活动会议制度

活动会议制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及《XX集团母公司合规管理办法》等相关法律法规、行业准则及内部管理需求制定，旨在规范公司活动会议管理，防控组织运行风险，提升管理效能，保障企业合规经营与可持续发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司内部会议的策划、组织、执行、评估等全流程管理，以及涉及重大决策、风险处置、资源调配等业务场景。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“活动会议专项管理”指公司以活动会议为载体，通过制度规范、流程管控、风险防控等手段，实现会议管理的标准化、合规化、高效化；（二）“专项风险”指活动会议管理中存在的违反法律法规、规章制度、公司制度或可能引发重大损失、声誉损害、监管处罚的风险；（三）“XX合规”指公司活动会议管理须符合国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保决策科学、执行规范、监督到位；（四）“XX专项管控”指对活动会议的规模、频次、预算、内容、审批等关键环节实施差异化管控措施。第四条活动会议专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则，确保管理要求贯穿会议策划、审批、执行、总结等各环节。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为活动会议专项管理第一责任人，对管理工作的全面性、合规性负总责；分管领导为直接责任人，负责具体组织、协调、监督落实。第六条设立活动会议专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，相关部门负责人为成员，负责统筹协调、决策审批、监督评价。领导小组下设办公室，挂靠在XX部门，承担日常管理工作。第七条XX部门（牵头部门）职责：（一）统筹制定活动会议管理制度，组织风险识别与评估；（二）监督考核各部门管理执行情况，定期发布分析报告；（三）开展培训宣贯，提升全员管理意识与能力。第八条XX部门（专责部门）职责：（一）负责活动会议的合规审核，优化审批流程；（二）提供流程咨询，指导业务部门规范操作；（三）牵头风险处置，制定应急预案。第九条各部门及下属单位职责：（一）落实专项管理要求，开展日常风险防控；（二）提交会议计划，履行内部审批程序；（三）保障会议执行合规，及时报告异常情况。第十条基层执行岗责任：（一）签署岗位合规承诺，明确个人操作红线；（二）履行风险上报义务，及时反馈违规线索；（三）参与培训考核，达到应知应会标准。第三章专项管理重点内容与要求第十一条会议分类与规模管控：（一）按性质分为决策类、执行类、沟通类等，明确各类会议规模上限；（二）非必要不召开大型会议，严格控制场租、物料等预算。第十二条会议审批标准：（一）决策类会议须附可行性方案及风险评估报告；（二）执行类会议须明确时间、地点、参会人员及议题；（三）审批权限划分：XX万元以下由部门负责人审批，XX万元以上由分管领导审批。第十三条禁止性行为：（一）严禁违规列支会议费用，严禁设立账外“小金库”；（二）严禁强制参会或变相摊派；（三）严禁利用会议谋取私利或进行利益输送。第十四条供应商管理：（一）会议服务供应商需进行尽职调查，确保证照齐全、信誉良好；（二）招标采购须遵循公开、公平、公正原则，严禁围标串标。第十五条会议记录与存档：（一）重要会议须形成决议，明确责任分工及落实时限；（二）会议纪要归档保存X年，电子文档需备份双重存档。第十六条风险防控要点：（一）决策类会议需防范“一言堂”风险，确保充分讨论；（二）执行类会议需防范流程脱节风险，加强闭环管理；（三）保密类会议需防范泄密风险，落实物理隔离与电子加密措施。第十七条会议评估与改进：（一）每季度开展会议效率评估，分析成本效益；（二）对低效、冗余会议进行减并，优化资源配置。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）每年X月由XX部门牵头修订，根据法规变化、业务调整及时调整；（二）重大调整需经领导小组审议通过，并发布实施通知。第十九条风险识别预警机制：（一）每季度开展专项风险排查，形成风险清单；（二）对高风险环节发布预警通知，要求专项整改。第二十条合规审查机制：（一）将会议合规审查嵌入业务决策，实行“未经审查不得实施”；（二）专责部门对审批文件进行抽查复核，确保符合要求。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组统筹协调；（二）制定应急预案，明确处置流程、责任协同及上报时限。第二十二条责任追究机制：（一）违规情形及处罚标准：包括罚款、降职、纪律处分等；（二）联动绩效考核，对屡次违规的部门取消评优资格。第二十三条评估改进机制：（一）每年X月开展管理体系有效性评估，形成分析报告；（二）对制度漏洞提出优化建议，持续完善管理流程。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）各级领导须履行推进责任，定期听取汇报；（二）建立联席会议制度，协调解决跨部门问题。第二十五条考核激励机制：（一）将专项合规情况纳入部门年度考核，占比不低于X%；（二）对表现突出的个人授予“XX先进个人”称号，与奖金挂钩。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层每年参与合规履职培训，考核合格后方可主持决策类会议；（二）一线员工每月接受操作规范培训，考核不合格不得独立执行任务。第二十七条信息化支撑：（一）开发会议管理系统，实现流程自动化、风险实时监控；（二）通过大数据分析，预警潜在违规行为。第二十八条文化建设：（一）发布《活动会议合规手册》，明确行为指引；（二）组织签署合规承诺书，营造全员参与氛围。第二十九条报告制度：（一）风险事件须在X小时内上报至专责部门；（二）年