公司采购制度

公司采购制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国采购法》等相关国家法律法规，结合行业合规准则及集团母公司关于企业内部控制与风险管理的规定，同时响应企业内部加强采购管理、防控专项风险、规范业务流程的迫切需求，制定本制度。制度旨在明确公司采购活动的管理规范、组织职责与运行机制，防范采购环节中的法律风险、财务风险及运营风险，提升采购效率与质量，保障公司资产安全与经营合规。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖采购需求管理、供应商选择、招标投标、合同签订、验收结算、履约监控等全流程采购活动。具体适用场景包括但不限于原材料采购、设备购置、技术服务引进、工程建设等业务场景，以及公司对外投资、合作等涉及采购决策的业务事项。第三条本制度中下列术语的含义与外延界定如下：（一）“XX专项管理”指公司针对采购活动中的特定风险领域（如供应商管理、招标流程、合同风险等）实施的系统性防控措施与管理规范，强调风险识别、评估、应对与持续改进的全过程管理。（二）“XX风险”指在采购活动中可能发生的合规风险、财务风险、运营风险及法律风险，包括但不限于供应商资质风险、价格欺诈风险、利益输送风险、合同违约风险等。（三）“XX合规”指公司采购活动严格遵守国家法律法规、行业准则及内部管理制度，确保采购决策、执行与监督各环节合法合规。第四条采购专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保采购活动各环节纳入管理制度范畴，不留管理空白。（二）责任到人原则：明确各层级、各部门及岗位在采购管理中的具体职责，建立责任追溯机制。（三）风险导向原则：以风险防控为核心，优先管控重大与高频风险，动态调整管理策略。（四）持续改进原则：定期评估采购管理体系有效性，根据业务发展及风险变化优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司采购专项管理负总责，领导采购管理制度的制定、执行与监督；分管领导为公司采购专项管理的直接责任人，负责组织协调各部门落实制度要求，审批重大采购事项及风险处置方案。第六条公司设立采购专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、法务部、审计部及各业务部门负责人。领导小组负责统筹采购风险防控工作，协调跨部门协作，审批年度采购管理计划，监督重大采购项目的合规性，并定期召开会议研究解决管理难题。第七条采购专项管理领导小组下设办公室，挂靠于[牵头部门名称]，具体负责：（一）统筹采购管理制度建设与修订，推动制度落地执行；（二）组织采购风险识别与评估，发布风险预警；（三）监督考核各部门采购合规情况，开展专项检查；（四）开展采购管理培训与宣贯，提升全员合规意识。第八条牵头部门（[牵头部门名称]）职责：（一）负责采购管理制度的制定、修订与解释；（二）组织开展供应商尽职调查与准入管理，建立合格供应商名录；（三）优化采购流程，推动采购信息化建设；（四）监督采购活动执行情况，定期通报管理问题。第九条专责部门职责：（一）法务部负责采购合同的合规审核，监督招标投标流程合法性；（二）财务部负责采购预算管理、资金支付审核及税务合规监督；（三）审计部负责采购专项审计，检查制度执行情况及风险防控效果。第十条业务部门及下属单位职责：（一）根据业务需求提出采购申请，明确采购标准与预算；（二）配合牵头部门开展供应商筛选与评估；（三）监督采购合同履行情况，及时反馈履约风险；（四）落实本领域采购合规要求，开展自查自纠。第十一条基层执行岗位责任：（一）采购人员应严格遵循采购流程操作，拒绝执行违规指令；（二）岗位人员需签署合规承诺书，明确个人在采购管理中的义务；（三）发现采购风险或违规行为应及时上报，不得隐瞒或拖延。第三章专项管理重点内容与要求第十二条供应商尽职调查管理：采购需求发起前，业务部门应完成供应商基本情况核实，包括企业资质、经营状况、财务信誉等，禁止向未经尽职调查的供应商下达采购订单。第十三条招标投标管理：采购金额达到[金额标准]的标的，必须采用公开招标或邀请招标方式，严禁直接指定供应商或进行私下交易。第十四条采购流程规范：采购活动需严格遵循“需求申请—预算审批—供应商选择—合同签订—验收结算”五步流程，任何环节缺失均需报批补办。第十五条采购价格管理：通过比价、招标等方式确定最优价格，禁止设定不合理价格上限或接受虚高报价。第十六条合同签订管理：采购合同必须由法务部审核，明确双方权利义务，重要条款需经公司领导审批。第十七条履约监控管理：业务部门应定期跟踪采购合同执行情况，发现违约行为及时与供应商协商或上报领导小组处置。第十八条退货与索赔管理：采购货物出现质量问题或交付延迟，需在[时限]内提交索赔申请，并提供完整证据材料。第十九条关联交易管理：存在关联关系的供应商不得参与关联标的的采购，确需参与需回避审议并披露关联关系。第二十条利益输送防范：禁止利用采购权谋取私利，严禁收受供应商礼品、回扣等不正当利益。第四章专项管理运行机制第十一条制度动态更新机制：牵头部门每年至少开展一次制度评估，根据法规变化、业务调整及风险变化及时修订制度，确保制度适用性。第十二条风险识别预警机制：采购专项管理领导小组每季度组织风险排查，对发现的风险进行分级评估（一般/重大），发布预警通知并督促整改。第十三条合规审查机制：采购活动需经牵头部门、专责部门及业务部门三级审查，未经审查不得实施，审查通过后方可执行采购流程。第十四条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组协调处置，涉及违规行为的需移交法务部或审计部调查。第十五条责任追究机制：对违反采购制度的行为，根据情节轻重给予警告、罚款、降级等处罚，情节严重的移交纪律处分或法律追责。第十六条评估改进机制：每年开展采购管理有效性评估，形成评估报告提交领导小组审议，针对问题制定改进措施并跟踪落实。第五章专项管理保障措施第十七条组织保障：公司主要负责人每年听取采购管理工作汇报，分管领导每月召开协调会，确保制度执行力度。第十八条考核激励机制：将采购合规情况纳入部门年度考核，对合规表现突出的部门给予奖励，对发生违规的部门实行一票否决。第十九条培训宣传机制：分层级开展采购管理培训，管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范，每年至少组织两次培训。第二十条信息化支撑：建设采购管理系统，实现供应商信息电子化、采购流程自动化、风险实时监控，提升管理效率。第二十一条文化建设：编制采购合规手册，组织签署合规承诺书，通过内部宣传平台发布典型案例，营造全员合规氛围。第二十二条报告制度：业务部门每月提交采购报告，专责部门每季度提交风险分析报告，领导小组每年提交管理情况