会议记录与会议纪要编写规范手册

会议记录与会议纪要编写规范手册会议记录与会议纪要是企业运营中不可或缺的重要文档，它们不仅是会议过程的真实反映，更是决策执行、责任追溯、信息传递的重要依据。规范的会议记录与纪要能够保证会议成果的有效落地，提升团队协作效率，为组织积累宝贵的知识资产。本手册旨在明确会议记录与纪要的编写标准，统一格式要求，保证信息的准确性、完整性和可执行性。一、适用会议类型本规范适用于公司内部各类正式会议，包括但不限于：战略决策会议：如年度规划会、季度经营分析会、重大投资项目评审会等。项目推进会议：如项目启动会、周/月度例会、里程碑评审会、问题解决会等。部门协调会议：如跨部门协作会、资源调度会、流程优化研讨会等。专题工作会议：如产品质量分析会、客户投诉处理会、安全生产会等。总结复盘会议：如项目总结会、年度/半年度工作复盘会等。二、会议记录与纪要编写步骤（一）会前准备明确会议基本信息：获取会议通知，知晓会议主题、目的、时间、地点、参会人员（主持人、发言人、记录人）、预计时长。若为系列会议，知晓前次会议的纪要内容及待办事项。熟悉会议议题与背景材料：提前阅读会议议程及相关背景资料、报告、数据等，对讨论内容有初步认知。知晓各议题的来龙去脉、关键争议点及预期目标。准备记录工具：传统方式：准备好足够的笔记本、笔（不同颜色笔便于区分重点）、会议议程纸质版。电子方式：保证笔记本电脑、录音设备（需提前征得主持人同意）电量充足，安装好必要的办公软件（如Word、Excel、思维导图软件等）。可预先创建会议纪要模板。辅助工具：根据需要准备摄像机（用于重要会议，需提前申请）、白板、马克笔等。安排记录人：通常由会议组织者指定记录人，记录人应具备较强的理解能力、概括能力和文字功底。记录人需提前与主持人沟通，明确记录重点和特殊要求。（二）会中记录准时到场，提前就位：会议开始前5-10分钟到达会场，检查记录工具是否正常。熟悉座位布局，便于识别主要发言人。记录会议基本信息：会议开始后，首先记录会议的准确名称、日期、具体开始时间、地点、主持人、记录人。逐项记录出席人员（姓名/职务，可用工号代替全名，如：张三-经理）、列席人员、缺席人员及原因（如需）。聚焦核心内容，准确记录：议题讨论过程：记录各议题的主要讨论内容、不同观点、关键论据、数据支撑。发言人观点：准确记录每位主要发言人的核心观点、建议、意见，尽量使用原话，对复杂观点进行概括提炼，避免主观臆断。例如：“*李四认为，当前方案在成本控制方面存在风险，建议优先考虑替代材料。”决议事项：清晰记录会议达成的共识、决议，明确决议的具体内容。行动项（ActionItems）：这是会议纪要的核心部分，务必详细记录：具体任务内容负责人（姓名/职务，*号代替）计划完成时限所需资源（如有）产出物/交付标准（如有）其他重要信息：如会议中提到的重要文件、数据、下一步计划、待定事项等。掌握记录技巧：详略得当：对关键信息、决议、行动项详细记录；对一般性讨论、过程性描述可简略记录。使用符号和缩写：为提高记录速度，可约定一些常用符号和缩写（如：“△”表示重要，“→”表示行动，“？”表示疑问），但需保证会后能快速识别。突出重点：可用不同颜色笔、下划线等方式标注关键信息。保持客观：记录时只陈述事实，不加入个人观点、评论或情绪。及时确认：对存疑的关键信息（如人名、数字、决议），可在发言间隙礼貌地向发言人或主持人确认。注意会议节奏：紧跟会议进程，避免因记录滞后而遗漏信息。若讨论过于发散，记录人可适时提醒主持人回归主题。（三）会后整理与纪要形成及时整理记录：会议结束后应立即整理记录，趁记忆清晰，补充完善遗漏、模糊不清的内容。将录音（如有）与笔记进行核对，保证信息的准确性。提炼撰写会议纪要：结构清晰：通常包括标题、基本信息、会议议题及主要内容、决议事项、行动项、其他事项、附件、分发范围、落款等部分。语言精炼：用简洁、规范、客观的语言表述，避免口语化、冗余词句。重点突出：将决议事项和行动项置于显要位置，可采用加粗、编号等方式使其醒目。要素齐全：保证行动项包含“任务、负责人、时限”三大核心要素。