公司设备招投标制度

公司设备招投标制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》等国家法律法规，结合行业相关准则及集团母公司关于规范招投标管理的要求，并立足本公司设备采购的实际情况，旨在规范设备招投标行为，防控采购风险，提升资源使用效率，防范廉洁风险，确保采购过程的公平、公正、公开。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在设备采购及招投标活动中的全部行为，覆盖设备招标需求识别、供应商选择、招标文件编制、开标评标、合同签订及履约验收等全流程，并适用于所有涉及公司利益或资源的设备采购场景。第三条本制度下列核心术语含义如下：（一）“XX专项管理”：指公司为规范设备招投标行为、防控相关风险而建立的全流程管理体系，包括制度建设、风险识别、监控预警、处置整改及持续改进等环节。（二）“XX风险”：指在设备招投标活动中可能引发经济损失、合规问题或声誉损害的潜在风险，如供应商资质不符、利益输送、评标不公、合同违约等。（三）“XX合规”：指设备招投标活动严格遵循国家法律法规、行业规范及公司内部制度，确保采购过程的合法性与合理性。第四条设备招投标专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：覆盖所有设备采购场景，确保无死角、无遗漏；（二）责任到人：明确各层级、各岗位的职责分工，实现可追溯；（三）风险导向：重点防控高风险环节，强化风险前置管理；（四）持续改进：定期评估制度有效性，优化管理流程；（五）公开透明：保障招投标过程的公开性，接受监督。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司设备招投标工作的合规性负总责，主持决策层会议，审批重大采购事项；分管领导为直接责任人，负责日常管理监督，推动制度执行。第六条设立设备招投标管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、法务部、技术部及各相关业务部门负责人。领导小组负责统筹协调招投标工作，决策审批重大事项，监督评价管理成效。第七条设备招投标管理领导小组下设办公室（设在采购部），具体职能包括：（一）统筹招投标制度的建设与修订；（二）组织开展招投标风险排查与评估；（三）监督招投标流程的合规性；（四）协调跨部门协作与争议解决。第八条牵头部门（采购部）职责：（一）负责招投标制度的日常管理与宣贯；（二）组织编制招标文件、评审标准及合同模板；（三）监督开标、评标过程，确保程序合规；（四）牵头开展供应商尽职调查与准入管理。第九条专责部门（法务部、技术部）职责：（一）法务部负责审查招标文件的合法性、合同条款的合规性；（二）技术部负责审核设备技术参数与供应商资质；（三）协助开展合规风险排查，提出优化建议。第十条业务部门/下属单位职责：（一）提出设备采购需求，明确技术参数与预算；（二）参与招标文件的技术评审；（三）负责设备验收与供应商履约评价。第十一条基层执行岗（采购专员、技术员等）职责：（一）严格执行招投标流程，确保操作合规；（二）签署岗位合规承诺书，承担操作责任；（三）及时上报异常情况或潜在风险。第三章专项管理重点内容与要求第十二条招标需求管理：（一）业务部门提交采购申请时，需明确设备用途、技术标准、预算范围及替代方案；（二）采购部审核需求合理性，避免重复采购或超标准采购；（三）禁止无预算、无需求采购，所有采购需经领导小组审批。第十三条供应商管理：（一）建立合格供应商名录，定期更新，优先选择名录内供应商；（二）供应商准入需满足资质审查要求，包括营业执照、行业认证、财务状况及合规记录；（三）严禁向近亲属或利益相关方采购，禁止关联交易。第十四条招标文件编制：（一）招标文件应明确设备规格、技术参数、评审标准、合同条款及违约责任；（二）技术参数需避免排他性条款，确保公平竞争；（三）法务部审核招标文件合规性，技术部审核技术合理性。第十五条开标与评标：（一）开标过程需公证员或监督人员见证，确保程序合规；（二）评标委员会由技术专家、财务人员及业务代表组成，实行集体决策；（三）禁止评标委员私下接触投标人，评标结果需经领导小组审批。第十六条合同签订与履行：（一）合同条款需经法务部审核，明确付款方式、交货期、验收标准及争议解决机制；（二）采购部与供应商签订合同后，需抄送财务部及业务部门备案；（三）禁止无合同采购或超合同范围付款。第十七条采购验收：（一）业务部门负责设备验收，确认数量、质量及技术参数符合要求；（二）验收合格后，需在合同上签字确认，作为付款凭证；（三）验收不合格的，需及时通知供应商整改或退货。第十八条异常处理：（一）评标过程中发现重大违规行为，需立即中止招标并上报领导小组；（二）合同履约中发生争议，需通过协商、调解或法律途径解决；（三）禁止通过私下交易规避招投标程序。第十九条信息管理：（一）招投标过程需全程留痕，包括需求申请、招标文件、评标记录及合同文本；（二）采购部定期归档招投标资料，并配合内部审计检查；（三）禁止篡改招投标记录或伪造验收证明。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：（一）采购部每年至少评估一次制度适用性，根据法规变化、业务调整或风险事件修订制度；（二）领导小组审批修订方案，并组织全员培训。第二十一条风险识别预警机制：（一）采购部每季度开展招投标风险排查，重点审查供应商资质、评标过程及合同履约；（二）风险按等级分类，一般风险由采购部整改，重大风险上报领导小组决策；（三）定期发布风险预警通知，指导业务部门防范操作风险。第二十二条合规审查机制：（一）采购申请需经财务部、技术部双重审核，确保需求合规；（二）招标文件需经法务部预审，技术参数需经专家论证；（三）任何招投标环节未经合规审查的，不得实施。第二十三条风险应对机制：（一）一般风险由采购部牵头整改，制定整改计划并跟踪落实；（二）重大风险需成立专项小组，制定应急预案，及时上报至领导小组；（三）风险处置结果需公示，接受内部监督。第二十四条责任追究机制：（一）违规招投标行为按情节严重程度，给予警告、罚款、降级或纪律处分；（二）涉及违法行为的，移交司法机关处理；（三）责任追究结果与绩效考核挂钩，并向全体员工通报。第二十五条评估改进机制：（一）每年组织招投标管理评估，考核制度覆盖率、合规率及风险控制效果；（二）评估结果作为制度优化的依据，持续完善管理流程；（三）评估报告需提交领导小组审议。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：（一）公司主要负责人每年听取一次招投标工作汇报，研究解决重大问题；（二）领导小组定期召开会议，协调跨部门协作，确保制度落地；（三）采购部设立专职监督岗，全程跟踪招投标过程。第二十七条考核激励机制：（一）将招投标合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效奖金挂钩；（二）评优评先优先考虑合规表现突出的部门及个人；（三）对发现重大违规行为的，取消相关考核资格。第二十八条培训宣传机制：（一）管理层需接受招投标合规履职培训，掌握风险防控要点；（二）一线员工需参加操作规范培训，熟悉招投标流程；（三）定期发布合规案例，强化全员风险意识。第二十九条信息化支撑：（一）开发招投标管理系统，实现需求申请、招标文件、评标结果等流程线上化；（二）系统自动预警违规操作，如超预算采购、未进行供应商审查等；（三）通过数据监控，实时掌握招投标进度及风险状态。第三十条文化建设：（一）编制《设备招投标合规手册》，明确操作指引与责任清单；（二）全体员工签署合规承诺书，承诺遵守制度；（三）设立合规举报渠道，鼓励员工监督违规行为。第三十一条报告制度：（一）风险事件需在X日内上报至领导小组，并抄送纪检监察部门；（二）年度管理情况需于次年X月X日前提交领导小组审议；（三）报告内容包括招投标总量、违规事件