卫生防疫物资采购制度

PAGE卫生防疫物资采购制度一、总则1.目的为加强公司卫生防疫物资的采购管理，规范采购流程，确保物资质量，保障公司员工的健康与安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部卫生防疫物资的采购活动，包括但不限于口罩、消毒液、洗手液、体温计等各类防疫物资。3.基本原则合规性原则：严格遵守国家相关法律法规和行业标准，确保采购活动合法合规。质量优先原则：优先采购质量可靠、符合防疫要求的物资，保障使用效果。成本效益原则：在保证物资质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督。二、采购计划与预算1.需求预测各部门应根据实际工作需要和员工数量，定期对卫生防疫物资的需求进行预测，并提交需求预测报告。人力资源部门应提供准确的员工人数信息，以便采购部门进行物资数量的估算。2.采购计划制定采购部门根据各部门的需求预测报告，结合库存情况，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、采购时间等详细信息，并报公司领导审批。3.预算编制财务部门根据采购计划，编制卫生防疫物资采购预算，明确各项物资的采购资金安排。采购预算应合理、准确，确保采购资金的充足供应。三、供应商管理1.供应商选择标准具有合法经营资质，生产或销售的卫生防疫物资符合国家相关标准和质量要求。具备良好的信誉和售后服务能力，能够及时响应公司的需求。价格合理，具有一定的市场竞争力。2.供应商筛选与评估采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录。对潜在供应商进行实地考察和评估，了解其生产能力、质量控制、信誉等情况。根据评估结果，选择合格的供应商，并与其签订合作协议。3.供应商管理与考核采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行跟踪和评估。对于表现优秀的供应商，给予优先合作和奖励；对于不符合要求的供应商，及时进行整改或淘汰。四、采购流程1.采购申请各部门根据实际需求，填写卫生防疫物资采购申请表，详细说明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，并提交部门负责人审批。部门负责人对采购申请进行审核，确认需求的合理性和必要性后，签字批准。2.采购审批采购申请表经部门负责人批准后，提交采购部门。采购部门根据采购计划和预算，对采购申请进行审核，如申请金额超出预算或不符合采购计划，应及时与申请部门沟通调整。采购申请经采购部门审核通过后，报公司领导审批。公司领导根据实际情况进行审批，批准后采购部门方可组织采购。3.采购实施采购部门根据审批后的采购申请，选择合适的供应商进行采购。与供应商签订采购合同，明确物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。采购人员应及时跟踪采购进度，确保物资按时、按质、按量供应。4.验收与入库物资到货后，采购部门通知质量检验部门进行验收。质量检验部门按照相关标准和合同要求，对物资的质量、规格、数量等进行检验。验收合格的物资，办理入库手续，填写入库单；验收不合格的物资，及时与供应商协商退换货等处理事宜。5.付款结算财务部门根据采购合同和入库单，审核采购款项。采购款项经审核无误后，按照合同约定的付款方式进行支付。五、采购合同管理1.合同签订采购部门在采购活动中，应与供应商签订书面采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等主要条款。2.合同执行与监督采购部门和相关部门应严格按照采购合同的约定执行，确保合同的有效履行。采购部门应定期对合同执行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。3.合同变更与解除在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同，采购部门应及时与供应商协商，并签订书面变更或解除协议。合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、双方的权利和义务等事项。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对卫生防疫物资采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应风险、合同风险等。分析风险发生的可能性和影响程度，制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施市场风险：关注市场动态，及时掌握物资价格波动情况；与多家供应商建立合作关系，分散采购渠道，降低价格风险。质量风险：加强对供应商的质量控制，严格验收物资质量；定期对采购物资进行抽检，确保物资质量符合要求。供应风险：与供应商保持密切沟通，建立应急供应机制；提前储备一定数量的常用防疫物资，应对突发供应中断情况。合同风险：签订详细、明确的采购合同，明确双方的权利和义务；加强合同执行过程的监督和管理，及时处理合同纠纷。七、信息管理与档案保存1.采购信息管理采购部门应建立卫生防疫物资采购信息管理系统，记录采购计划、采购申请、采购合同、验收记录、付款记录等相关信息。定期对采购信息进行整理和分析，为采购决策提供数据支持。2.档案保存采购部门应妥善保存采购活动中的各类文件和资料，包括采购申请表、采购合同、验收报告、发票等。档案保存期限应符合国家法律法规和公司相关规定，以便日后查阅和审计。八、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门定期对卫生防疫物资采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、物资质量等。各部门应积极配合内部审计部门的工作，提供相关资料和信息。2.违规处理对于违反本制度的采购行为，公司将视情节轻重