采购订单与供应商管理全流程控制表

采购订单与供应商管理全流程控制工具指南一、适用范围与应用场景本工具适用于各类企业（尤其是制造业、零售业、服务业等需频繁开展采购活动的组织）的采购部门，旨在规范供应商准入、采购订单、执行跟踪、到货验收、结算付款及供应商绩效评估的全流程管理。通过结构化表单与标准化操作，帮助企业实现采购过程透明化、风险可控化、效率最优化，同时为供应商分级管理及采购决策提供数据支持。特别适用于多品类、多供应商的复杂采购场景，或新成立采购团队需快速建立管理流程的情况。二、全流程操作步骤详解步骤一：供应商准入与基础信息建档目标：筛选合格供应商，建立动态供应商资源库。操作内容：供应商寻源：通过市场调研、行业推荐、主动对接等方式收集潜在供应商信息，初步筛选具备资质与供应能力的候选对象。资质审核：要求供应商提供营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、生产许可证等）、产品检验报告、过往合作案例（如有）等文件，采购部门联合质量、法务部门审核资质真实性与有效性。现场考察（可选）：对关键物料或战略供应商进行现场评估，重点关注生产环境、工艺流程、质量控制体系、交付能力等。评审与建档：组织跨部门（采购、质量、技术、财务）评审会议，确定合格供应商名单，在《供应商基本信息与资质表》中登记供应商名称、联系人、联系方式、主营产品、资质有效期、合作条款等基础信息，并分配唯一供应商编码。责任人：采购经理、采购专员、质量工程师、法务专员输出物：《供应商基本信息与资质表》（含资质附件扫描件）步骤二：采购订单创建与审批目标：根据需求准确订单，保证订单内容合规、预算可控。操作内容：需求确认：接收需求部门（如生产部、销售部）的《采购申请单》，明确物料名称、规格型号、数量、交付日期、质量要求、预算金额等信息，与需求部门负责人确认细节。订单：在ERP系统或线下模板中创建《采购订单》，填写订单编号（含年份、供应商缩写、流水号）、供应商名称、物料信息（名称/规格/编码/单位）、数量、单价、总金额、交付地址、交付时间、质量标准、付款条款、违约责任等关键内容，保证与采购申请及合同条款一致。多级审批：按企业权限设置提交审批，一般流程为：采购专员发起→采购经理审核（确认价格、交期）→财务部审核（确认预算、付款条件）→需求部门负责人确认→总经理/分管副总审批（大额订单或关键物料）。审批通过后，盖章生效并同步发送供应商。责任人：采购专员、采购经理、财务部、需求部门负责人、总经理输出物：《采购申请单》《采购订单》（审批版+供应商联）步骤三：订单执行过程跟踪目标：监控订单进度，及时发觉并解决异常，保证按期交付。操作内容：进度跟踪：采购专员通过ERP系统、供应商定期反馈（如周报/日报）或主动沟通，跟踪订单生产/备货状态，重点关注关键节点（如原材料采购、生产排期、发货准备）。异常处理：若出现延迟交付、质量波动、数量变更等异常，采购专员需第一时间与供应商沟通原因，协调解决方案（如调整交期、加急生产、补发货物），并评估对生产/销售的影响，同步告知需求部门及上级领导，在《订单执行跟踪表》中记录异常情况、处理措施及结果。沟通记录：每周与供应商召开进度沟通会（或线上同步），形成会议纪要，保证双方信息对称，重大事项需邮件或书面确认。责任人：采购专员、采购经理、需求部门输出物：《订单执行跟踪表》《进度沟通会议纪要》步骤四：到货验收与入库目标：核对订单执行结果，保证物料数量、质量符合要求。操作内容到货通知：供应商发货后，提供《发货清单》（含订单号、物料信息、数量、物流单号），采购专员提前通知仓库及质量部准备验收。数量验收：仓库根据《采购订单》核对到货物料名称、规格、数量是否与清单一致，清点无误后签收；若数量不符，当场记录差异并拍照留存，及时反馈采购专员与供应商。质量验收：质量部按《采购订单》约定的质量标准（如国标、行企标、图纸要求）进行检验，填写《到货验收单》，注明“合格”“让步接收”“不合格”等结论；不合格物料需隔离存放，采购专员协调供应商退/换货，并记录处理结果。入库登记：验收合格的物料，仓库办理入库手续，更新库存台账，将《到货验收单》（仓库联、质量联、采购联）分送相关部门，采购专员在ERP系统中确认入库。责任人：仓库管理员、质量工程师、采购专员输出物：《发货清单》《到货验收单》《库存台账》步骤五：结算与付款目标：依据合同与验收结果完成财务结算，维护合作关系。操作内容：对账：采购专员每月与供应商核对《送货单》《验收单》《发票》，确认应付金额、开票信息（物料名称、金额、税率等），《供应商对账单》双方签字确认。发票审核：财务部收到供应商开具的合规发票后，核对发票信息与对账单、订单、验收单是否一致（“三单匹配”），无误后录入财务系统。付款审批：财务部根据合同约定的付款周期（如预付款、到货款、质保金），提交《付款申请单》，附发票、验收单、对账单等凭证，按审批流程（财务经理→总经理→出纳）办理付款。付款登记：出纳完成付款后，更新《供应商付款台账》，记录付款日期、金额、方式，并将付款凭证复印件交采购专员归档。责任人：采购专员、财务部、出纳输出物：《供应商对账单》《付款申请单》《供应商付款台账》步骤六：供应商绩效评估与分级管理目标：量化供应商表现，优化供应商结构，激励持续改进。