教育培训机构财务结算操作规范

教育培训机构财务结算操作规范一、总则（一）目的与依据为规范本机构财务结算行为，加强财务管理，确保资金安全与高效运作，保障学员、教职工及机构的合法权益，依据国家相关财经法律法规及本机构内部管理制度，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于本机构所有与教学服务相关的收费、退费、薪酬发放、成本支出等财务结算活动。机构内各部门及全体员工均须严格遵守本规范。（三）基本原则财务结算工作应遵循“合法合规、准确及时、权责清晰、内控严密”的原则。确保每一笔结算业务都有章可循、有据可查，杜绝任何形式的违规操作。二、结算岗位设置与职责（一）岗位设置根据机构规模及业务需求，财务部门应设置相应的结算岗位，如收费岗、审核岗、薪酬核算岗、账务处理岗等，明确各岗位职责权限，形成有效制衡。（二）主要职责1.收费岗：负责学员学费及其他相关费用的收取、开票，确保收款金额准确无误，及时将款项缴存指定账户。2.审核岗：对各项收支凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，对结算数据进行复核。3.薪酬核算岗：负责教职工课时费、工资、奖金等薪酬的准确核算与数据提交。4.账务处理岗：根据审核无误的凭证进行账务处理，登记相关账簿，确保账实相符、账证相符。三、收入结算管理（一）收费标准与公示1.各类课程收费标准由市场部或教学部根据成本核算及市场情况拟定，报管理层审批后执行。2.收费标准应在机构显著位置（如前台、官网）进行公示，做到公开透明，接受学员监督。（二）报名与收费流程1.学员报名时，由咨询顾问或教务人员引导填写报名表，确认课程信息及收费金额。2.收费人员根据确认的课程信息，准确计算应收费用，向学员出示费用明细。3.学员可通过现金、银行转账、移动支付等方式缴纳费用。采用现金方式的，收费人员须当面点清，并于当日缴存银行。4.收取款项后，收费人员应立即为学员开具符合规定的票据，并在学员档案中记录收费情况。5.所有收费信息须及时录入机构管理系统，确保系统数据与实际收款一致。（三）预收款与定金管理1.学员缴纳的定金或预付款，应单独核算，注明用途。2.学员正式报名后，定金可转为学费。若学员因故无法报名，按机构定金退还政策执行，并履行相应审批手续。（四）票据管理1.财务部门负责票据的购买、保管、领用、核销等工作，建立票据台账。2.开具票据时，须按号码顺序填开，内容完整、字迹清晰，不得涂改、虚开。3.作废票据应全联留存，并注明“作废”字样，妥善保管，不得随意丢弃。四、成本与费用结算管理（一）课时费结算1.课时数据采集：教务部门应在每节课后，由授课教师和学员（或其监护人）签字确认课时，形成《课时确认单》，并及时提交至财务部门。2.薪酬标准：教师课时费标准根据其级别、课程类型等因素确定，并存档备查。3.核算与审批：财务部门（薪酬核算岗）根据《课时确认单》及既定标准，按月核算教师课时费，编制《课时费结算表》，经相关负责人审批后，作为薪酬发放依据。4.发放：审批通过的课时费，与工资一同或单独按时发放至教师个人账户。（二）采购与费用报销1.采购流程：办公用品、教材、教学设备等物资采购，应遵循“申请-审批-采购-验收-付款”的流程。大额采购应进行比价或招标。2.报销要求：*员工因公发生的费用，应取得合法、合规的原始凭证（如发票、行程单等）。*原始凭证须注明事由、日期、金额、经办人等信息，并按规定粘贴。*报销人填写《费用报销单》，经部门负责人审核、财务部门复核、管理层审批后办理付款。3.付款方式：原则上采用银行转账方式支付，减少现金支付。对符合条件的供应商，可定期结算。（三）其他运营成本房租、水电、物业费等固定成本支出，由财务部门根据合同约定及实际发生额，按时办理结算与支付。五、退费结算管理（一）退费条件与标准1.学员因特殊原因确需退费的，应提交书面退费申请，并附相关证明材料（如医疗证明、转学证明等）。2.退费标准应在学员报名时明确告知，或在机构公开的《学员须知》中列明。一般应根据已上课时、剩余课时、教材消耗等情况，按比例或约定金额计算应退费用。（二）退费审批流程1.学员提交退费申请后，由班主任或教务人员核实情况，签署意见。2.申请材料报部门负责人审核，财务部门复核退费金额。3.重大或特殊情况的退费，须报请机构负责人审批。（三）退费支付1.退费审批通过后，财务部门应在约定时限内（如审批通过后X个工作日内）将款项退还给学员。2.退费原则上退回原缴费账户。若学员要求现金退款，须本人持有效身份证件办理，并签字确认。3.完成退费后，应及时更新学员档案及管理系统信息，并收回或作废原开具的相关票据（如需）。六、票据管理与账务处理（一）原始凭证审核财务人员对所有用于结算的原始凭证（如发票、收据、支付凭证、课时单等）的真实性、合法性、完整性进行严格审核。对不符合要求的凭证，应退回并要求补充或更正。（二）账务处理规范1.根据审核无误的原始凭证，按照会计制度规定及时填制记账凭证。2.记账凭证应要素齐全、摘要清晰、借贷平衡，并附有原始凭证。3.按照会计核算要求，准确登记总账和明细账，做到日清月结。（三）对账管理1.账实核对：定期核对现金日记账与库存现金，银行存款日记账与银行对账单，确保账实相符。对未达账项，应及时编制银行存款余额调节表。2.账账核对：核对总账与明细账、明细账与辅助账，确保账账相符。3.账证核对：核对账簿记录与记账凭证及原始凭证，确保账证相符。七、内部监督与风险控制（一）日常监督检查财务部门应定期对结算业务进行自查，重点检查收费标准执行、票据使用、款项缴存、退费审批等环节是否符合本规范要求。（二）定期审计机构可根据需要，聘请内部或外部审计人员对财务结算工作进行审计，发现问题及时整改。（三）风险防范1.严格执行不相容岗位分离制度，如收费与审核岗位分离，开票与收款岗位分离等。2.加强对现金及银行存款的管理，确保资金安全。3.对结算过程中出现的异常情况