卫生协管档案制度

PAGE卫生协管档案制度一、总则（一）目的为加强卫生协管档案管理，规范档案收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保卫生协管工作的连续性、完整性和可追溯性，提高卫生协管工作效率和质量，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及卫生协管工作形成的各类档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映卫生协管工作实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理与卫生协管工作相关的各类文件、资料，确保档案的完整性。3.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，保证档案的质量。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善卫生协管档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督和检查各部门卫生协管档案的收集、整理、归档等工作。3.集中统一管理卫生协管档案，建立档案数据库，实现档案信息化管理。4.负责档案的鉴定、销毁、保管期限调整等工作。5.提供档案查阅、借阅等服务，积极开发利用档案信息资源。（二）各部门职责1.负责本部门卫生协管工作中形成档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交至档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的及时收集和妥善保管。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作。3.对档案进行科学保管，确保档案的安全和完整。4.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。5.参与档案的鉴定、销毁等工作，提出合理建议。三、档案收集（一）收集范围1.卫生监督协管工作计划、总结、报表等文件材料。2.卫生监督协管巡查记录、检查报告、整改通知等工作记录。3.涉及饮用水卫生安全、学校卫生、医疗卫生、公共场所卫生、职业卫生等领域的监督协管资料。4.卫生协管相关培训记录、会议纪要。5.投诉举报处理记录及相关资料。6.与卫生协管工作相关的其他文件、资料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门在卫生协管工作中形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料应保持原件，如有特殊情况需要复制，应注明复制日期、复制人，并加盖原件保存部门公章。3.对收集的文件材料进行初步整理，确保材料的完整性和准确性。（三）收集时间1.日常工作中形成的文件材料应随时收集，定期整理归档。2.每季度末，各部门应将本季度形成的卫生协管档案移交至档案管理部门。3.重大卫生协管活动结束后，相关部门应在活动结束后[X]个工作日内将活动形成的档案移交至档案管理部门。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照卫生协管工作的业务内容，将档案分为饮用水卫生安全、学校卫生、医疗卫生、公共场所卫生、职业卫生等类别。每个类别下再根据文件材料的性质、时间等因素进行细分。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用“年份+类别代码+流水号”的格式，如“2023YW001”，其中“2023”表示年份，“YW”表示饮用水卫生安全类别代码，“001”表示流水号。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。4.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，然后按照一定顺序进行装订。装订应牢固、整齐，不影响文件材料的阅读和日后的查阅。（三）整理流程1.档案管理人员接收各部门移交的档案后，对档案进行再次核对，确保文件材料齐全、完整。2.按照分类原则对档案进行分类，确定每份档案的类别代码。3.为每份档案编写编号，并在档案首页右上角加盖编号章。4.编制档案目录，将档案编号、题名、日期等信息录入目录表。5.对整理好的档案进行装订，装订后在档案左侧加盖骑缝章。五、档案归档（一）归档要求1.整理好的档案应及时归档，归档时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.归档的档案应排列有序，便于查找和利用。3.档案应按照类别、年度顺序进行存放，不同类别的档案之间应设置明显的标识。（二）归档流程1.档案管理人员根据档案整理情况，确定档案的归档位置。2.将档案装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、年度范围等信息。3.在档案管理系统中录入档案的相关信息，包括编号、题名、日期、保管期限、密级等，建立电子档案目录。4.将档案移交清单存入档案盒或档案柜内，作为档案归档的凭证。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管方式1.采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案盒或档案柜中，电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。2.对重要的纸质档案应进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案的信息化管理。（三）保管期限1.卫生协管档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括卫生监督协管工作中具有重要历史价值、法律依据或长期查考利用价值的文件材料，如重要的工作计划、总结、法规性文件等。3.长期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括一般性的工作记录、报告等文件材料。4.短期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括临时性的文件材料、一次性的报表等。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等，对清查中发现的问题及时进行处理。3.清查结束后，应填写档案清查报告，报告内容包括清查时间、范围、结果、存在问题及处理情况等。七、档案利用（一）利用原则1.严格遵守档案查阅、借阅制度，确保档案的安全和保密。2.在不影响档案安全和完整的前提下，充分发挥档案的利用价值，为卫生协管工作提供支持。（二）查阅程序1.本公司/组织内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅结束后，查阅人员应在档案查阅登记表上签字，注明查阅日期、查阅内容等。（三）借阅程序1.外单位人员因工作需要借阅档案，需持单位介绍信，填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经本公司/组织主管领导签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员对借阅申请表进行审核，收取一定的押金（根据档案的重要性和保密程度确定），并与借阅人员签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。3.借阅人员应按照协议规定的期限归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。（四）复制程序1.因工作需要复制档案，需填写档案复制申请表，注明复制目的、复制内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。2.档案管理人员根据复制申请表，对档案进行复制，并在复制件上加盖“复制件”章，注明复制日期、复制人等信息。3.复制档案的费用由申请复制部门承担，费用标准按照本公司/组织相关规定执行。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保管期限和利用价值，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.查阅档案目录，了解档案的基本内容和保管期限。2.审查档案的形成背景、历史价值、现实利用价值等。3.参考有关档案保管期限表和鉴定标准。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核，报本公司/组织主管领