卫生院物资采购管理制度

PAGE卫生院物资采购管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院物资采购管理，规范采购行为，确保物资质量，提高资金使用效益，保障卫生院各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院内所有物资的采购活动，包括医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资等。（三）基本原则1.合法性原则：物资采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督和社会监督，防止暗箱操作。3.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良的物资，满足卫生院医疗服务和工作需求。4.效益原则：在保证物资质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。5.廉洁原则：采购人员应廉洁自律，严禁收受供应商贿赂，确保采购活动廉洁公正。二、采购组织与职责（一）采购领导小组1.组成：由卫生院领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。2.职责研究制定物资采购工作的方针、政策和制度。审议年度采购计划和重大采购项目。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购部门1.设置：根据卫生院实际情况，设立专门的采购部门或指定专人负责物资采购工作。2.职责贯彻执行采购管理制度，制定具体的采购操作规程。编制年度采购计划，经批准后组织实施。负责采购项目的市场调研、供应商选择、采购谈判、合同签订等工作。建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。负责采购物资的验收、入库、付款等工作，并及时处理采购过程中的问题。（三）使用部门1.职责根据本部门工作需要，提出物资采购申请。参与采购项目的技术参数制定、验收等工作。负责对采购物资的使用情况进行跟踪和反馈。（四）财务部门1.职责负责审核采购预算，监督采购资金的使用。按照财务制度办理采购付款手续。定期对采购资金使用情况进行分析和报告。（五）审计部门1.职责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等。对采购项目进行绩效审计，评估采购资金的使用效益。三、采购计划管理（一）年度采购计划编制1.依据：根据卫生院的发展规划、医疗业务需求、库存状况等，由使用部门提出物资采购申请，采购部门汇总后编制年度采购计划。2.内容：年度采购计划应包括物资名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等。3.审批：年度采购计划经采购领导小组审议通过后，报卫生院领导批准实施。（二）采购计划调整1.原因：因政策变化、业务发展、突发事件等原因，需要调整采购计划的，由使用部门提出申请，说明调整原因和调整内容。2.程序：采购部门对调整申请进行审核，报采购领导小组批准后实施。涉及预算调整的，还需报财务部门审核。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的物资采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的物资采购项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的物资采购项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的物资采购项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要或者不能事先计算出价格总额的物资采购项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的物资采购项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的物资采购项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资采购项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目。（二）采购程序1.采购申请：使用部门根据工作需要填写物资采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格型号、数量、用途、预算等信息，经部门负责人审核后提交采购部门。2.采购审批：采购部门对采购申请进行初审，审核申请的合理性和必要性。对于金额较大或重大采购项目，报采购领导小组审批。3.市场调研：采购部门根据采购项目的特点，开展市场调研，了解供应商的产品质量、价格、信誉等情况，收集相关信息。4.供应商选择：采购部门根据市场调研结果，从合格供应商名单中选择若干家供应商进行邀请报价或招标。对于单一来源采购项目，按照规定程序确定唯一供应商。5.采购谈判：采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物资的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，达成一致意见后签订采购合同。6.合同签订：采购合同经双方签字盖章后生效，采购部门负责将合同副本送财务部门、使用部门等相关部门备案。7.