公司车辆使用与费用报销制度

公司车辆使用与费用报销制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司车辆的使用管理，确保行车安全，提高车辆使用效率，控制运营成本，明确费用报销标准及流程，特制定本制度。本制度依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，并结合公司实际运营情况制定。第二条适用范围本制度适用于公司所有公务车辆（以下简称“公司车辆”）的调配、使用、保养、维修及相关费用的报销管理。公司全体员工（以下简称“员工”）在使用公司车辆及办理相关费用报销时，均须遵守本制度。第三条基本原则公司车辆使用与费用报销遵循以下原则：1.安全第一原则：严格遵守交通法规，确保人身及车辆安全。2.统一调度原则：公司车辆由指定部门（如行政部或综合管理部）统一调度、管理。3.经济高效原则：合理安排用车，优先保障重要公务，杜绝浪费。4.规范透明原则：车辆使用及费用报销流程规范，标准公开，记录清晰。第二章车辆使用管理第四条用车资格与申请1.用车资格：确因公务需要，且符合以下条件之一者，可申请使用公司车辆：*公司领导因公出行。*部门负责人因重要公务且携带较多物品或前往交通不便地区。*其他经审批确需使用公司车辆的紧急或特殊公务。2.用车申请：员工因公需使用公司车辆，应提前向车辆管理部门提交《用车申请单》，详细说明用车事由、时间、地点、乘车人数及所需车型（如有特殊需求）。申请单需经其直接上级审核，车辆管理部门根据车辆availability情况进行统筹安排。3.紧急用车：遇紧急公务无法提前申请时，应先口头向车辆管理部门负责人请示，经同意后方可使用，并在事后及时补办书面申请手续。第五条车辆调度与使用1.调度优先级：车辆调度应优先保障紧急公务、重要接待及公司领导用车需求。在车辆资源紧张时，车辆管理部门有权协调拼车或建议选择其他交通方式。2.车辆交接：驾驶员领用车辆时，应与车辆管理员共同检查车辆状况（如油量、轮胎、外观、内饰、随车工具及证件等），确认无误后在《车辆使用登记本》上签字。使用完毕后，需将车辆停放在公司指定地点，清理车内卫生，与管理员办理交接手续，注明行驶里程、油量消耗及车辆状况。3.用车规范：*驾驶员应严格按照获批的行程使用车辆，不得擅自改变目的地、延长使用时间或搭载无关人员。*严禁将公司车辆交由无证人员或非公司指定驾驶员驾驶。*严禁公车私用。任何情况下，公司车辆不得用于私事，包括节假日。*驾驶员应爱护车辆，保持车辆整洁，文明驾驶，遵守交通规则。*长途用车（如当日无法返回）需提前报请车辆管理部门及相关领导审批，并妥善安排车辆停放与保管。第六条驾驶员职责1.资质要求：公司指定驾驶员须持有有效驾驶证，且驾龄满一定年限，具备良好的驾驶技能和安全意识。2.安全驾驶：驾驶员应严格遵守交通法规，谨慎驾驶，确保行车安全。严禁超速、酒后驾车、疲劳驾驶。3.车辆保养：驾驶员应熟悉所驾车辆性能，日常注意检查车辆状况，发现异常及时向车辆管理部门报告。按规定进行车辆保养。4.事故处理：如发生交通事故，驾驶员应立即停车、保护现场、抢救伤员（如有），并第一时间向交警部门、车辆管理部门及保险公司报案，同时报告直属上级。不得擅自处理或离开现场。第七条车辆停放与保管1.公司车辆在非使用期间应统一停放在公司指定的停车场或安全区域。2.驾驶员在临时停车时，应选择安全、合法的停车地点，贵重物品自行妥善保管。3.节假日或长期不用时，车辆管理部门应做好车辆封存及安全检查工作。第八条禁止行为严禁任何人员利用公司车辆从事以下活动：1.参与非法活动。2.进行体育竞技、试乘试驾等危险行为。3.运输易燃、易爆、有毒等危险品（经特批的除外）。4.未经批准的任何形式的出租、出借。5.其他违反法律法规或公司规定的行为。第三章费用报销管理第九条报销范围公司车辆相关费用报销范围包括：1.