公司重要资料档案管理制度范本

公司重要资料档案管理制度范本一、总则（一）目的与依据为规范公司重要资料档案的管理工作，确保档案的真实性、完整性、安全性和可利用性，有效保护公司知识产权与商业秘密，提高经营管理效率，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构在经营管理、业务开展、项目实施等活动中形成的，对公司具有查考利用价值、凭证价值或历史研究价值的各类重要资料档案的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等管理工作。（三）基本原则1.统一管理原则：公司重要资料档案实行统一领导、分级负责的管理体制，确保档案管理工作的有序进行。2.安全保密原则：严格执行保密规定，采取有效措施，防止档案失泄密、丢失、损毁和篡改。3.规范有序原则：档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等环节均应遵循本制度规定，做到手续完备、条理清晰。4.有效利用原则：在确保安全保密的前提下，积极提供档案利用服务，为公司决策、经营管理、业务发展等提供支持。二、管理机构与职责（一）管理部门公司综合管理部（或指定专门档案管理部门，下同）是公司重要资料档案的归口管理部门，负责统筹、指导、监督和检查全公司的档案管理工作。（二）部门职责1.贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理相关制度与细则。2.负责公司重要资料档案的接收、整理、分类、编号、保管、统计、鉴定、销毁等具体工作。3.组织开展档案管理业务培训，提高公司全员档案管理意识和业务水平。4.负责档案库房及档案管理设备的规划、建设与维护，确保档案保管条件符合规定。5.协调处理档案管理工作中出现的问题，监督各部门档案管理制度的执行情况。（三）各业务部门职责1.各部门指定专人（兼职档案员）负责本部门形成的重要资料的收集、初步整理、定期向综合管理部归档，并协助综合管理部进行档案利用工作。2.严格遵守本制度及相关规定，确保本部门产生的重要资料及时、完整、准确地归档。3.配合综合管理部开展档案检查、鉴定等工作。三、档案的收集与归档（一）归档范围公司在各项工作中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料，主要包括但不限于：1.行政管理类：公司设立、变更、注销等登记资料；公司章程、股东决议、董事会决议、监事会决议；各类管理制度、工作细则、工作计划、总结报告；重要会议纪要、记录；人事任免、奖惩、薪酬、劳动合同等人事资料（由人力资源部按规定管理，档案管理部门指导）；2.经营管理类：各类合同、协议（包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等）；市场调研报告、营销策划方案；客户资料、供应商资料；招投标文件、中标通知书；3.财务会计类：各类会计凭证、账簿、报表；税务登记、纳税申报资料；财务审计报告、资产评估报告；融资、投资相关文件；（由财务部按规定管理，档案管理部门指导）4.技术研发类：研发项目立项、计划、总结报告；技术方案、设计图纸、工艺文件、技术标准；专利申请、商标注册、软件著作权等知识产权文件；科研成果鉴定、获奖证书；5.项目管理类：项目立项报告、可行性研究报告、项目计划、项目预算、项目进度报告、项目验收报告、项目总结等；6.其他类：重要对外往来函件、法律文书（判决书、裁定书、调解书、律师函等）；荣誉证书、资质证明；公司重要宣传资料等。（二）归档要求1.及时性：各项工作中形成的重要资料，应在工作完成后或按规定时限内及时整理并移交归档。对于周期性或阶段性工作，应在周期或阶段结束后及时归档。2.完整性：归档的文件材料应齐全、完整，每份文件的正件、附件、批复、转发件等应一并归档。3.准确性：归档的文件材料应真实反映公司各项活动的客观情况，内容准确无误，手续完备。4.规范性：归档的文件材料应符合档案整理规范要求，纸张规格统一，字迹清晰，签字盖章手续齐全。电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性。（三）归档程序1.各部门兼职档案员负责本部门日常工作中形成的重要资料的收集、积累和初步整理（如排序、编写页码、填写卷内目录等）。2.按照规定的时间（如每月、每季度或项目结束后），各部门将整理好的档案材料连同《档案移交清单》一并向综合管理部移交。3.综合管理部档案管理员对移交的档案材料进行核查，核对无误后，双方在《档案移交清单》上签字确认，各执一份。四、档案的整理与保管（一）档案整理1.分类：档案应按照年度、部门（或业务类别）、文件类型等进行科学分类，便于管理和检索。分类方案应保持相对稳定。2.编号：档案应按照分类方案进行统一编号，编号应具有唯一性和可追溯性。