企事业单位会议记录模板及规范

企事业单位会议记录模板及规范一、适用会议类型与范围例行会议（如周例会、月度工作会、季度总结会）；专题工作会议（如项目推进会、问题研讨会、政策解读会）；决策类会议（如预算审议会、战略规划会、人事任免会）；临时性会议（如突发事件协调会、跨部门对接会）。二、会议记录全流程操作指南（一）会前筹备与准备明确会议核心目标会议发起部门需提前确定会议目的（如“讨论Q3销售目标分解方案”“解决XX项目进度滞后问题”），梳理核心议题，避免议题发散。根据议题重要性排序，合理分配各议题讨论时间（如总时长2小时会议，核心议题建议分配1-2小时）。确定参会人员及分工主持人：负责把控会议节奏、引导议题讨论、总结决议；记录人：提前熟悉模板，准备记录工具（电脑/纸质记录本），明确需重点记录的内容（如关键意见、争议点、行动项）；发言人：各议题负责人提前准备汇报材料（PPT、数据报表等），保证内容简洁聚焦。提前3天发送会议通知，明确时间、地点、议程及需准备的资料，并提醒参会人员提前阅读相关材料。准备会议物资与环境保证会议室设备正常（投影仪、麦克风、会议软件），测试网络环境；准备会议签到表、模板空白表格、笔、饮用水等物资；若为线上会议，提前测试会议软件功能，告知参会人员会议及注意事项。（二）会议中的记录要点记录基础信息会议名称：需完整规范（如“XX公司2024年Q3销售目标分解专题会”）；时间：精确到分钟（如“2024年6月15日14:00-16:30”）；地点：线下会议需写具体会议室（如“总部3楼第一会议室”），线上会议需注明平台（如“腾讯会议”）；主持人、记录人姓名（用“”代替，如“主持人：经理”“记录人：*助理”）；参会人员：列出实际参会者姓名及部门（如“市场部：主管、专员；财务部：会计”），注明缺席人员及原因（如“研发部经理因出差缺席”）。按议题顺序记录讨论内容每个议题单独记录，注明“议题一：XX问题讨论”“议题二：XX方案审议”；记录发言时，需标注发言人身份（如“*总监：建议将线上推广预算占比提升至30%，以提升年轻用户触达率”），避免笼统记录为“大家认为……”；重点记录“关键意见”（如反对理由、补充建议）、“争议焦点”（如“关于预算分配，A部门与B部门存在分歧”）、“共识结论”（如“最终确定线上推广预算占比25%”）；对技术性内容或数据需准确记录（如“项目当前完成进度为65%，较计划滞后5天”），避免模糊表述（如“进度差不多”）。记录决议与行动计划决议需明确“做什么、谁负责、何时完成”：示例：“决议：由市场部*主管牵头，7月20日前完成线上推广方案细化，并提交财务部审核。”若会议未形成决议，需注明“待定事项”及后续安排（如“待*总反馈意见后，下次会议再讨论”）。记录其他临时性事项如会议中提出的需后续跟进的非议题相关事项（如“请行政部补充会议室投影设备采购清单”），可在“其他事项”栏单独记录。（三）会议后的整理与归档及时整理记录内容会议结束后24小时内完成记录初稿，保证信息准确、逻辑清晰；对模糊表述（如“尽快处理”）需补充具体时间（如“6月30日前完成”），对未明确的事项需与主持人或相关参会人员确认。审核与确认将初稿提交主持人审核，重点核对决议事项、责任人及完成时间是否准确；涉及多个部门的决议，需请相关部门负责人签字确认（电子版可通过邮件/企业确认，纸质版需手写签字）。归档管理电子版记录：按“年份-月份-会议名称”格式命名（如“2024-06-XX公司Q3销售目标分解专题会记录”），存储至企业共享文件夹或指定档案系统，保存期限不少于3年；纸质版记录：使用A4纸打印，左侧装订，标注“秘密”“内部”等密级（如需），交由行政部统一存档；归档后，记录人需在档案系统中登记归档日期及查阅权限。跟踪决议落实情况记录人需在决议完成时间前3天提醒责任人，并在完成后更新“决议执行情况表”；对于未按时完成的决议，需及时向主持人反馈，并记录延期原因及新完成时间。三、会议记录模板表格XX企事业单位会议记录会议基本信息会议名称时间年月日时分至时分地点（线下会议室/线上会议平台）主持人记录人参会人员（列出姓名及部门，用“”代替，如“市场部：主管、*专员”）缺席人员及原因（如“研发部*经理：出差”）会议类型（例会/专题会/决策会/临时会）会议议程1.议题一：2.议题二：3.议题三：议题讨论记录议题一：（如“Q3销售目标分解方案讨论”）讨论内容•发言人（部门/职务）：观点1（具体建议、数据支撑）•发言人（部门/职务）：观点2（补充/反对意见，理由）•争议焦点：•共识结论：议题二：（如“XX项目进度滞后问题解决”）讨论内容•发言人（部门/职务）：问题原因分析•发言人（部门/职务）：解决方案建议•争议焦点：•共识结论：会议决议/行动计划序号决议事项/行动计划123其他事项（记录会议中提出的非议题相关待办事项）1负责人完成时间附件说明（如会议PPT、数据报表、方案文件等）1.《XX项目进度报告》签字确认主持人签字：日期：记录人签字：日期：参会人员签字：（多人可另附页）四、记录规范与常见问题规避（一）核心记录原则客观性：如实反映会议内容，不添加个人观点或主观评价，如“*经理认为方案可行”而非“我认为方案可行”。准确性：关键信息（时间、数据、责任人、决议）需反复核对，避免笔误（如“7月30日”误写为“7月3日”）。简洁性：提炼核心内容，避免逐字记录长篇发言，用关键词、短句概括（如“反对理由：预算不足，效果存疑”）。完整性：保证所有议题、决议、行动项均无遗漏，尤其注意“待定事项”的后续安排。（二）常见问题与规避方法问题：记录内容流水账，重点不突出规避：按“议题-讨论-决议”结构记录，用序号、项目符号区分内容，对关键信息（如决议、争议点）加粗或单独标注。问题：决议事项模糊，责任不明确规避：决议需包含“事项+负责人+完成时间”，避免“相关部门尽快处理”等表述，明确“市场部*主管负责7月20日前完成”。问题：未及时整理，信息遗漏或失真规避：会议结束后立即整理要点，24小时内完成初稿，对不确定处及时与参会人员确认。问题