采购与供应商管理流程标准模板

采购与供应商管理流程标准模板一、适用范围与典型场景常规采购：生产原材料、办公耗材、设备配件等重复性物资的采购；项目采购：新项目建设、设备升级、服务外包等一次性或阶段性采购；新供应商引入：首次合作供应商的资质审核、评估与准入；现有供应商优化：年度供应商绩效评估、分级管理及淘汰机制执行；紧急采购：因生产突发状况、市场供应短缺等需快速响应的采购需求。二、流程步骤详解（一）需求识别与提报操作内容：需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确物资/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期、预算金额等核心信息；需求部门负责人对需求的合理性（如必要性、数量准确性）进行审核；涉及固定资产、大额采购（具体金额标准由企业自行定义）的，需提交财务部复核预算。责任部门：需求部门、财务部输出成果：《采购需求申请表》（经审批版）（二）采购计划编制操作内容：采购部根据审批通过的《采购需求申请表》，汇总各部门需求，编制《月度/季度采购计划》，明确采购品类、时间节点、资金计划等；采购计划需与生产计划、库存数据（如适用）匹配，避免重复采购或过量采购；采购计划提交采购负责人及分管总经理审批。责任部门：采购部、财务部输出成果：《采购计划审批表》（三）供应商寻源与筛选操作内容：寻源：采购部通过公开招标、邀请招标、询价比价、行业推荐、自主寻源等方式，初步筛选潜在供应商；资质审核：对潜在供应商进行资质核验，要求提供营业执照、相关行业资质（如ISO认证、3C认证等）、生产/经营许可证、过往合作案例（如适用）等资料，填写《供应商资质审核表》；初步评估：从企业规模、生产能力、供货周期、质量体系、价格水平、行业口碑等维度进行评分，筛选出3-5家候选供应商。责任部门：采购部、质量管理部（如适用）输出成果：《潜在供应商名录》《供应商资质审核表》（四）询价与比价操作内容：向候选供应商发出《询价单》，明确物资/服务规格、数量、交付要求、付款方式、报价截止时间等；收集供应商报价后，组织比价小组（含采购、财务、需求部门代表）进行综合评估，不仅对比价格，还需对比质量、交期、服务等因素；形成《比价分析报告》，明确推荐供应商及理由，提交审批。责任部门：采购部、财务部、需求部门输出成果：《询价单》《比价分析报告》（五）合同谈判与签订操作内容：采购部与推荐供应商就合同条款（如价格、质量标准、交付时间、违约责任、知识产权、保密协议等）进行谈判；谈判达成一致后，由法务部（或指定负责人）审核合同条款的合规性、严谨性，形成《合同评审表》；合同经双方授权代表签字、盖章后生效，采购部将合同副本分发至需求、财务、仓储等相关部门。责任部门：采购部、法务部、财务部输出成果：《采购合同》《合同评审表》（六）订单执行与跟踪操作内容：采购部根据合同签订结果，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、物资/服务详情、交付地址、联系人等信息；供应商确认订单后，采购部建立《订单跟踪表》，定期跟进生产/备货进度，保证按期交付；若出现延期、规格变更等异常情况，采购部需及时与供应商沟通，协调解决方案，并同步告知需求部门。责任部门：采购部输出成果：《采购订单》《订单跟踪表》（七）到货验收与入库操作内容：供应商按订单交付物资/服务后，需求部门与仓储部共同进行到货验收：数量验收：核对实物数量与订单是否一致；质量验收：根据合同约定的质量标准（如抽检比例、检测方法）进行检验，必要时邀请质量管理部参与；资料验收：核对供应商提供的合格证、检测报告、发货清单等资料是否齐全。验收合格后，填写《到货验收单》，需求部门、仓储部、供应商（如现场）签字确认；验收不合格的，填写《不合格品处理单》，启动退换货或索赔流程。责任部门：需求部门、仓储部、质量管理部输出成果：《到货验收单》《不合格品处理单》（如适用）（八）付款结算操作内容：采购部收集《采购合同》《到货验收单》《供应商发票》等资料，核对无误后填写《付款申请单》；财务部审核付款申请单的合规性（如发票真伪、金额匹配、付款条件是否达成）；按企业财务审批流程完成付款，并将付款凭证同步至供应商。责任部门：采购部、财务部输出成果：《付款申请单》《付款凭证》（九）供应商绩效评估操作内容：采购部每年度（或每季度）组织对合作供应商进行绩效评估，评估指标包括：质量指标：批次合格率、退货率、质量问题响应速度；交付指标：准时交付率、订单完成率、紧急订单响应能力；服务指标：沟通效率、问题解决满意度、配合度；价格指标：价格稳定性、性价比、降本贡献。采用《供应商绩效评估表》进行量化评分，结合定性评价，将供应商分为A（优秀）、B（良好）、C（合格）、D（待改进）四级；评估结果经采购负责人及分管总经理审批后，反馈至供应商，并作为后续合作（如订单分配、续约）的重要依据。责任部门：采购部、需求部门、质量管理部输出成果：《供应商绩效评估表》《供应商分级结果通知》（十）档案归档操作内容：采购部负责将采购全流程资料（含需求申请、计划、合同、订单、验收单、付款凭证、评估报告等）整理归档，保证资料完整、可追溯；档案保存期限不少于合同终止后3年（或按企业档案管理规定执行）；电子档案需定期备份，防止丢失。责任部门：采购部、行政部（如适用）输出成果：《采购档案清单》三、核心工具表单（一）采购需求申请表序号物资/服务名称规格型号单位需求数量用途说明期望交付日期预算金额（元）需求部门申请人日期审批人1（二）供应商资质审核表供应商名称统一社会信用代码成立时间注册资本主营业务联系人联系方式营业执照编号行业资质（如ISO9001）过往合作案例审核结论（通过/不通过）审核人日期（三）比价分析报告采购需求编号物资/服务名称需求数量供应商A供应商B供应商C综合评分（价格40%+质量30%+交期20%+服务10%）推荐供应商理由说明审批人日期（四）采购合同（模板节选）合同编号：_________签订日期：_________甲方（采购方）：_________乙方（供应商）：_________标的物：名称_________、规格型号_________、数量_________、单价_________、总价_________质量标准：_________（如：符合国家GB标准/行业标准/双方封样标准）交付时间：_________；交付地点：_________付款方式：_________（如：预付30%到货付60%质保金10%）违约责任：_________（如：逾期交付每日按合同总额0.5%违约金；质量不符无条件退换）（五）到货验收单订单编号物资名称规格型号应收数量实收数量验收结果（合格/不合格）不合格说明验收人日期供应商签字（六）供应商绩效评估表供应商名称合作周期评估周期质量指标（30分）交付指标（30分）服务指标（20分）价格指标（20分）总分等级改进建议四、关键控制要点（一）需求管理需求部门需保证采购需求的真实性与必要性，避免“为采购而采购”；大额或关键物资采购需附《需求可行性分析报告》（如涉及技术参数，需技术部门确认）。（二）供应商管理供应商资质审核需坚持“三证齐全”（营业执照、相关行业资质、生产/经营许可证），必要时可实地考察；新供应商引入需经过“试用-评估-准入”流程，试用期一般不超过3个月。（三）合同与风险控制合同条款需明确双方权利义务，特别是质量标准、交付时间、违约责任等关键条款，避免模糊表述；涉及知识产权、保密协议等特殊条款，需法