格式统一：遵循公司统一的会议纪要模板格式（字体、字号、行距、标题层级等）。核对与校对：自我校对：检查纪要内容是否完整、准确，逻辑是否清晰，有无错别字、语病。提交审阅：将初稿提交给主持人（或会议指定审阅人）进行审阅，根据反馈意见进行修改完善。保证所有决议和行动项得到确认。定稿与分发：审阅通过后，形成最终版会议纪要。按照规定的范围及时分发（通常包括参会人员、相关领导、需知会部门等），可通过邮件、内部系统等方式。留存会议纪要电子版及纸质版（如需）归档。跟踪行动项：记录人（或指定人员）应协助跟踪行动项的进展情况，在下次会议前汇总行动项完成状态，供会议回顾。三、会议纪要模板示例[公司名称]会议纪要会议名称：[例如：XX项目Q3进度推进会]会议时间：YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM会议地点：[例如：公司三楼第一会议室/线上会议（腾讯会议ID：XXX）]主持人：[例如：*王五-总监]记录人：[例如：*赵六-专员]出席人员：[例如：张三-经理、李四-主管、*孙七-工程师……（可列出姓名/职务）]列席人员：[例如：*周八-财务（应邀出席）]缺席人员及原因：[例如：*吴九-因公出差]会议议题及主要内容：序号议题内容讨论要点决议/结论负责人完成时限1[议题一：项目当前进度回顾]1.李四汇报：截至本月底，A模块开发完成80%，B模块完成60%，滞后原计划5天。2.张三指出：B模块滞后主要因第三方接口数据不稳定导致。3.*孙七补充：已协调第三方技术支持，预计3天内解决。1.接受当前进度汇报。2.*孙七负责持续跟进第三方接口问题，每日同步进展。*孙七持续至问题解决2[议题二：资源协调需求]1.李四申请：增加2名后端开发人员，以保证项目按期交付。2.周八反馈：目前人力紧张，需评估优先级。1.王五负责与人力资源部沟通，优先调配1名资深后端开发人员加入本项目，李四配合提供人员需求说明。2.*李四负责在本周五前提交详细的人员需求及影响分析报告。王五、李四MM月DD日前3[议题三：下一阶段工作计划]1.讨论并明确Q4各阶段里程碑。2.分配各模块负责人及任务。1.Q4里程碑：A模块MM月DD日完成开发并进入测试；B模块MM月DD日完成开发；整体项目MM月DD日上线。2.张三负责A模块测试统筹，李四负责B模块剩余开发，*孙七负责文档同步。张三、李四、*孙七按里程碑执行………………其他事项：下次会议时间定于YYYY年MM月DD日HH:MM，地点同上。请各负责人提前准备下周工作进展汇报。《XX项目Q3进度报告（更新版）》《人员需求申请表》分发范围：[例如：公司管理层、项目组全体成员、人力资源部、财务部]记录人签字：_________________审阅人签字：_________________日期：YYYY年MM月DD日四、编写过程中的关键注意事项准确性原则：保证会议时间、地点、参会人员、议题、决议、行动项等关键信息准确无误，避免因信息错误导致后续工作混乱。引用发言时，尽量忠实原意，避免曲解。客观性原则：会议纪要是客观记录，记录人应保持中立，不掺杂个人观点、情感色彩或主观评价。对于有争议的议题，应记录各方观点，而非仅记录某一方的意见。完整性原则：保证会议的主要内容、关键讨论点、所有决议和行动项都被完整记录，不遗漏重要信息。特别是行动项，必须明确任务、负责人和时限，三者缺一不可。简洁性原则：语言力求精炼，避免冗长和不必要的描述，突出重点信息。使用规范的书面语，避免口语化、网络用语和模糊不清的词汇。及时性原则：会议记录应在会后尽快整理完成，会议纪要应及时分发，保证信息的时效性，方便相关人员及时知晓会议内容和执行任务。一般建议在会议结束后24-48小时内完成初稿并提交审阅。保密性原则：对于涉及公司商业秘密、敏感信息或未公开决策的会议内容，记录人及相关人员应严格遵守公司保密规定，不得随意泄露。会议纪要的分发范围应严格控制。规范性原则：严格遵守公司统一的会议纪要格式和模板要求，保持文档格式的一致性和专业性。标题清晰，层次分明，便于阅读和查阅。可追溯性原则：会议纪要作为