卫生耗材采购计划制度

PAGE卫生耗材采购计划制度一、总则（一）目的为加强公司卫生耗材采购管理，规范采购流程，确保采购工作的科学性、合理性、规范性，保障公司医疗、生产等工作的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及卫生耗材采购的部门和项目。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先采购质量可靠、符合行业标准的卫生耗材，保障使用安全。3.成本效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。4.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受相关部门和人员的监督。二、采购计划的制定（一）需求预测1.各使用部门应定期对卫生耗材的使用情况进行统计分析，结合业务发展规划、历史使用数据、设备运行状况等因素，预测未来一定时期内卫生耗材的需求数量和种类。2.对于季节性、突发性或临时性的卫生耗材需求，使用部门应及时向采购部门通报，以便采购部门合理安排采购计划。（二）计划编制1.采购部门根据各使用部门提交的需求预测信息，结合库存状况，编制卫生耗材采购计划。采购计划应明确采购的品种、规格、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划应按照年度、季度和月度进行编制。年度采购计划应于每年年底前完成，作为全年采购工作的总体指导；季度采购计划应在每季度末前完成，对下一季度的采购工作进行细化安排；月度采购计划应在每月末前完成，作为当月采购的具体执行依据。3.在编制采购计划时，采购部门应充分考虑市场供应情况、价格波动趋势等因素，合理安排采购数量和时间，避免因采购不足或过剩导致的工作延误或资源浪费。（三）计划审批1.采购计划编制完成后，应提交相关部门进行审批。审批流程如下：采购部门负责人初审，对采购计划的合理性、准确性进行审核，并签署意见。财务部门审核采购计划的资金预算安排，确保采购资金的合理性和可行性，并签署意见。分管领导终审，对采购计划进行全面审查，做出最终审批决定。2.经审批通过的采购计划应严格按照计划执行。如因特殊情况需要调整采购计划，应重新履行审批手续。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立合格供应商名录，选择具有良好信誉、生产能力和质量保证体系的供应商作为合作伙伴。2.供应商的选择应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价、邀请招标等方式进行。在选择过程中，应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素。3.对于新的供应商，采购部门应进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理水平、技术能力等情况，并要求供应商提供相关资质证明文件，如营业执照、生产许可证、产品注册证、质量检验报告等。（二）供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。评估周期为每年一次。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。采购部门应根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商及时进行淘汰。（三）供应商合作1.采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同内容应包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.在合作过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解产品供应情况、质量状况等信息。对于供应商提出涉及合同变更的要求，应按照合同约定的程序进行处理。四、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据实际需求，填写卫生耗材采购申请表。采购申请表应注明采购的品种、规格、数量、用途等信息，并由部门负责人签字确认。2.采购申请表应提交给采购部门，采购部门根据采购计划和库存情况进行审核。如库存能够满足需求，应告知使用部门优先使用库存；如库存不足且符合采购计划，采购部门应受理采购申请，并安排采购工作。（二）采购实施1.采购部门根据审批通过的采购申请，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等。招标采购：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的卫生耗材。采购部门应按照相关法律法规和公司规定，组织招标活动，发布招标公告，邀请潜在供应商投标，并按照评标标准进行评标，确定中标供应商。询价采购：适用于采购金额较小、技术规格简单、市场货源充足的卫生耗材。采购部门应向多家供应商发出询价函，要求供应商报价，并根据报价情况选择合适的供应商进行采购。竞争性谈判：适用于采购项目具有一定的特殊性，或者采用招标方式所需时间不能满足项目紧急需求的卫生耗材。采购部门应与不少于三家的供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的卫生耗材。采购部门应按照相关规定，履行单一来源采购审批手续后进行采购。2.在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，跟踪采购进度，确保按时、按质、按量完成采购任务。如遇特殊情况需要变更采购合同，采购人员应及时向采购部门负责人报告，并按照规定程序进行处理。（三）验收与入库1.卫生耗材到货后，采购部门应及时通知质量检验部门进行验收。质量检验部门应按照相关标准和合同要求，对卫生耗材的质量、规格、数量等进行检验。对于验收合格的卫生耗材，质量检验部门应出具验收报告，并在验收报告上签字确认。采购部门凭验收报告办理入库手续，将卫生耗材存入仓库。对于验收不合格的卫生耗材，质量检验部门应出具不合格报告，并及时通知采购部门与供应商协商处理。采购部门应要求供应商采取补货、换货、退货等措施，确保公司利益不受损失。2.仓库管理人员应根据验收报告和入库单，对卫生耗材进行入库登记，建立库存台账，记录卫生耗材的名称、规格、数量、入库时间等信息。库存台账应定期与财务部门进行核对，确保账实相符。（四）付款结算1.采购部门应在收到质量检验部门出具的验收报告后，按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款结算手续。2.付款结算时，采购部门应填写付款申请单，附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，提交财务部门审核。财务部门审核无误后，按照公司财务制度办理付款手续。3.对于因质量问题、交货期延误等原因需要扣除供应商货款的情况，采购部门应提供相关证明材料，经财务部门审核后，在付款结算时进行相应扣除。五、库存管理（一）库存盘点1.仓库管理人员应定期对卫生耗材进行库存盘点，确保账实相符。库存盘点周期为每月一次。2.库存盘点应采用实地盘点的方式，对库存卫生耗材的数量、规格、质量等进行逐一核对。盘点结束后，仓库管理人员应填写库存盘点表，记录盘点结果。3.如发现库存账实不符，仓库管理人员应及时查明原因，并编制库存差异报告。库存差异报告应包括差异金额、差异原因分析、处理建议等内容，提交采购部门和财务部门进行审核。采购部门和财务部门应根据库存差异报告，采取相应的措施进行处理。（二）库存控制1.采购部门应根据卫生耗材的使用情况、市场供应情况等因素，合理确定库存水平，制定库存控制指标。库存控制指标应包括最高库存、最低库存、安全库存等。2.仓库管理人员应按照库存控制指标，对卫生耗材进行库存管理。当库存数量达到最高库存时，应停止采购；当库存数量低于最低库存时，应及时通知采购部门进行补货；当库存数量处于安全库存范围内时，应保持合理的库存水平。3.对于长期积压、过期失效、损坏变质等无法使用的卫生耗材，仓库管理人员应及时清理，并填写库存清理报告。库存清理报告应包括清理原因、清理时间、清理数量等内容，提交采购部门和财务部门进行审核。采购部门和财务部门应根据库存清理报告，进行相应的账务处理。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对卫生耗材采购计划制度的执行情况进行审计监督，检查采购计划的编制、审批、执行情况，供应商管理、采购流程、库存管理等环节是否合规有效。2.审计部门应根据审计结果，出具审计报告，提出改进意见和建议。对于发现的违规行为，应及时进行纠正，并追