营与专业能力的文件；产品/服务信息：明确供应商核心供应内容与能力；合作信息：记录历史合作表现与商务条款；补充信息：其他需特殊说明的内容。3.模板分发与填写分发渠道：通过邮件、采购管理系统或协作平台向供应商发送模板，明确填写要求（如“*”为必填项，附件需加盖公章）。填写指导：对供应商进行简要培训，说明字段含义（如“质量标准”需填写国标/行标/企标编号）及格式规范（如日期格式统一为“YYYY-MM-DD”）。4.信息审核与校验初审：由采购专员检查信息完整性（如是否漏填统一社会信用代码）、格式规范性（如附件是否清晰）及基础逻辑（如成立时间早于资质颁发时间）。复审：由法务、质量等部门联合审核资质真实性（如通过“国家企业信用信息公示系统”核验营业执照）、合规性（如环保认证是否覆盖产品类型）及合作条款合理性（如付款周期是否符合公司财务制度）。5.信息归档与应用归档管理：将审核通过的信息录入供应商管理系统，按“供应商类型+区域+品类”分类存储，保留纸质版原件及电子扫描件。动态更新：设定信息更新周期（如资质证书到期前3个月提醒更新），在供应商发生重大变更（如股权结构变动、地址迁移）时及时同步信息。三、供应商信息采集标准化表格模板信息类别字段名称填写说明示例基础信息供应商全称与营业执照一致的法定名称XX科技有限公司统一社会信用代码18位信用代码9111*123X成立日期营业执照载明的成立时间2010-05-18注册资本币种（如人民币/美元）及金额人民币5000万元注册地址详细的工商注册地址XX省XX市XX区XX路XX号XX大厦5层法定代表人营业执照载明的法定代表人姓名*明联系人及职务主要对接人姓名及职务（如销售经理、供应链总监）*华，采购经理联系方式联系人电话（固话/手机）、邮箱（工作邮箱）–；邮箱：lihua*经营范围营业执照核准的经营范围研发、生产、销售：电子元器件及配件资质信息营业执照有效期营业执照载定的有效期2030-12-31行业资质证书如生产许可证、经营许可证等，需注明证书名称、编号、颁发机关及有效期ISO9001质量管理体系认证（编号：001-2023），有效期：2026-03-15质量体系认证如ISO9001、IATF16949等，注明认证范围及有效期环境管理体系认证（ISO14001），覆盖产品：XX型号配件，有效期：2025-08-20环保合规证明如环评批复、排污许可证等，注明文号及有效期排污许可证（编号：XX-2023-），有效期：2024-12-31其他专项资质如高新技术企业证书、专利证书等，注明编号及有效期高新技术企业证书（编号：GF2023XXXXXX），有效期：2026-06-30产品/服务信息主营产品/服务名称核心供应产品或服务的具体名称工业级传感器、自动化设备运维服务规格型号/服务内容产品的型号参数或服务的具体内容传感器：量程0-10MPa，精度±0.5%FS；运维：7×24小时响应，4小时到场质量标准执行的国家标准、行业标准或企业标准（需注明标准编号）GB/T34012-2017《工业用传感器通用技术条件》价格区间/报价单产品单价范围（含税/不含税）或服务报价单（可作为附件）单价：100-500元/件（含13%增值税）供货周期/服务响应时间常规订单交货周期或服务需求响应时间常规订单：7个工作日；紧急需求：3个工作日产能/服务能力年产能（生产型）或服务团队规模（服务型）年产能：100万件；服务团队：10人，覆盖全国5个服务网点合作信息历史合作客户近3年主要合作客户（可列举3-5家知名企业）XX汽车制造有限公司、XX电子集团典型合作案例提供1-2个典型案例（可简述项目名称、合作时间、规模）2022年为XX汽车提供传感器10万件，合作至今合作期限（如有）与本公司合作的时间跨度或合同有效期2021-01-01至2023-12-31（续签中）付款方式账期、结算方式（如电汇、承兑汇票）账期30天，结算方式：电汇售后服务条款质保期、退换货政策、技术支持方式质保期12个月，7天无理由退换，24小时技术支持补充信息备注其他需说明的特殊情况（如是否为中小企业、是否有股权关联关系等）属于国家级专精特新“小巨人”企业附件清单需提交的证明材料清单（如营业执照复印件、资质证书复印件等）1.营业执照复印件；2.ISO9001认证证书复印件四、关键注意事项与常见问题规避信息真实性核验：供应商提交的资质文件需与原件一致，可通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道核验企业基本信息及经营异常状态；对“历史合作客户”等信息进行抽样核实，避免虚假夸大。时效性管理：资质证书（如营业执照、行业许可证）需在到期前1-2个月更新，保证信息持续有效；供应商联系方式、注册地址等基础信息发生变更时，需在10个工作日内提交更新申请。保密与安全：采集的供应商信息（如成本数据、核心技术参数）属于商业秘密，仅限采购、质量等相关部门人员查阅，严禁外泄；电子版信息需加密存储，纸质版资料归锁于保密柜。填写规范要求：所有字段需用中文填写，特殊术语（如标准编号）可保留原文；日期、金额等数值信息需统一格式，避免