财务审批流程及风险控制表单

适用情形与核心目标本工具适用于企业内部各类财务支出审批场景，包括但不限于日常费用报销（如办公费、差旅费）、采购付款（如物资采购、服务外包）、项目专项支出等。通过标准化流程与风险控制点设计，实现财务支出的合规性、合理性及可追溯性，降低操作风险与管理成本，保证资金使用符合企业制度及监管要求。操作流程详解第一步：申请发起与材料准备操作人：业务经办人（*）动作说明：明确支出事项的合理性，确认是否属于预算范围内支出；准备完整支撑材料，包括但不限于：合同/协议、报价单、验收单、预算审批单（如涉及）、费用明细清单等；材料需真实、完整，且经相关负责人签字确认；登录企业财务系统或填写《财务审批及风险控制表单》（以下简称“表单”），准确填写申请人信息、所属部门、申请日期、支出事项、金额、预算编号、附件清单等基础内容。关键要点：材料缺失或信息不全将导致审批流程退回，需提前核对完整。第二步：部门初审与真实性核验操作人：部门负责人（*）动作说明：审核支出事项与本部门工作计划的关联性，确认业务必要性；核对表单信息与附件材料的一致性（如金额、事项名称、供应商信息等）；检查支出是否在部门预算额度内，超预算需说明理由并附额外审批文件；审核通过后，在表单“部门审核意见”栏签字确认，并注明“同意提交”及日期；若不通过，需注明驳回原因并退回申请人修改。关键要点：部门负责人需对业务真实性及预算合规性负首要责任，不得随意签字或“走过场”。第三步：财务合规性复核操作人：财务部门专员（*）动作说明：审核表单填写规范性（如金额大小写是否一致、预算编号是否正确、附件是否齐全）；核查支出是否符合企业财务制度（如报销标准、付款流程、税务要求等）；对大额或非常规支出（如单笔超XX万元、新供应商首次付款），需进一步核实合同条款、发票真伪（如涉及）及资金支付风险；复核通过后，在“财务复核意见”栏签字确认；若发觉问题，与申请人或部门负责人沟通修正，必要时上报财务经理处理。关键要点：财务部门需重点关注合规性风险，对制度禁止或存在疑虑的事项应暂缓审批并启动风险核查机制。第四步：分级审批与权限把控操作人：按企业《财务审批权限表》执行（如部门负责人、分管领导、总经理等）动作说明：根据支出金额及事项性质，匹配相应审批权限（示例：日常费用≤5000元：部门负责人审批；5000元＜日常费用≤50000元：分管领导（*）审批；日常费用＞50000元或项目支出：总经理（*）审批）；审批人需结合业务必要性、预算执行情况及复核意见，审慎签署审批意见，明确“同意”“补充说明”或“驳回”；涉及跨部门协作或重大支出的，需组织专题会议讨论，形成会议纪要作为审批附件。关键要点：审批人不得越权审批，对超出自身权限的事项需及时提交上一级审批，严禁“先审批后补流程”。第五步：出纳付款与执行记录操作人：出纳专员（*）动作说明：收到审批通过的表单后，核对最终审批意见、收款方信息（账户名称、账号、开户行）及支付金额；确认无误后，通过企业网银、银行转账等方式完成付款，并在“出纳确认”栏记录支付凭证号、支付日期；若为报销类支出，同步更新申请人借款冲销或备用金余额；付款后1个工作日内，将表单及付款凭证扫描存档，纸质版交财务部门归档。关键要点：出纳需严格核对收款方信息，防止错付、漏付，对审批手续不全的付款有权拒绝。第六步：归档管理与后续跟踪操作人：财务部门档案管理员（*）动作说明：每月结束前，汇总当月审批通过及已付款的表单，按“月份+支出类型”分类整理；电子档案备份至企业服务器，纸质档案装订成册保存（保存期限不少于5年）；定期对审批流程进行复盘，分析常见问题（如退回率、超预算支出比例），优化流程设计。关键要点：档案需保证完整、可检索，避免遗失或损坏，以备后续审计或查询。表单模板结构与填写说明《财务审批及风险控制表单》模块填写项说明基础信息申请人姓名填写经办人全名，用号代替（如：）所属部门申请人所在部门（如：市场部、采购部）联系方式申请人办公电话或分机号申请日期提交表单的当天日期（格式：YYYY-MM-DD）申请事项支出事项名称简明扼要说明用途（如：“办公设备采购”“北京差旅费报销”）支出用途说明详细描述支出背景、业务内容及预期成果（如：采购10台办公电脑用于新员工入职）预算编号若涉及预算管理，填写对应的预算编码金额明细支出总金额（大写）中文大写（如：人民币伍仟元整）支出总金额（小写）阿拉伯数字（如：¥5,000.00）金额构成明细按子项列示（如：电脑款¥4,000元，增值税¥600元，运费¥400元）预算情况预算金额该事项对应的年度预算总额已使用预算本年度内该事项累计已支出金额本次申请预算本次申请金额占预算比例（如：10%）剩余预算预算金额-已使用预算-本次申请预算附件清单附件名称列出所有支撑材料（如：“采购合同（编号：HT2023001）”“验收单（验收人：*）”）份数每种附件的提交数量审批意见栏部门审核意见部门负责人填写，签字+日期财务复核意见财务专员填写，签字+日期分管领导审批意见按权限填写，签字+日期（若涉及）总经理审批意见按权限填写，签字+日期（若涉及）执行记录出纳确认支付凭证号、支付日期、签字归档编号档案管理员填写，用于后续检索使用规范与风险提示材料完整性要求：所有支出必须提供真实、合法的支撑材料，严禁无依据或虚构事项申请支出；合同类材料需注明双方盖章信息及关键条款（如金额、履行期限）。金额准确性把控：表单大小写金额必须一致，明细金额需与附件材料完全匹配，不得拆分或合并金额以规避审批权限。审批时效性管理：正常审批流程需在3个工作日内完成，紧急事项（如突发维修）需在申请时注明“紧急”并同步联系审批人加急处理，最迟不超过1个工作日完成。附件合规性：涉及采购的需提供比价记录（至少3家供应商报价），涉及项目的需提供阶段性验收报告，所有附件需经相关负责人签字确认。特殊情况处理：超预算支出：需提交《超预算申请说明》，详细说明超预算原因及调