企业资产管理（EAM）标准化手册

企业资产管理（EAM）标准化手册本手册旨在规范企业资产全生命周期管理流程，明确各部门职责分工，保证资产信息准确、使用高效、处置合规，通过标准化操作提升资产管理效率，降低运营成本，为企业战略决策提供数据支撑。手册适用于企业内所有涉及资产管理的部门及人员，涵盖资产从规划、采购、入库、领用、运维到报废的全流程管理要求。一、核心应用场景与覆盖范围（一）资产全生命周期管理场景覆盖资产从需求提报至最终处置的完整周期，包括：需求规划与采购：各部门根据业务需求提交资产购置申请，经审批后执行采购流程；入库与建档：资产到货后验收、登记信息，建立电子台账；领用与调拨：员工或部门领用资产，跨部门调拨时办理转移手续；运维与保养：定期对设备类资产进行维护、检修，记录运行状态；盘点与清查：定期组织资产盘点，保证账实相符；报废与处置：达到使用年限或损坏无法修复的资产，按流程审批后处置。（二）多部门协同场景采购部：负责资产采购执行、供应商管理及到货验收；财务部：负责资产价值核算、折旧计提及处置损益管理；使用部门：提出资产需求、日常保管、维护提报及配合盘点；IT部：负责资产信息系统维护、数据安全及技术支持；行政部：统筹资产管理流程、监督制度执行及闲置资产调配。二、标准化操作流程详解（一）资产新增（采购）流程目标：规范资产采购申请与入库管理，保证采购合规、信息准确。步骤责任部门/人操作内容系统操作要点输出结果1.需求提报使用部门/申请人填写《资产新增申请表》，注明资产名称、规格、数量、用途、预算及附件（如技术参数、报价单）登录EAM系统，进入“资产新增”模块，在线提交申请并附件《资产新增申请表》及附件2.需求审批使用部门负责人→经理→财务部→总监按审批权限逐级审核：部门负责人确认需求必要性，财务部审核预算，*总监最终审批系统自动流转审批流程，审批通过后进入采购环节审批通过的《资产新增申请表》3.采购执行采购部/采购专员根据审批结果选择供应商（比价/招标）、签订采购合同，跟踪发货进度在EAM系统中记录供应商信息、合同号、预计到货日期采购合同、发货单4.到货验收使用部门+采购部+行政部资产到货后，三方共同验收：核对数量、规格、质量，填写《资产验收单》扫描资产二维码/录入SN码，关联采购订单信息《资产验收单》（三方签字）5.入库建档行政部/资产专员将验收合格的资产录入EAM系统，唯一资产编码，标注存放位置、责任人、使用日期系统自动分配资产编号，录入“名称、型号、原值、折旧年限”等关键字段，电子台账资产电子台账、资产标签（二）资产领用与调拨流程目标：规范资产领用及跨部门转移，明确权责，避免资产流失。步骤责任部门/人操作内容系统操作要点输出结果1.领用申请使用部门/申请人填写《资产领用申请表》，注明资产编号（若已知）、领用原因、领用人登录EAM系统，选择“领用申请”模块，关联资产编号或选择资产类型《资产领用申请表》2.领用审批使用部门负责人→行政部/资产专员部门负责人确认领用必要性，行政部核对资产状态及库存情况系统审批通过后，更新资产状态为“已领用”审批通过的领用申请3.资产交接行政部/资产专员→领用人核对资产信息，交付实物，领用人签字确认扫描资产二维码确认交接，系统记录领用人、领用日期《资产领用交接单》（双方签字）4.调拨申请调出部门/调入部门跨部门调拨时，由调入部门提交《资产调拨申请表》，注明调拨原因、双方部门EAM系统“调拨申请”模块，选择待调拨资产《资产调拨申请表》5.调拨审批调出部门负责人→调入部门负责人→行政部→*总监确认资产状态、调拨必要性，行政部审核合规性，*总监审批审批通过后，系统自动更新资产归属部门、存放位置、责任人审批通过的调拨申请、资产信息变更记录（三）资产运维与保养流程目标：保障资产正常运行，延长使用寿命，降低故障率。步骤责任部门/人操作内容系统操作要点输出结果1.运维计划使用部门/IT部/设备管理员根据资产类型制定保养计划（如设备类资产每季度保养一次），明保证养内容、周期EAM系统“运维计划”模块，设置保养周期及提醒规则《年度资产保养计划表》2.故障报修使用部门/报修人资产故障时，填写《资产故障报修单》，描述故障现象、发生时间、影响范围系统“故障报修”模块，选择故障资产并故障照片/视频《资产故障报修单》3.维修执行IT部/设备管理员/外部供应商内部维修或联系外部供应商，记录维修过程、更换配件、维修时长系统更新维修状态，录入维修内容、费用（若涉及）维修记录、配件更换清单（若有）4.验收确认使用部门+维修方维修完成后，使用部门验收资产功能是否恢复，双方签字确认系统关联报修单与维修记录，更新资产状态为“正常”《资产维修验收单》5.