中小企业财务报销规范汇编

中小企业财务报销规范汇编第一章总则1.1目的与依据为加强中小企业内部财务管理，规范财务报销行为，明确各部门及员工在报销过程中的职责，保证资金使用的合规性、安全性和效率性，防范财务风险，依据国家相关财经法律法规及本公司实际经营情况，特制定本规范。1.2适用范围本规范适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工及其他为公司提供劳务的人员）在日常经营活动中所发生的各项费用报销事宜。公司所有部门均须遵照执行。1.3基本原则1.真实性原则：报销的费用必须真实发生，严禁虚构交易、虚报冒领。所有报销凭证必须真实、合法、有效。2.合规性原则：报销事项及金额须符合国家财经法规、公司财务制度及相关管理规定。3.及时性原则：费用发生后，经办人应在规定期限内及时办理报销手续，避免长期积压。4.权责对等原则：经办人对所报销费用的真实性、合规性负直接责任，审批人对审批事项负领导责任。5.效益性原则：各项费用支出应符合成本效益原则，力求节约，反对铺张浪费。第二章报销基本要求2.1报销凭证1.发票：报销时原则上须提供国家税务部门监制的正规发票或财政部门监制的行政事业性收费收据。发票抬头须为本公司全称，不得使用简称或个人姓名（特殊情况如机票等除外，但需提供登机牌等辅助证明）。2.发票要素：发票须注明开票日期、经济业务内容、数量、单价、金额（大小写须一致），并加盖开票单位有效发票专用章。3.其他凭证：除发票外，根据费用性质，可能还需提供合同、协议、费用申请单、行程单、会议通知、验收单等作为报销的辅助凭证。2.2报销时限1.各项日常费用应在发生完毕后一个合理期限内（如当月或次月上旬）及时办理报销手续，跨年度费用原则上不予报销，特殊情况需总经理特批。2.长期驻外人员或项目人员，可根据实际情况按月或按项目阶段集中办理报销。2.3报销单填写1.报销人须使用公司统一格式的《费用报销单》，内容填写完整、清晰、准确，不得涂改。2.“费用事由”应简明扼要地描述费用发生的原因、时间、地点、涉及事项等关键信息。3.“附件张数”应如实填写，包括所有原始凭证及辅助材料。4.金额大小写须一致，字迹清晰。2.4原始凭证粘贴1.原始凭证应分类整理，按《费用报销单》大小规格进行粘贴，粘贴应平整、牢固，不得超出粘贴单范围。2.同类性质的发票应集中粘贴，并在粘贴单上注明该类费用的小计金额。3.较大的原始凭证（如行程单、合同复印件等）可折叠整齐后粘贴，确保查阅方便。第三章主要费用报销标准与规定3.1差旅费1.城市间交通费：*员工出差应根据行程远近、任务缓急选择经济、便捷的交通工具。*乘坐飞机、高铁等较高标准交通工具，需提前按权限申请并获批准。*交通费用凭有效票据实报实销，超标准部分原则上自理，特殊情况需书面说明并经审批。2.住宿费：*住宿费实行限额凭据报销。公司将根据不同城市消费水平及员工级别制定相应的住宿标准。*同性员工一同出差，原则上应合住标准间，报销时按较高级别员工标准执行。*实际住宿费低于标准的，按实际发生额报销；超出标准的，超支部分自理，特殊情况需经总经理批准方可报销。3.伙食补助费及市内交通费：*伙食补助费可采取包干制或凭票报销方式，具体标准参照公司规定执行。*市内交通费（出差地）可采取包干制或凭票实报实销，采取包干制的不再报销市内交通票据。4.出差审批：出差前须填写《出差申请单》，注明出差事由、地点、时间、人数、交通工具及预计费用，按审批权限报批。3.2业务招待费1.业务招待费的发生须与公司经营活动直接相关，如接待客户、洽谈业务、市场推广等。2.严格控制招待标准和陪餐人数。陪餐人数原则上不超过被招待人数的一定比例。3.报销业务招待费时，须详细注明招待对象、事由、时间、地点及参与人员。4.原则上禁止大额现金支付业务招待费。5.业务招待费应坚持勤俭节约原则，避免铺张浪费。3.3办公费1.办公用品采购：提倡集中采购，由行政部门统一管理。小额、零星办公用品采购可由使用部门自行办理，但需取得合规发票。2.办公费用报销：凭合规发票及办公用品验收（领用）记录报销。3.4交通费（市内）1.员工在本市范围内因公外出，提倡使用公共交通工具。2.因紧急公务或携带重物等特殊情况需乘坐出租车的，应在报销时注明事由，经审批后报销。3.公司如有公务用车或统一的出行安排，应优先使用。3.5其他费用1.培训费：员工参加与岗位相关的培训，需提前申请，报销时提供培训通知、缴费凭证等。2.广告费、宣传费：此类费用通常金额较大，须签订合同，并按合同约定付款，报销时提供合同、发票、宣传品样本或投放证明等。3.水电费、租赁费等：根据实际发生额，凭合规发票报销。第四章报销审批流程4.1审批权限公司将根据费用性质、金额大小及部门层级，设定不同的审批权限。具体审批权限表由公司管理层另行制定并下发。4.2一般审批流程1.经办人申请：经办人整理好原始凭证，填写《费用报销单》，经部门负责人审核。2.部门负责人审核：审核费用发生的真实性、必要性，以及报销单填写的完整性、合规性。3.财务部门审核：审核原始凭证的合法性、合规性，报销金额的准确性，报销标准的执行情况，以及审批流程的完整性。4.审批人审批：根据审批权限，由相关领导进行最终审批。5.出纳付款：经审批通过的报销单，由出纳人员复核后办理付款手续。4.3特殊情况处理1.紧急情况下，可先口头请示相关领导，事后补办审批手续。2.对不符合规定的报销单据，财务部门有权退回，要求经办人补充或更正。第五章监督与责任5.1监督检查财务部门有权对公司各项费用报销情况进行定期或不定期的监督检查，各部门应予以配合。5.2责任追究1.经办人对所报销费用的真实性、合规性负直接责任。如发现虚报、冒领、伪造票据等行为，公司将追回相关款项，并视情节轻重对责任人进行处理。2.审批人对其审批范围内的报销事项负领导责任，应严格履行审批职责。3.财务人员对报销单据的审核负专业责任，应严格把关。第六章附则6.1解释权本规范由公司财务部门负责解释。6.2生效日期本规范自发布之日起施