3.排列：同一类别、同一编号的档案应按照形成时间或逻辑关系进行有序排列。4.编目：对整理好的档案应编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录信息应规范、准确。（二）档案保管1.库房要求：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。2.装具要求：档案应使用符合国家标准的档案盒、档案柜等装具进行存放，做到整齐有序。3.管理制度：建立健全档案库房管理制度，严格执行库房出入登记制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行相应手续。4.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.电子档案保管：电子档案应存储在专用服务器或存储介质中，进行定期备份，并采取有效的安全保密措施，防止数据丢失、损坏或被非法访问、篡改。五、档案的利用（一）利用范围与权限1.公司内部人员因工作需要，可以查阅与其工作职责相关的档案。查阅涉密档案或重要敏感档案，须经部门负责人及综合管理部负责人（或公司分管领导）批准。2.公司外部单位或人员查阅公司档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经公司相关业务部门负责人及综合管理部负责人（或公司分管领导）批准，并由相关业务部门人员陪同。（二）利用手续1.查阅档案须填写《档案查阅申请表》，注明查阅人、查阅事由、查阅档案名称/编号、查阅时间等信息，并按权限履行审批手续。2.档案管理人员根据审批后的《档案查阅申请表》提供相应档案。（三）利用规定1.查阅档案应在指定的阅档室进行。确因工作需要借出档案的，须经综合管理部负责人（或公司分管领导）批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。档案借出期限一般不超过规定时间，特殊情况需延期的，应办理续借手续。2.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。严禁撕毁、污损档案。3.查阅涉密档案，必须严格遵守国家及公司保密规定，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。4.未经批准，不得将档案带出阅档室或借阅范围。5.复制、摘录档案内容，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制、摘录，复制件须加盖档案证明章。6.查阅完毕，档案管理人员应核对档案材料无误后，在《档案查阅申请表》或《档案借阅登记簿》上注明归还日期。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.公司成立档案鉴定小组，由综合管理部牵头，相关业务部门人员及分管领导组成，负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定。2.档案鉴定小组应定期（如每三至五年）对档案进行鉴定，提出继续保管、限期保管或销毁的意见。（二）档案销毁1.对经鉴定确认无保存价值的档案，由档案管理部门填写《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的名称、编号、数量、形成时间、保管期限等内容，报档案鉴定小组审核，并经公司分管领导及总经理批准后，方可销毁。2.档案销毁应指定两人以上负责监销，确保档案材料彻底销毁。监销人在档案销毁后，应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和方式。3.《档案销毁清册》应永久保存。4.严禁个人私自销毁任何档案材料。七、档案的保密与信息化管理（一）档案保密1.档案管理人员及所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，严守档案秘密，不得泄露档案内容。2.涉密档案的管理应严格按照国家及公司有关涉密文件管理规定执行，采取特殊的保密措施。3.发生档案失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按公司规定追究相关人员责任。（二）档案信息化管理1.积极推进档案管理信息化建设，逐步实现档案的数字化采集、存储、管理、检索和利用。2.电子档案的形成、积累、归档应与纸质档案同步进行，并确保其真实性、完整性、有效性和安全性。3.建立档案管理信息系统，配备必要的硬件设备和软件系统，确保系统运行稳定、安全可靠。4.电子档案数据应定期备份，备份介质应异地存放。5.档案管理信息系统应设置严格的用户权限管理，防止非授权访问和操作。八、责任追究对于违反本制度规定，造成档案失泄密、丢失、