职业卫生档案借阅制度

PAGE职业卫生档案借阅制度一、总则1.目的为加强公司职业卫生档案的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在职业卫生管理工作中的作用，根据国家相关法律法规和行业标准，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门、各岗位人员因工作需要借阅职业卫生档案的情况。3.基本原则职业卫生档案借阅应遵循合法、合规、必要、安全的原则，严格履行借阅手续，确保档案的正确使用和妥善保管。二、职业卫生档案概述1.档案内容职业卫生档案是公司在职业卫生管理活动中形成的，反映公司职业卫生工作全过程的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。主要包括：建设项目职业卫生“三同时”档案，涵盖项目立项、设计、施工、验收等阶段的职业卫生相关资料。职业病危害因素检测与评价档案，包含定期检测报告、现状评价报告等。职业健康监护档案，记录员工的职业健康检查结果、职业病诊断与鉴定等信息。职业卫生管理制度档案，包括各项职业卫生管理制度、操作规程等。职业卫生培训档案，涉及培训计划、培训记录、考核资料等。职业卫生事故档案，如事故报告、调查处理资料等。其他与职业卫生管理相关的档案资料。2.档案管理职责公司安全管理部门负责职业卫生档案的统一管理，指定专人负责档案的收集、整理、归档、保管和借阅登记等工作。各部门应配合安全管理部门做好本部门职业卫生档案资料的收集、整理和移交工作，并指定专人负责与档案管理人员对接。档案管理人员应具备专业的档案管理知识和技能，熟悉职业卫生管理工作，确保档案管理工作的规范化和科学化。三、借阅申请与审批1.借阅申请因工作需要借阅职业卫生档案的人员，应填写《职业卫生档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、用途、借阅时间等信息。2.审批流程申请人所在部门负责人对申请进行初审，确认借阅用途合理、必要后签字批准。将申请表提交至公司安全管理部门负责人进行复审。安全管理部门负责人应根据档案的重要性、保密性以及申请人的工作需求等因素进行综合评估，决定是否批准借阅。经安全管理部门负责人批准后，申请表交至档案管理人员处办理借阅手续。四、借阅期限与归还1.借阅期限档案管理人员应根据档案的性质和借阅用途，合理确定借阅期限。一般情况下，短期借阅期限不得超过[X]个工作日；如需长期借阅，最长不得超过[X]个自然月。2.归还要求借阅人员应在规定的借阅期限届满前归还所借档案。如需延期借阅，应提前[X]个工作日向档案管理人员提出申请，经批准后方可延期。延期最长不得超过原借阅期限。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，检查档案是否有损坏、涂改等情况。如发现问题，应及时向借阅人员查明原因，并做好记录。五、借阅限制与保密规定1.借阅限制涉及公司商业秘密、个人隐私以及重要敏感信息的职业卫生档案，严格限制借阅范围，未经公司主要领导批准，不得借阅。档案原件一般不予外借，确因工作需要必须外借的，需经公司安全管理部门负责人和公司主要领导批准，并在借阅期限届满后及时归还。同一档案在同一时间内只能被一人借阅。如有多人需要借阅同一档案，应按照申请时间顺序依次安排借阅。2.保密规定借阅人员应对所借阅的职业卫生档案严格保密，不得泄露档案内容。严禁将档案转借他人或用于非工作目的。在借阅档案期间，借阅人员应妥善保管档案，不得擅自复制、摘抄、拍照、传播档案内容。如需复制档案，应按照公司相关规定办理审批手续。借阅人员在使用档案过程中，如发现档案存在安全隐患或可能影响公司利益的情况，应及时向档案管理人员报告，并采取相应措施。六、档案查阅与使用1.查阅要求借阅人员在档案管理人员的陪同下，在指定地点查阅档案。查阅时应保持安静，不得在档案上涂改、标记、污损。2.使用规范借阅人员应按照申请用途使用档案，不得擅自扩大使用范围。如需引用档案内容，应注明档案出处和页码。在使用档案过程中，借阅人员应做好记录，记录查阅时间、查阅内容、使用目的等信息。使用完毕后，应及时将档案归还档案管理人员。七、档案保管与维护1.保管环境职业卫生档案应存放在专门的档案柜中，确保档案存放环境干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗。档案柜应定期进行清洁和检查，防止档案受损。2.维护措施档案管理人员应定期对职业卫生档案进行整理和盘点，确保档案的分类准确、编号清晰、排列有序。如发现档案有破损、褪色、字迹模糊等情况，应及时进行修复或复制。同时，应建立档案电子备份系统，对重要的职业卫生档案进行电子备份，并定期进行数据维护和更新，确保电子档案的安全性和完整性。八、监督与检查1.内部监督公司安全管理部门负责对职业卫生档案借阅制度的执行情况进行日常监督检查。定期检查档案借阅记录、归还情况、档案保管状况等，发现问题及时督促整改。2.违规处理对于违反本制度规定借阅职业卫生档案的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，给予批评教育，责令限期改正；情节严重的，将依据公司相关规定给予警告、罚款、辞退等处理，并依法追究相关人员的责任。如因借阅人员的违规行