数据归档行政部/资产专员将保养记录、维修报告、验收单等资料EAM系统，形成资产健康档案系统自动“资产运维档案”，关联资产编号完整的资产运维档案（四）资产盘点与报废流程目标：保证资产账实一致，规范报废处置，防范资产闲置或流失风险。1.资产盘点流程步骤责任部门/人操作内容系统操作要点输出结果1.盘点计划行政部/资产专员制定盘点方案（季度/年度盘点），明确盘点范围、时间、分组及人员分工EAM系统“盘点任务”，分配至盘点小组《资产盘点方案》2.现场盘点盘点小组（财务+行政+使用部门）核对实物资产与系统信息，记录资产编号、名称、数量、存放位置、状态（正常/维修/闲置）使用PDA扫描资产二维码，系统实时对比账面数据《资产盘点表》（手工+系统导出）3.差异处理行政部+财务部对盘盈、盘亏、毁损资产分析原因，形成《盘点差异报告》，报*审批系统提交差异调整申请，附原因说明及处理意见《盘点差异报告》及审批记录4.账务调整财务部/会计根据审批结果，调整资产台账，保证账实相符EAM系统更新资产数量、状态及价值信息调整后的资产电子台账2.资产报废流程步骤责任部门/人操作内容系统操作要点输出结果1.报废申请使用部门/申请人填写《资产报废申请表》，注明资产编号、报废原因（年限/损坏/技术淘汰）、残值评估系统选择报废资产，资产现状照片、技术鉴定报告（若需）《资产报废申请表》及附件2.技术鉴定技术部门/IT部对拟报废资产进行技术鉴定，确认是否达到报废标准或可修复性系统提交《资产技术鉴定意见》，明确鉴定结果《资产技术鉴定意见》3.审批流程使用部门→行政部→财务部→*总监逐级审核：部门负责人确认报废必要性，财务部审核残值及账面价值，*总监最终审批系统流转审批流程，审批通过后报废指令审批通过的《资产报废申请表》4.处置执行行政部/资产专员按审批结果处置报废资产（如变卖、回收、销毁），取得处置证明系统记录处置方式、金额、接收方信息，更新资产状态为“已报废”《资产处置证明》、处置款项记录5.账务核销财务部/会计注销报废资产账面价值，清理相关台账EAM系统删除资产记录，保留报废档案备查资产报废档案、财务核销记录三、关键业务流程表单模板（一）资产新增申请表申请部门申请人申请日期资产名称规格型号数量预算单价预算总价资金来源使用用途预计到货日期附件清单（技术参数、报价单等）部门负责人意见签字：日期：财务部意见签字：日期：*总监审批签字：日期：（二）资产领用交接单资产编号资产名称规格型号原值领用人所在部门领用日期存放位置资产现状（正常/故障/配件缺失）□正常□故障：□配件缺失：交接人（行政部）签字：领用人签字签字：备注（三）资产盘点差异报告盘点周期盘点日期盘点范围差异类型盘盈数量盘亏数量差异原因分析处理建议部门负责人签字日期：*审批（四）资产报废申请表资产编号资产名称规格型号使用年限账面价值已提折旧净值报废原因技术鉴定意见□达到使用年限□无法修复□技术淘汰□其他：鉴定人签字日期：部门负责人意见签字：日期：财务部意见签字：日期：*总监审批签字：日期：四、实施要点与风险规避（一）数据管理规范信息准确性：资产录入时必须完整填写“名称、型号、编号、原值、使用部门、责任人”等关键字段，禁止漏填、错填；唯一性原则：每项资产需绑定唯一编码（二维码/条形码），严禁重复编码或一物多码；实时更新：资产状态变更（如领用、调拨、报废）需在24小时内完成系统更新，保证数据与实物同步。（二）流程审批合规权限分级：严格执行审批权限，如单次采购超5万元需*总监审批，报废资产超10万元需上报集团备案；留痕管理：所有审批环节需在EAM系统留痕，保存审批记录及附件，便于追溯；禁止越权：严禁未经审批擅自采购、领用或处置资产，违规行为按企业制度追责。（三）资产保管责任明确责任人：每项资产需指定保管人（个人或部门），日常保管责任到人，行政部定期检查保管情况；闲置资产处理：闲置超过3个月的资产，由行政部统一协调调拨，无法调拨的及时申请报废；移动资产管控：笔记本电脑、投影仪等易移动资产，领用时需签署《资产保管承诺书》，离职时必须归还。（四）系统运维保障权限管理：定期梳理系统账号权限，离职员工账号及时禁用，避免非授权操作；数据备份：每周对EAM系统数据进行异地备份，防止数据丢失或损坏；操作培训：新员工上岗前需接受EAM系统操作培训，考核合格后方可使用系统。（五）常见风险规避风险1：账实不符→严格执行定期盘点制度（季度抽查、年度全面盘点），对差异项限时整改；风险2：资产闲置→建立资产共享平台，各部门可申请调拨闲置资产，提高利用率；风险3：资产流失→强化报废处置监管，变卖资产需由行政部、财务部共同参与，保证处置收益入账；风险4：数据泄露|系统访问需通过企业内网，严禁私自导出或传播敏感资产数据。附录：术语解释EAM：企业资产管理（Enterpris