公路工程竣工文件归档管理指南

公路工程竣工文件归档管理指南前言公路工程竣工文件是公路建设项目从立项、勘察设计、施工、监理到竣工验收全过程的真实记录，是工程建设成果的集中体现，也是工程投用后运营管理、养护维修、改扩建以及审计监督、历史追溯的重要依据。其归档管理工作的专业性、严谨性与系统性，直接关系到文件的保存价值与利用效率。本指南旨在结合公路工程特点，梳理竣工文件归档管理的关键环节与核心要求，为相关从业人员提供一套具有实操性的工作指引，以期推动公路工程竣工文件管理工作的规范化与精细化。一、竣工文件归档的基本原则竣工文件的归档管理，应始终遵循以下基本原则，确保其在漫长的保管与使用周期中发挥应有作用。（一）真实性与准确性原则竣工文件必须如实反映工程建设的实际情况，数据准确无误，图物相符，严禁虚构、篡改或伪造。这是归档文件的生命线，任何脱离实际的记录都将失去其存在的意义。（二）完整性与系统性原则归档文件应全面覆盖工程建设的各个阶段和各个方面，从项目建议书、可行性研究报告，到设计文件、施工记录、监理报告，再到竣工验收报告等，形成一个有机联系的整体，确保工程建设过程的可追溯性。（三）规范性与标准化原则文件的形成、积累、整理、组卷、编目等各项工作，均应符合国家及行业相关标准规范的要求，做到格式统一、用语规范、手续完备，以保证文件的质量和通用性。（四）及时性与全程性原则文件的收集与整理工作应贯穿于工程建设的始终，从项目伊始便应明确责任，及时收集、规范整理，避免工程结束后突击补制，确保文件的原始性和连续性。二、竣工文件的收集范围与责任主体明确竣工文件的收集范围和各参与方的责任，是做好归档工作的前提。（一）收集范围公路工程竣工文件的收集范围广泛，主要包括但不限于以下几类：1.综合管理文件：项目立项、审批、招投标、合同、组织机构、会议纪要等文件。2.勘察设计文件：工程地质勘察报告、初步设计、技术设计、施工图设计及其审查意见、批复文件等。3.施工文件：施工组织设计、开工报告、测量放样记录、原材料试验报告、施工日志、隐蔽工程检查记录、分部分项工程检验评定资料、质量事故处理报告、施工总结等。4.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理日志、监理通知单、监理报告、质量评估报告等。5.设备文件：外购设备的产品合格证、说明书、安装调试记录等。6.财务文件：工程概预算、决算报告、工程款支付凭证等（按财务档案管理规定整理归档）。7.竣工验收文件：竣工验收申请报告、验收组名单、验收方案、验收会议纪要、专家意见、竣工验收鉴定书等。8.其他文件：与工程建设相关的重要协议、补充协议、工程照片、录像资料等。（二）责任主体竣工文件的形成与归档是一项系统工程，需要各参建单位协同配合：1.建设单位：是竣工文件归档的总负责单位，负责组织、协调、指导和监督各参建单位的文件收集、整理和归档工作，并最终向档案管理部门移交完整、规范的竣工档案。2.勘察设计单位：负责提交完整、准确的勘察设计文件及其相关审批文件。3.施工单位：是施工阶段文件形成与收集的主要责任单位，需按合同要求和规范标准，负责施工过程中各类文件的及时形成、收集、整理、组卷，并对其真实性、完整性和规范性负责。4.监理单位：负责监理文件的形成、收集、整理，并对施工单位提交的竣工文件进行审核，签署监理意见。各单位应明确分管领导和专职（或兼职）档案管理人员，确保责任落实到人。三、竣工文件的形成与积累竣工文件的质量始于其形成阶段，规范文件的产生过程至关重要。（一）文件形成的规范性要求1.格式统一：各类文件应使用规定的表格样式，若无可依据的标准表格，可由建设单位组织制定统一格式。文件用纸规格一般采用A4幅面。2.内容真实准确：文件内容必须与工程实际情况相符，数据清晰，结论明确。原始记录应在现场及时填写，不得事后追忆补记。3.签署完备：文件的编制、审核、批准等签署手续应齐全，签字应清晰可辨，并注明日期。多人签署时，应按职级顺序排列。4.字迹清晰耐久：文件应使用不易褪色的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水或激光打印。不得使用铅笔、圆珠笔（易褪色型）或纯蓝墨水等。（二）文件积累的及时性与连续性各单位应建立健全文件积累制度，将文件收集整理工作融入日常管理流程。施工日志、检验批记录、测量记录等应随工程进度同步形成，做到日清月结。对于隐蔽工程等关键环节的验收记录，应在验收合格后立即形成并各方签字确认。文件积累应保持连续性，不得出现断档、遗漏。四、竣工文件的整理与组卷文件的整理组卷是将零散文件系统化、条理化的过程，是归档工作的核心环节。（一）整理原则整理组卷应遵循文件的自然形成规律和内在联系，保持卷内文件的有机联系，便于查阅和利用。（二）组卷方法与要求1.划分阶段：一般可按项目前期文件、勘察设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等阶段划分。