采购实施：采购部门按照采购合同的约定，组织供应商发货、验收等工作。使用部门负责配合采购部门进行验收，并在验收合格后办理入库手续。8.付款结算：财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定程序办理付款手续。对于预付款项，采购部门应提供供应商的收款凭证和采购合同复印件；对于货到付款项，应提供验收合格证明和采购发票。五、供应商管理（一）供应商准入1.资质要求：供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，能够提供符合质量要求的物资和良好的售后服务。2.申请材料：供应商申请准入时，应提交营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、产品质量认证证书、生产许可证、经营许可证、业绩证明等相关材料。3.审核程序：采购部门对供应商提交的申请材料进行审核，实地考察供应商的生产经营状况、质量控制体系等，必要时可邀请相关专家进行评估。审核通过后，将供应商纳入合格供应商名单。（二）供应商评估与考核1.评估内容：定期对供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等进行评估，评估指标包括产品合格率、交货及时率、价格合理性、客户投诉率等。2.考核方式：采用定量考核与定性考核相结合的方式，定期对供应商进行考核评分。对于考核不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改；整改仍不合格的，取消其合格供应商资格。3.结果应用：供应商评估与考核结果作为供应商选择、采购合同签订、货款支付等的重要依据。（三）供应商淘汰1.淘汰情形：供应商出现以下情形之一的，采购部门应将其淘汰出合格供应商名单：提供的物资质量不符合要求，导致严重医疗事故或质量问题的。交货期严重延误，影响卫生院正常工作的。存在商业贿赂等违法违规行为的。考核评分连续多次不合格的。2.淘汰程序：采购部门提出淘汰供应商的建议，报采购领导小组批准后实施。采购部门应及时通知被淘汰供应商，并清理与其相关的采购合同和业务往来。六、采购验收管理（一）验收标准1.通用标准：采购物资应符合国家法律法规、行业标准和采购合同约定的质量标准。2.特殊标准：对于医疗设备、药品、医用耗材等特殊物资，应按照相关专业标准和规范进行验收。（二）验收程序1.到货通知：采购部门在物资到货前，通知使用部门和质量控制部门做好验收准备。2.初步验收：使用部门和质量控制部门根据验收标准，对物资的数量、规格型号、外观等进行初步验收。对于验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商处理。3.专业验收：对于医疗设备、药品、医用耗材等特殊物资，由相关专业人员按照专业标准进行验收。验收合格后，出具验收报告。4.入库手续：验收合格的物资，使用部门办理入库手续，填写入库单，注明物资名称、规格型号、数量、供应商等信息。入库单经采购部门、使用部门、仓库管理部门签字确认后生效。（三）验收问题处理1.数量不符：对于数量不符的物资，采购部门应及时与供应商沟通，要求其补足或退换货物。2.质量问题：对于质量不合格的物资，采购部门应要求供应商负责退换、修理或赔偿损失。如因质量问题给卫生院造成损失的，采购部门应依法追究供应商的责任。3.其他问题：对于验收过程中发现的其他问题，如包装破损、标识不清等，采购部门应要求供应商及时解决。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购合同、供应商资料、市场调研记录、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的文件和资料。（二）档案整理采购部门应定期对采购档案进行整理，按照采购项目和时间顺序进行分类归档，确保档案资料完整、准确、清晰。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家法律法规和卫生院相关规定执行。档案保管地点应具备安全、防潮、防火、防虫等条件，防止档案资料损坏、丢失。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经批准后在指定地点查阅。查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。八、监督与检查（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门应定期对采购活动进行自查，检查采购程序的执行情况、采购合同的履行情况等，发现问题及时整改。2.审计监督：审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购行为的合法性、合规性、效益性，发现问题及时提出审计意见和建议。3.纪检监察监督：纪检监察部门对采购活动中的廉洁自律情况进行监督检查，严肃查处采购过程中的违法违纪行为。（二）外部监督1.接受社会监督：卫生院应主动接受社会监督，公开采购信息，畅通投诉渠道，及时处理社会公众的投诉和举报。2.接受政府监管：积极配合政府有关部门的监督检查，如实提供采购活动相关资料，接受政府部门的指导和监督。九、责任追究（一）违规行为界定1.采购人员在采购活动中存在以下行为之一的，视为违规行为：违反采购程序，擅自采购物资的。与供应商串通，谋取私利的。收受供应商贿赂或其他不正当利益的。泄露采购机密信息的。其他违反采购管理制度的行为。2.使用部门人员在采购活动中存在以下行为之一的，视为违规行为：虚报采购需求，骗取采购资金的。擅自变更采购物资规格型号、数量等，影响采购