合同管理审批流程及模板

适用业务场景本流程及模板适用于企业各类业务合作中的合同管理，包括但不限于：采购物资与服务、项目外包合作、知识产权许可、业务合作协议、租赁合同等场景。当企业与外部单位或个人建立合作、明确双方权利义务时，需通过标准化审批流程保证合同合规性、风险可控性及流程规范性，避免因合同条款疏漏导致法律或经济损失。审批流程操作步骤一、合同发起与初步准备需求提出与资料收集业务部门根据合作需求，明确合作方基本信息（名称、地址、法定代表人等）、合作内容、服务标准、期限、金额等核心要素。收集合作方资质证明（如营业执照、相关行业资质证书）、过往合作业绩（如有）等辅助材料，保证合作方具备履约能力。合同草案拟定业务部门根据合作内容，参照企业标准合同模板或根据实际情况拟定合同草案，条款需包括：合同主体、合作内容、权利义务、价款及支付方式、违约责任、争议解决方式、保密条款、生效条件等核心内容。草拟完成后，部门内部进行初步审核，保证内容与业务需求一致，无遗漏关键条款。提交审批申请登录企业合同管理系统（或通过OA系统），填写《合同审批申请表》，合同草案、合作方资质材料、需求说明等附件，选择审批流程路径，提交至部门负责人审核。二、部门级审核业务部门负责人审核部门负责人重点审核：合同内容的业务必要性（是否符合部门年度计划）、合作方选择的合理性（是否通过比价或询价流程）、条款与业务需求的匹配度（如服务标准、交付期限是否明确）。审核通过后，在系统中签署意见，流转至下一环节；若需修改，注明修改意见退回业务部门调整。法务部门审核（如涉及）法务部门审核合同草案的合法性、合规性及风险点，包括：主体资格：合作方是否为合法注册实体，法定代表人是否有效；条款合规：是否符合《民法典》等相关法律法规，是否存在显失公平、免责条款等风险；权利义务：双方责任是否明确，违约责任是否合理，争议解决方式是否约定明确（如仲裁或诉讼管辖地）。法务审核通过后签署意见；若存在重大风险，出具《法律风险提示函》，业务部门需根据意见修改后重新提交。财务部门审核财务部门重点审核：合同金额的准确性（是否符合预算）、付款方式与周期（是否与企业资金流匹配）、税费承担约定是否清晰、是否涉及保证金或预付款（资金安全风险）。审核通过后签署意见；若涉及超预算或资金风险，需注明调整建议并报财务负责人审批。三、领导审批与最终确认分级审批根据合同金额及重要性，确定最终审批人：金额≤5万元（或企业规定标准）：由分管业务副总审批；5万元＜金额≤50万元：由总经理审批；金额＞50万元：提交总经理办公会或董事会集体审议。审批人重点审核：合同整体战略匹配度（是否符合企业长期发展目标）、资源投入的合理性、风险与收益平衡性。审批通过与定稿所有审批环节通过后，系统自动《合同审批汇总表》，确认合同最终版本。业务部门根据审批意见完成最终定稿，加盖企业合同专用章（或公章），保证“骑缝章”齐全。四、合同签署与归档合同签署由法定代表人（或授权委托人，需附授权委托书）与合作方签署合同，保证双方签字/盖章清晰、完整。若为电子合同，通过合法电子签名平台签署，保证法律效力。分发与执行合同签署后，原件由行政部（或档案室）统一留存，业务部门、财务部门、法务部门分派复印件或电子版本，明确执行责任人及时间节点。归档管理合同执行完毕或终止后，业务部门整理合同审批资料（包括申请表、草案、审核意见、签署原件等），提交行政部归档，保证档案完整、可追溯，保存期限符合企业档案管理规定（一般为合同终止后10年）。合同审批流程表模板序号合同名称合同编号申请人所属部门合同类型合作方名称合同金额（元）审批环节审批意见审批人审批时间备注1办公设备采购合同HT-2024-001*明行政部采购合同科技有限公司58,000业务部门审核同意*华2024-03-01需附报价单2软件服务外包合同HT-2024-002*敏技术部服务外包合同信息有限公司120,000法务审核条款需修改第5条*磊2024-03-03修改后重新提交3市场推广合作协议HT-2024-003*强市场部合作协议传媒有限公司85,000财务审核付款周期调整为60天*静2024-03-05需补充预算表4办公室租赁合同HT-2024-004*丽行政部租赁合同商业地产公司36,000/年总经理审批同意*总2024-03-08租期3年关键注意事项内容准确性合同中的名称、金额、日期、合作方信息等关键要素需与实际业务完全一致，避免因笔误导致争议；条款表述需清晰、无歧义，如“不可抗力”需明确定义范围及处理方式。审批时效性各审核环节需在2个工作日内完成反馈，紧急合同可启动“加急审批”流程，保证业务进度不受影响；若审批环节超时未反馈，申请人可向上级或流程管理部门催办。归档完整性合同审批过程中的所有材料（包括修改痕迹、沟通记录、附件等）需一并归档，禁止仅保存最终版本；电子合同需保证存储介质安全，定期备份，防止数据丢失。保密要求合同内容涉及企业商业秘密（如核心技术、定价策略等）的，需在合同中明保证密条款，