项目管理会议记录及决策执行模板

项目管理会议记录及决策执行模板一、适用会议类型与场景项目启动会：明确项目目标、范围、团队分工及关键里程碑；周/月度例会：同步进度、协调资源、解决执行中的问题；阶段评审会：验收阶段性成果、评估风险、调整后续计划；问题专题会：针对突发问题或瓶颈制定解决方案；项目总结会：复盘成果、总结经验教训、归档文档。二、会议记录全流程操作指南1.会前准备：保证会议高效聚焦明确会议目标：提前与会议主持人确认核心议题（如“确定Q3开发计划”“解决测试环境资源不足问题”），避免讨论发散；分发会议通知：至少提前24小时通过邮件或协作工具发送通知，内容包括：会议主题、时间、地点（或线上会议）、参会人员、议程及需提前准备的资料（如项目进度表、风险清单）；准备记录工具：提前创建会议文档框架（可参考本模板表格），准备好录音设备（需提前征得参会人同意）或速记工具，保证关键信息不遗漏。2.会中记录：客观全面抓取关键信息记录基本信息：实时填写“会议基本信息表”，包括会议名称、编号、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、列席人员；聚焦议程讨论：按议程顺序逐项记录，重点标注：讨论要点：不同参会人的观点（如“*建议将需求评审周期压缩至3天，避免延期”“测试环境需额外申请2台服务器”）；分歧与共识：对存在争议的内容，明确各方立场及最终共识；决策事项：用“【决策】”标注，明确结论（如“【决策】同意将A模块上线时间推迟至9月15日”）；行动项：用“【行动】”标注，包含具体任务、负责人、截止时间及所需资源（如“【行动】*负责协调运维团队，9月10日前完成测试环境扩容，资源需求：2台Linux服务器”）。3.会后整理：保证信息准确可执行核对与补充：会议结束后2个工作日内，根据记录和录音补充遗漏信息，重点核对决策事项、行动项的负责人及时间节点，保证无歧义；分发与确认：将整理完成的会议记录发送给所有参会人，要求1个工作日内反馈意见，无异议后定稿；归档与跟踪：将定稿记录按项目名称、日期归档至共享文档库，同时在项目管理工具（如Jira、Teambition）中创建行动项任务，设置提醒和跟踪机制。三、核心模板表格设计表1：会议基本信息表项目名称会议名称（如“XX项目周例会-20240905”）会议编号（如PM-202409-001）会议时间2024年9月5日14:00-16:00会议地点（或线上）主持人*记录人参会人员（开发）、（测试）、（产品）、（运维）缺席人员及原因列席人员*（客户方代表）会议目标表2：议题讨论与决策记录表议程编号议题名称讨论要点（摘要）决策结论（标注【决策】）备注（如风险、待办）1项目进度同步：开发完成度80%，：测试用例编写完成70%，*：UI设计延期2天【决策】*需在9月8日前提交剩余UI设计稿需跟进*的设计资源调配2测试环境资源问题：当前环境仅1台服务器，并发测试卡顿；：申请2台服务器需3天审批流程【决策】由*协调运维优先分配临时服务器，9月7日前到位临时服务器需9月10日归还3需求变更申请*提出增加“数据导出Excel”功能，评估需增加5人天【决策】暂不纳入本次迭代，纳入Q4需求池需更新需求文档V2.1版本表3：行动项跟踪表行动项编号任务描述负责人协助人员截止时间当前状态（未开始/进行中/已完成/延期）完成情况描述（如“9月8日提交设计稿V1.0”）资源需求A-001提交剩余UI设计稿*-2024-09-08未开始-设计素材库权限A-002分配测试临时服务器**2024-09-07进行中已提交申请，等待运维审批服务器2台A-003更新需求文档V2.1（变更记录）**2024-09-06已完成已同步至共享文档，：[内部路径]-四、关键注意事项与优化建议1.信息记录原则客观性：避免记录个人观点，仅陈述事实（如“认为需延期”而非“的想法是错的”）；完整性：决策事项、行动项必须包含“谁、做什么、何时完成、需要什么资源”，避免模糊表述（如“尽快完成”“找资源”）；简洁性：用bulletpoint或短句记录，避免大段文字，重点内容可加粗或用符号标注。2.决策执行保障责任到人：每个行动项必须有唯一负责人，避免多人负责导致推诿；时间明确：截止日期需具体到“年-月-日”，避免“下周”“月底”等模糊时间；跟踪机制：项目经理需每周更新行动项状态，对延期任务及时预警（如提前2天提醒负责人，分析延期原因并调整计划）。3.常见问题规避避免“会而不议”：对未达成共识的议题，需明确下次讨论时间或指定负责人进