文档撰写及审查规范表格（涵盖各行业需求）

文档撰写及审查规范工具：通用应用指南一、适用场景与价值无论是企业管理、项目交付、学术研究还是合规监管，规范的文档撰写与审查是保障信息准确传递、降低沟通成本、规避风险的核心环节。本工具适用于以下场景：企业内部管理：制度文件、流程手册、工作报告、会议纪要等内部文档的标准化产出；项目交付场景：项目计划书、需求规格说明书、测试报告、验收文档等交付物的质量控制；合规与监管：符合行业法规（如ISO、GMP等）的合规文档、审计材料、风险管控文件；跨部门协作：涉及多部门参与的项目文档，需统一格式与逻辑，避免理解偏差；知识沉淀：企业知识库建设、技术文档、培训材料等需长期保存与复用的内容。通过规范撰写与审查，可提升文档的专业性、一致性和可执行性，保证信息传递高效、决策依据可靠。二、规范操作流程1.撰写前准备：明确需求与框架Step1：明确文档目的与受众确定文档的核心目标（如“指导操作”“汇报进展”“规范流程”）及受众（如“内部员工”“客户”“监管机构”），据此调整内容深度与语言风格（如面向客户的文档需通俗易懂，面向技术团队的文档需专业详尽）。Step2：收集基础资料与参考模板收集与文档主题相关的背景资料、政策法规、过往文档或行业模板，保证内容依据充分；若无模板，需提前规划文档结构（如“封面-目录–附录”的标准框架）。Step3：制定撰写计划与分工对长文档或复杂文档，可拆分为章节并分配撰写人，明确完成时间与交叉审核节点，避免内容重复或遗漏。2.撰写中规范：内容与格式统一Step1：结构逻辑清晰封面：包含文档名称、编号、版本号、撰写部门/人、日期等核心信息（示例：《项目需求规格说明书V2.0》-编号：PRD-2024-001-撰写人：*-日期：2024-03-15）；目录：自动，页码准确，层级不超过3级（如“1.1.1”）；按“总-分”结构展开，章节标题简洁明确（如“1项目背景”“2.1功能需求”），避免口语化表述；附录：补充支撑材料（如数据图表、术语表、参考文献），注明附录编号（附录A、附录B）。Step2：语言表述准确使用书面语，避免歧义（如用“应”“须”替代“要”，用“建议”“可”替代“可以”）；术语统一：同一概念全文用同一术语（如“用户端”不混用“客户端”“使用者端”）；数据与事实需标注来源（如“据2023年行业报告显示”），或注明“内部数据，未经允许不得外传”。Step3：格式规范统一字体：标题用黑体（二号加粗），用宋体（小四），图表标题用楷体（五号）；段落：首行缩进2字符，行距1.5倍，段前段后间距0.5行；图表：编号连续（如图1、表2），注明“图1流程图”“表2功能对比表”，图表下方添加来源说明。3.审查流程：多环节把控质量Step1：撰写人自查（初审）完成初稿后，需检查：①内容是否覆盖所有需求点；②格式是否符合规范；③是否存在错别字、标点错误或数据矛盾；④逻辑是否连贯（如章节间是否存在矛盾表述）。Step2：交叉审查（复审）根据文档类型邀请相关人员审查：业务类文档：邀请业务负责人审查内容可行性，如流程是否符合实际操作；技术类文档：邀请技术专家审查专业准确性，如技术方案是否可实现；合规类文档：邀请法务/合规部门审查是否符合法规要求，如条款是否规避风险。审查人需填写《文档审查表》（见模板），明确“通过”“修改后通过”“不通过”及具体修改意见。Step3：终审与定稿由项目负责人或部门负责人终审，重点把控：①文档是否达成撰写目标；②争议问题是否已解决；③整体是否符合企业/行业标准。终审通过后，确认版本号并归档。4.修订与归档：动态管理保证时效Step1：修订与版本控制文档修订需记录《修订日志》（见模板），注明修订版本号、修订内容、修订人、日期；重大修订（如结构变更、核心内容调整）需重新组织审查，避免小范围修改影响整体质量。Step2：归档与查阅定稿文档按“部门-类型-日期”分类存储（如“市场部-制度文件-2024”），电子档备份至企业知识库，纸质档加盖“有效文件”印章；明确查阅权限，避免敏感信息泄露。三、标准化模板结构表1：文档撰写规范模板（示例）模块内容要求示例文档基本信息文档名称、编号、版本号、撰写人、部门、日期、密级（如“内部公开”“机密”）《公司员工手册V3.0》-编号：HR-2024-005-撰写人：*-密级：内部公开目录自动，页码准确，层级清晰1总则……..12员工行为规范……..2分章节撰写，标题编号规范（如“1”“1.1”“1.1.1”），内容逻辑连贯1.1目的为规范员工行为，保障企业运营秩序，特制定本手册。图表编号连续，标题明确，来源清晰图1组织架构图来源：人力资源部2024年3月整理附录术语表、参考文献、支撑材料等，注明附录编号附录A术语表“考勤周期”：自然月1日至最后一日修订日志版本号、修订内容、修订人、日期、审核人V2.1→V3.0：修订第5章“休假制度”，修订人：，审核人：，日期：2024-03-20表2：文档审查表（示例）文档信息内容文档名称《项目需求规格说明书》版本号V1.2审查人*（业务负责人）审查日期2024-03-18审查维度审查内容内容完整性是否覆盖需求调研、功能描述、非功能需求等核心模块逻辑一致性需求描述与项目目标是否一致，是否存在矛盾表述格式规范性字体、段落、图表编号是否符合模板要求合规性是否符合《数据安全法》相关要求综合结论□通过□修改后通过□不通过（需重新撰写）四、关键注意事项需求与标准前置：撰写前务必明确文档的“强制性标准”（如行业法规、企业制度）和“期望性标准”（如阅读体验、美观度），避免因标准模糊导致反复修改。审查尺度统一：企业需制定《文档审查标准手册》，明确各类型文档的审查要点（如合规文档侧重“法律条款”，技术文档侧重“可实现性”），避免审查人主观差异影响质量。版本管理严谨：严禁使用“最新版”“最终版”等模糊版本号，需按“主版本号.次版本号”（如V1.0→V1.1→V2.0）管理，重大修订（如结构变更）提升主版本号，次要修订（如内容补充）提升次版本号。合规性不可忽视：涉及数据、隐私、安全等内容的文档，需保证符合《网络安全法》《个人信息保护法》等法规，必要时咨询法务部