供应商管理制度

供应商管理制度一、制度宗旨与适用范围本制度的制定，旨在通过对供应商的系统化选择、评估、合作与优化，确保企业获得持续、稳定、高质量的物资与服务供应。同时，通过规范的管理流程，提升供应链的响应速度与弹性，降低潜在风险，并激励供应商不断提升其综合能力，共同构建健康、透明、高效的商业生态。本制度适用于公司所有与外部供应商进行物资采购、服务外包等合作活动的管理。凡涉及公司生产原料、零部件、设备、工具、办公用品、以及各类技术服务、运维服务等供应商的选择、评估、合作、绩效监控及关系维护等活动，均须遵循本制度的规定。特殊类别供应商（如战略合作伙伴或独家供应商）的管理，可在本制度框架下另行制定专项细则。二、组织与职责供应商管理是一项跨部门的系统性工作，需要公司内部各相关职能部门的协同配合。为确保制度有效执行，特明确以下主要部门的职责：1.采购部门：作为供应商管理的牵头部门，负责供应商的寻源、初步筛选、准入审核组织、合同谈判与签订、日常订单管理、以及供应商关系的日常维护。同时，负责收集供应商的基础信息，组织跨部门的供应商评估，并根据评估结果提出合作调整建议。2.质量控制部门：负责对供应商提供的产品或服务进行质量检验与监控，参与供应商准入阶段的质量体系审核，收集并分析供应商的质量数据，主导质量问题的处理与改进跟踪，并在供应商绩效评估中提供质量维度的客观依据。3.技术研发部门：参与供应商的技术能力评估，特别是在新产品开发或技术升级项目中，负责对供应商的技术方案、研发能力、工艺水平进行审核与确认，提供技术支持并参与技术协议的签订。4.财务部门：负责对供应商的财务状况进行评估，审核供应商的报价合理性，办理货款支付，参与合同中的付款条款谈判，并提供供应商财务风险方面的分析。5.使用部门：作为物资或服务的直接使用者，负责在供应商选择阶段提供需求标准，参与样品试用或服务体验评估，在日常使用过程中反馈产品或服务的性能、稳定性等情况，并参与供应商的绩效评估。6.法务部门：负责审核与供应商相关的合同文本，确保合同条款的合法性与合规性，规避法律风险，并在发生合同纠纷时提供法律支持。三、供应商准入管理供应商的准入是源头控制，确保引入合格、优质的合作伙伴。1.寻源与初步筛选：采购部门根据公司的采购需求，通过市场调研、行业推荐、展会交流、公开招标等多种渠道寻找潜在供应商。初步筛选主要关注供应商的基本资质、生产/服务范围、行业口碑及初步合作意向，形成潜在供应商名录。2.信息收集与核实：对进入初步筛选名单的供应商，采购部门需要求其提供详细的资质文件，包括但不限于营业执照、相关生产/服务许可证、质量体系认证证书、财务报表、主要客户名单及产品/服务说明等。必要时，可通过第三方机构或公开信息对供应商提供的信息进行核实。3.实地考察与评估：对于重要物资或长期合作的供应商，采购部门应组织由技术、质量、生产等相关部门人员组成的考察小组，进行实地考察。考察内容包括生产设施、工艺流程、质量控制体系、研发能力、管理水平、环保安全措施及社会责任履行情况等。考察结束后形成书面考察报告。4.样品测试与小批量试用：对于有形产品，在正式合作前，通常要求供应商提供样品进行测试或小批量试用。由技术部门和使用部门主导，对样品的性能、质量、规格等是否符合要求进行评估，并出具测试报告或试用意见。5.综合评审与准入决策：采购部门汇总各方信息（资质审核、实地考察、样品测试/试用结果、报价等），组织跨部门评审会议进行综合评估。评审通过的供应商，纳入公司《合格供应商名录》，方可进入后续合作环节。未通过评审的供应商，应告知其原因，并可建议其在改进后重新申请。四、供应商日常管理与绩效评估对供应商的日常管理与持续绩效评估，是确保合作质量、激励供应商改进的核心手段。1.信息档案管理：采购部门负责为每一位合格供应商建立并动态维护详细的信息档案，包括基本信息、合同文本、资质证明文件、历次评估报告、沟通记录、问题处理记录及业绩表现等。档案应确保准确、完整、安全。2.订单与合同执行：采购部门依据合同约定，下达采购订单，并对订单的执行情况进行跟踪，包括生产进度、交付周期、到货数量与质量等。各相关部门应及时反馈合同履行过程中出现的问题，采购部门负责协调解决。3.沟通与协作机制：建立与供应商的定期沟通机制，如月度/季度沟通会议，及时传递需求信息、反馈使用情况、讨论改进方向。对于合作中出现的争议或问题，应本着坦诚、务实的态度协商解决。4.绩效评估体系：公司应建立科学的供应商绩效评估体系，评估周期可根据合作重要性和物资特性设定为月度、季度或年度。评估指标应至少包括：*质量维度：产品合格率、退货率、质量事故次数及响应处理速度。*成本与价格维度：报价合理性、成本控制能力、价格调整的及时性与合理性。