操作内容：数据收集：每季度/半年，采购专员汇总供应商的交付准时率、质量合格率、问题响应速度、价格竞争力、配合度等数据（参考《订单执行跟踪表》《到货验收单》《付款记录》等）。指标评分：制定《供应商绩效评估表》，设定各维度权重（如质量40%、交付30%、价格20%、服务10%），由采购、质量、需求部门共同打分，计算总分。等级划分：根据总分将供应商分为A（优秀）、B（良好）、C（合格）、D（待改进）四级，形成《供应商绩效评估报告》。结果应用：对A级供应商加大订单份额、优先考虑长期合作；对B/C级供应商保持关注，提出改进建议；对D级供应商限期整改，整改无效则暂停合作。评估结果需与供应商沟通，确认签字后存档，作为下一年度供应商准入的重要依据。责任人：采购经理、质量部、需求部门、供应商输出物：《供应商绩效评估表》《供应商绩效评估报告》三、核心模板表格设计表1：供应商基本信息与资质表序号供应商名称统一社会信用代码联系人联系方式主营产品/服务资质类型（如ISO9001）资质编号有效期评审结论（合格/不合格）供应商编码归档日期1*科技有限公司9111*经理电子元器件ISO9001:2015562025-12-31合格GYS20240012024-03-152*YY实业有限公司91315678*主管139包装材料食品接触材料认证7890122024-08-31合格GYS20240022024-04-20表2：采购订单审批表订单编号GYS2024001-001供应商名称*科技有限公司订单日期2024-05-10序号物料编码物料名称规格型号单位订单数量1A001001电阻器5%1/4W10KΩ个100002B002002电容器50V10uF±5%个5000合计总金额3000.00元预算金额3500.00元预算差异-500.00元（节约）采购意见价格符合市场行情，交期满足生产需求，同意采购。采购专员：*某日期：2024-05-10采购经理审核已审核价格与交期，符合采购策略。采购经理：*某日期：2024-05-11财务部审核预算内，付款条款（月结60天）合规。财务经理：*某日期：2024-05-12需求部门确认物料信息与生产需求一致，确认接收。需求部门负责人：*某日期：2024-05-12总经理审批同意。总经理：*某日期：2024-05-13表3：订单执行跟踪表订单编号GYS2024001-001关键节点计划时间实际时间状态（正常/延迟/异常）负责人异常记录（如有）处理措施生产备货订单确认后3天内2024-05-112024-05-10正常采购专员：*某—原材料采购2024-05-152024-05-14正常供应商生产主管：*某—首件检验2024-05-202024-05-20正常质量工程师：*某—批量生产2024-05-21-05-242024-05-21-05-24正常供应商生产主管：*某—发货准备2024-05-252024-05-25正常采购专员：*某—物流在途2024-05-26-05-28—正常物流跟踪员：*某—表4：到货验收单验收单编号YS2024001-001采购订单编号GYS2024001-001供应商名称*科技有限公司到货日期2024-05-28序号物料编码物料名称规格型号单位应收数量实收数量验收结果（合格/不合格/让步接收）1A001001电阻器5%1/4W10KΩ个1000010000合格2B002002电容器50V10uF±5%个50005000合格备注1.抽检比例10%，外观及电功能测试均符合标准；2.无包装破损，物料标识清晰。仓库确认数量无误，办理入库。仓管员：*某日期：2024-05-29质量部确认验收结论：合格。质量负责人：*某日期：2024-05-29表5：供应商季度绩效评估表供应商名称*科技有限公司评估周期2024年Q2评估部门采购部、质量部、生产部评估维度评估指标权重（%）得分（100分制）加权得分具体情况说明质量表现来料批次合格率409538本季度共交付3批次，合格率100%，无重大质量问题交付表现准时交付率3090271批次延迟1天（供应商原因），已协调解决价格水平同比价格降幅208517较上季度下降3%，低于市场平均水平服务配合问题响应速度10989.8异常问题2小时内响应，24小时内提出方案总分—100—91.8等级评定改进建议保持现有质量与交付水平，争取价格进一步优化供应商签字*某（供应商负责人）日期：2024-07-05采购部确认已与供应商沟通改进方向，将持续跟踪。采购经理：*某日期：2024-07-08四、关键控制点与注意事项资质审核不可松懈：供应商准入前必须核实资质文件原件（或加盖公章的复印件），重点关注资质有效期与经营范围，避免无证或超范围供应；对食品、医疗器械等特殊行业，需核查行业特定许可。审批流程严格执行：采购订单需按权限逐级审批，杜绝“先斩后奏”；大额订单或关键物料需增加法务部审核，保证合同条款与订单内容一致，规避法律风险。数据记录及时完整：各环节表单需在操作完成后24小时内填写，保证数据真实、可追溯；异常情况需记录具体原因、处理责任人及结果，避免“口头沟通无凭证”。异常处理快速响应：到货数