燃油费：车辆正常行驶所消耗的汽油、柴油费用。2.路桥费：因公行驶产生的高速公路费、过桥费、隧道费等。3.停车费：因公停车所产生的费用（不包括违规停车罚款）。4.保养及维修费：车辆定期保养、日常维修及零部件更换费用。5.保险费：车辆交强险、商业险等保险费用。6.年检及其他规费：车辆年检、车船使用税等按规定缴纳的费用。7.驾驶员补贴：如公司规定有驾驶员出车补贴，按相关标准执行。8.其他：经公司批准的与车辆使用相关的合理、必要费用。第十条燃油费报销1.加油方式：公司车辆统一使用加油卡加油。车辆管理部门负责加油卡的申领、充值、分发与回收。2.用油标准：驾驶员应根据车辆要求加注相应标号的燃油。3.里程核算：车辆管理部门应记录每次加油时的里程数，定期核算百公里油耗，监控用油合理性。如发现异常，应及时查明原因。4.报销凭证：加油卡充值发票及相关加油记录作为燃油费报销的原始凭证。第十一条路桥费、停车费报销1.驾驶员在公务出行过程中产生的路桥费、停车费，应索取正规发票。2.发票上应注明日期、起止地点（路桥费）、停车地点及时长（停车费）等信息。3.报销时，路桥费、停车费发票需粘贴于《费用报销单》后，并注明对应的用车事由或《用车申请单》编号。第十二条保养与维修费报销1.定期保养：车辆管理部门应根据车辆使用手册及实际行驶里程，制定车辆定期保养计划，并按计划送修。2.维修申请：车辆发生故障需维修时，驾驶员应及时向车辆管理部门报告，填写《车辆维修申请单》，注明故障现象、维修建议及预估费用。3.维修审批：维修申请经车辆管理部门审核，按审批权限报批后，方可送修。大额维修费用或重要部件更换需经公司分管领导审批。4.维修单位选择：应优先选择信誉良好、价格合理的4S店或指定维修厂进行维修。5.报销凭证：维修发票、维修清单、《车辆维修申请单》作为维修费报销的原始凭证。第十三条保险及规费报销车辆保险费、年检费、车船使用税等固定规费，由车辆管理部门统一办理，并凭相关缴费凭证按财务规定报销。第十四条费用报销流程1.单据整理：费用发生后，经办人（通常为驾驶员或车辆管理员）应及时整理报销单据，确保凭证齐全、真实、合法。填写《费用报销单》，注明费用发生日期、事由、金额等，并附上相关原始凭证。2.逐级审批：《费用报销单》经部门负责人审核签字后，报财务部门审核其合规性与准确性，再按公司财务审批权限报请相关领导审批。3.财务付款：经最终审批通过的费用报销单，由财务部门按公司规定的付款流程办理付款或冲销。第十五条报销凭证要求所有报销凭证必须是国家税务部门认可的正规发票或行政事业单位收费收据。发票抬头应为公司全称，内容清晰，不得涂改、挖补。对不符合要求的凭证，财务部门有权拒绝报销。第四章监督与责任第十六条日常监督车辆管理部门负责对公司车辆的日常使用情况、保养维修情况及费用支出情况进行监督检查，定期（如每月或每季度）向公司领导汇报。第十七条违规处理对于违反本制度规定，造成不良后果或损失的，公司将视情节轻重对相关责任人进行处理：1.轻微违规：如未按规定申请用车、未及时办理交接手续等，予以口头警告，责令改正。2.一般违规：如公车私用、擅自将车辆交予他人驾驶、虚报费用等，予以书面警告，并处以一定金额的罚款，违规产生的费用由个人承担。3.严重违规：如酒后驾车、肇事逃逸、因个人过失造成重大车辆损坏或交通事故、严重虚报冒领费用等，将予以记过、降职直至解除劳动合同等处分，并追究其相应的经济赔偿责任；构成犯罪的，移交司法机关处理。第十八条事故处理责任因驾驶员违反交通法规或本制度规定，造成交通事故的，按以下原则处理：1.驾驶员承担全部或主要责任的，其个人应承担保险公司赔付以外的损失（包括车辆维修、第三方赔偿等），并按公司规定接受相应处分。2.属于对方责任的，由车辆管理部门协助驾驶员向责任方索赔。3.因不可抗力或车辆自身故障导致的事故，驾驶员应及时报告，由车辆管理部门按保险流程处