*交付维度：准时交付率、交付灵活性、订单满足率。*服务维度：售前售后服务水平、技术支持能力、投诉响应与解决效率。*创新与发展维度：新产品/新技术研发能力、工艺改进、协同降本潜力。5.绩效评估实施与结果应用：绩效评估由采购部门牵头组织，各相关部门提供数据支持和评分。评估结果应及时反馈给供应商，肯定其优点，指出其不足并提出改进建议。评估结果将作为供应商分级、订单分配、合作调整、激励与淘汰的重要依据。五、供应商分级与合作策略根据供应商的绩效评估结果及合作重要性，对供应商进行分级管理，并采取差异化的合作策略。1.供应商分级：通常可将供应商划分为战略供应商、优先供应商、合格供应商及待改进供应商等不同级别。分级标准主要依据绩效评估得分、合作金额、物资/服务的重要性、供应风险等综合确定。2.差异化合作策略：*战略供应商：针对对公司业务发展具有关键影响、合作关系稳定且绩效卓越的供应商。公司应与其建立长期战略合作伙伴关系，共享信息，共同研发，优先获得订单，并在技术、管理等方面提供支持。*优先供应商：绩效优良、合作稳定的供应商。在同等条件下，优先选择其产品或服务，并可考虑给予更优惠的付款条件或合作份额。*合格供应商：能够满足基本合作要求，绩效中等的供应商。保持正常合作，但需持续关注其绩效表现，督促其改进。*待改进供应商：绩效存在一定不足，需要限期改进的供应商。采购部门应向其发出书面改进通知，明确改进事项和期限。若在限期内未能达到要求，将面临暂停合作或淘汰的风险。六、供应商持续改进与淘汰供应商管理是一个动态优化的过程，鼓励持续改进，对不合格供应商坚决淘汰。1.持续改进：对于绩效评估中发现的问题或潜在风险，采购部门应与供应商共同分析原因，制定改进计划，并跟踪改进效果。鼓励供应商主动进行技术创新、管理优化和成本控制，提升其综合竞争力。2.供应商培训与支持：对于有潜力的供应商，公司可根据实际情况，提供必要的技术指导或管理经验分享，帮助其提升能力，实现共同成长。3.淘汰机制：对于出现以下情况的供应商，应考虑暂停合作或予以淘汰：*提供虚假信息或严重违反合同约定；*产品或服务质量出现严重问题，且未能有效改进；*绩效评估连续多次不合格，经限期改进仍无明显效果；*发生重大安全事故、环保违规或严重违反社会责任事件；*财务状况恶化，可能影响履约能力；*公司业务调整，不再需要其提供的产品或服务。淘汰供应商需履行相应的审批程序，并及时从《合格供应商名录》中移除。七、供应商关系维护与风险管控良好的供应商关系是长期合作的基础，有效的风险管控是合作稳健的保障。1.建立互信互利的合作关系：倡导与供应商建立基于诚信、尊重、公平的合作关系，实现互利共赢。通过定期拜访、高层互访、参与供应商的重要活动等方式，增进了解与信任。2.信息共享与保密：在合作过程中，涉及双方商业秘密的信息，应严格遵守保密协议。同时，在合适的范围内进行必要的信息共享（如需求预测、技术标准更新等），以提高供应链的协同效率。3.风险识别与评估：定期对供应商进行风险评估，识别潜在风险点，如供应链中断风险（地缘政治、自然灾害、疫情等）、质量风险、财务风险、合规风险等。4.风险应对与应急预案：针对识别出的主要风险，制定相应的应对措施和应急预案，如建立备选供应商、关键物料安全库存、多元化采购渠道等，以降低风险发生时对公司运营的影响。八、合同管理与供应商的合作应以合同为依据，明确双方的权利与义务。1.合同谈判与签订：采购部门在与供应商达成合作意向后，根据采购需求、价格、交付、质量标准、付款方式、违约责任等核心条款，与供应商进行合同谈判。合同文本应采用公司标准合同模板（如有），或由法务部门审核确认。2.合同履行监控：采购部门负责跟踪合同的履行情况，确保双方严格按照合同约定执行。财务部门负责按合同约定及时办理付款。3.合同变更与解除：如因市场变化、需求调整等原因需变更或解除合同，应与供应商协商一致，并签订书面变更或解除协议，按原审批流程报批。4.合同纠纷处理：合同履行过程中发生纠纷，应首先通过友好协商解决；协商不成的，按照合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼）处理，并由法务部门提供支持。九、制度的监督与改进本制度的有效执行，需要持续的监督与不断的完善。1.制度执行监督：公司管理层及相关职能部门应对本制度的执行情况进行定期或不定期的监督检查，确保各项规定得到有效落实。2.定期评审与修订：本制度应根据公司内外部环境的变化（如业务发展、市场竞争、法律法规更新等），每年至少组织一次评审，并根据评审结果进行必要的修订和完善，以保持其适用性和有效性。3.培训与宣贯：公司应定期组织对相关员工（特别是采购、质量、技术等部门人员）进行本制度的培训，确保其理解并掌握制度要求。十、附则1