全国档案统计调查制度

全国档案统计调查制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等行业法律法规，结合集团母公司关于档案管理的统一要求及本公司内部档案管理的实际需求制定。为规范档案统计调查工作，加强档案资源整合与风险防控，提升档案管理科学化、制度化水平，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司所有档案的形成、收集、整理、保管、利用及销毁等全过程管理，均须遵循本制度规定。档案统计调查工作应覆盖公司经营管理、科研开发、财务审计、人力资源等所有业务场景。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“档案专项管理”，指公司对档案全生命周期实施系统性管理，包括档案的收集、分类、编目、鉴定、保管、利用及数字化等专项工作；（二）“档案统计风险”，指档案管理过程中因制度缺陷、操作失误、技术漏洞等导致档案丢失、损毁、泄密或无法有效利用的风险；（三）“档案合规”，指档案管理活动符合国家法律法规、行业准则及公司内部制度的强制性要求。第四条档案专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。所有档案管理活动必须确保档案资料的完整性、准确性、安全性与时效性，同时强化风险防控意识，定期评估管理效果，优化流程机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对档案专项管理负总责，直接领导分管领导对档案管理工作实施具体监督。公司设立档案专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调公司档案管理工作，审批重大档案事项，监督年度管理目标达成情况。第六条档案专项管理领导小组下设办公室，挂靠在公司综合管理部，负责日常档案管理工作的组织实施。领导小组办公室应建立档案管理台账，定期汇总各部门档案管理情况，并向领导小组汇报。第七条公司各部门及下属单位负责人为本部门档案专项管理第一责任人，应明确专人负责档案管理工作，确保本部门档案管理符合制度要求。各部门应设立档案管理岗位，并纳入部门绩效考核。第八条公司综合管理部作为档案专项管理的牵头部门，负责统筹制定档案管理制度，组织档案风险评估，监督考核各部门档案管理成效，开展档案管理培训与宣贯，推动档案信息化建设。第九条财务部、人力资源部、法务部等部门作为档案管理的专责部门，应负责本领域档案的合规性审核，优化档案管理流程，及时处置档案风险事件，并定期向档案专项管理领导小组办公室报告工作情况。第十条各业务部门及下属单位作为档案管理的执行主体，应落实本领域档案管理要求，开展日常档案风险防控，确保档案资料的及时收集、规范整理与安全保管。各部门应建立档案管理责任制，明确岗位操作规范，并定期开展自查自纠。第十一条基层执行岗位人员应履行以下合规操作责任：（一）严格遵守档案管理操作规程，确保档案收集、整理、保管等环节符合制度要求；（二）主动上报档案管理中的风险隐患，包括档案缺失、损坏、泄密等异常情况；（三）签署岗位合规承诺书，明确个人在档案管理中的法律责任。第三章专项管理重点内容与要求第十二条档案收集管理应确保所有应归档文件资料完整、准确、及时。各部门应按照档案分类目录要求，定期收集业务档案，并填写《档案收集登记表》报档案专项管理领导小组办公室审核。第十三条档案整理应遵循“一事一档”原则，按档案类型实行分类编目，编制档案目录清单，并纳入档案管理系统统一管理。档案目录应包含档号、题名、责任者、日期、密级等关键信息，确保档案检索便捷。第十四条档案保管应严格执行档案库房管理规范，确保库房环境符合温湿度、防火、防潮、防虫鼠等要求。重要档案应实行双套备份，并定期进行档案质量检查，及时发现并处置档案破损、霉变等问题。第十五条档案利用应建立审批制度，明确不同密级档案的查阅权限与审批流程。利用人应签署《档案利用申请表》，经部门负责人及档案管理员双重审核后方可调阅。涉密档案的利用应遵守保密规定，并实施全程监控。第十六条档案鉴定应定期开展档案价值评估，区分保管期限，对无保存价值的档案编制销毁清单，经公司主要负责人审批后按规定销毁。销毁过程应有两名以上人员进行监督，并记录销毁情况。第十七条档案数字化应采用符合国家标准的扫描设备与技术，确保数字化成果的清晰度与可读性。数字化档案应与原件严格区分管理，并建立数字化档案管理系统，实现档案全文检索与智能管理。第十八条档案安全应建立应急预案，明确火灾、水灾、盗窃等突发事件的处置流程。档案管理员应定期组织安全演练，确保在紧急情况下能够迅速启动应急预案，最大限度减少档案损失。第四章专项管理运行机制第十九条本制度应根据国家法律法规、行业准则及公司业务发展情况，每年至少进行一次修订。档案专项管理领导小组办公室负责收集各部门修订建议，并组织修订工作，修订后的制度需经公司总经理办公会审议通过后方可实施。第二十条公司各部门应每季度开展档案风险评估，识别档案管理中的薄弱环节，填写《档案风险排查表》报档案专项管理领导小组办公室。领导小组办公室负责汇总风险清单，进行分级评估，并向各部门发布风险预警通知。第二十一条档案管理应嵌入业务流程，将档案合规审查纳入采购、招标、合同签订、项目立项等关键节点。任何业务活动未经档案合规审查，不得进入下一流程，确保档案管理要求贯穿业务全周期。第二十二条档案风险事件应分级处置：一般风险由部门负责人负责整改，重大风险由档案专项管理领导小组协调处置。风险处置应制定应急方案，明确责任部门、处置时限与上报要求，确保风险得到及时控制。第二十三条违规行为应追究责任，根据情节轻重采取绩效扣减、纪律处分、法律诉讼等措施。档案专项管理领导小组办公室应建立违规行为台账，并定期向领导小组报告，确保责任追究落实到位。第二十四条公司应每年开展档案管理有效性评估，通过问卷调查、现场检查等方式收集各部门反馈，评估结果应作为部门绩效考核的重要依据，并用于优化档案管理制度。第五章专项管理保障措施第二十五条公司主要负责人应带头落实档案管理责任，各部门负责人应定期向领导小组报告本部门档案管理推进情况。档案专项管理领导小组办公室应建立责任清单，明确各层级领导的责任分工，确保档案管理工作有序推进。第二十六条公司应将档案合规情况纳入部门及个人年度考核，考核结果与绩效奖金、评优评先挂钩。各部门应制定档案管理专项奖励办法，对在档案管理工作中表现突出的集体或个人给予表彰。第二十七条公司应分层级开展档案管理培训，管理层重点培训合规履职要求，业务人员重点培训操作规范，新员工必须通过档案管理岗前培训方可上岗。培训结束后应进行考核，考核合格者方可正式履职。第二十八条公司应建设档案管理信息系统，实现档案的全生命周期数字化管理。系统应具备档案检索、权限控制、流程审批、风险预警等功能，并接入公司OA系统，实现数据共享与业务协同。第二十九条公司应加强档案文化建设，定期发布《档案管理合规手册》，在办公区域设置档案宣传栏，并组织档案知识竞赛等活动，营造全员重视档案管理的良好氛围。第三十条公司各部门应与员工签订《档案合规承诺书》，明确个人在档案管理中的法律责任。承诺书应纳入员工档案管理，并作为绩效考核的参考依据，确保全员参与档案管理。第三十一条公司应建立风险事件上报制度，各部门发现档案管理风险事件后，应在24小时内向档案专项管理领导小组办公室报告，并采取临时控制措施防止事态扩大。领导小组办公室应汇总风险事件，并定期向