施工文件还可按单位工程、分部工程、分项工程或专业（如道路、桥梁、隧道、交通安全设施、机电工程等）进行划分。2.确定案卷：在阶段或专业划分的基础上，将内容联系紧密的文件组成一卷或多卷。卷内文件不宜过厚，一般不超过规定厚度（如40mm）。3.卷内文件排列：卷内文件一般按事项、时间或重要程度排列。批复性文件在前，请示性文件在后；结论性文件在前，依据性文件在后；图纸按图号顺序排列。4.编写页码：卷内文件应在有文字或图表的页面编写页码，页码位置通常在文件右下角（双面印刷的背面为左下角）。空白页不编页码。5.填写卷内目录与备考表：卷内目录置于卷首，列明卷内文件的序号、文号、责任者、文件题名、日期、页号等。备考表置于卷末，注明卷内文件的总件数、总页数，以及文件的缺损、修改、补充等情况，并由立卷人、审核人签字。（三）案卷封面与脊背的编制1.案卷封面：应包含工程名称、合同段（或单位工程名称）、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等信息。案卷题名应简明扼要，准确反映卷内文件的内容。2.案卷脊背：应标明工程名称、案卷号、案卷题名（或简称）等，以便于案卷立放时检索。（四）编制总目录与案卷目录所有案卷整理完毕后，应编制竣工文件总目录和案卷目录，列出全部案卷的序号、案卷号、案卷题名、页数、保管期限等信息，方便查阅和管理。五、竣工文件的审核与验收竣工文件在正式归档前，必须经过严格的审核与验收，确保其符合归档要求。（一）施工单位自审施工单位在完成竣工文件整理组卷后，应首先进行内部审核，由项目技术负责人组织相关人员对文件的完整性、真实性、规范性进行全面自查，合格后签署意见，报请监理单位审核。（二）监理单位审核监理单位收到施工单位提交的竣工文件后，应依据监理合同和相关规范标准，对文件的完整性、真实性、准确性以及施工过程的合规性进行仔细审核，提出审核意见。对发现的问题，应要求施工单位及时整改。（三）建设单位验收与汇总建设单位在收到经监理单位审核通过的竣工文件后，组织相关部门和人员进行最终验收。验收合格后，由建设单位负责将各参建单位提交的文件进行汇总整理，形成完整的项目竣工档案。六、竣工文件的归档与移交竣工文件验收合格后，应及时办理归档移交手续。（一）归档范围与份数归档文件的范围应涵盖项目建设全过程中具有保存价值的各类文件。归档份数应根据工程规模、重要程度及有关规定确定，一般至少应归档正本一套，副本若干套（如建设单位、运营管理单位、城市建设档案馆等各一套）。电子文件应与纸质文件一并归档。（二）移交手续建设单位应在工程竣工验收后规定期限内，向有关档案管理部门（如交通主管部门档案机构、地方城建档案馆等）办理档案移交手续。移交时应填写《建设工程档案移交书》，列明移交案卷的数量、册数等，并由交接双方签字盖章，双方各执一份，作为档案交接的凭证。（三）电子文件的归档要求随着信息化技术的发展，电子文件归档日益重要。电子文件的形成、收集、整理应符合《电子文件归档与管理规范》等相关标准。1.格式规范：电子文件应采用通用、开放、不易更改的格式存储，如PDF、TIFF等。图纸宜采用CAD原生格式及PDF格式双套归档。2.元数据完整：应保证电子文件的元数据（如文件名、形成时间、责任者、软硬件环境等）齐全准确。3.存储安全：电子文件应存储在耐久性好的载体上（如只读光盘、磁带等），并进行异地备份，防止数据丢失或损坏。4.真实性与完整性保障：可采用电子签名、数字水印等技术手段，确保电子文件的真实性和完整性。七、竣工文件的保管与利用归档后的竣工文件应妥善保管，确保其安全，并为后续利用提供便利。（一）保管条件档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。档案装具应选用符合国家标准的档案柜、档案盒。（二）利用管理建立健全档案利用制度，明确利用范围、审批程序和借阅手续。查阅档案时，一般不得带出档案库房，确需带出的，须经相关负责人批准，并限期归还。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换或损毁档案材料。档案利用后，应及时归位。八、保障措施为确保公路工程竣工文件归档管理工作的顺利开展，需建立健全各项保障措施。（一）组织保障各参建单位应成立由分管领导牵头的档案管理领导小组，明确档案管理部门的职责，配备合格的档案管理人员。建设单位应加强对各参建单位档案工作的组织协调和监督检查。（二）制度保障制定完善的档案管理制度，包括文件的形成、收集、整理、审核、归档、保管、利用等各个环节的管理规定，使档案工作有章可循。（三）人员培训加强对档案管理人员和相关业务人员的专业培训，使其熟悉档案管理的法律法规、标准规范和操作技能，提高业务素质和责任意识。培训可结合工程进展分阶段进行。（四）监督检查建设单位应将档案管理工作纳入合同管理和工程监理范围，定期对各参建单位的文件形成与积累情况进行检查，对发现的问题及时提出整改意见。档案管理工