合同审核与签订流程标准模板规范合同管理

合同审核与签订流程标准模板规范合同管理一、适用业务场景本规范适用于企业各类对外经济合同的签订与管理，包括但不限于：日常采购类：原材料采购、设备采购、办公用品采购等；服务合作类：技术服务、咨询服务、外包服务、广告宣传等；项目开发类：联合研发、工程建设、定制开发等；销售贸易类：产品销售、渠道代理、分销协议等；其他类：租赁合同、保密协议、劳动合同等（特殊行业或类型合同可根据实际情况补充细则）。通过标准化流程，保证合同签订的合规性、严谨性，降低法律风险，保障企业合法权益。二、标准化操作流程（一）需求发起与合同起草需求确认：业务部门根据合作需求，明确合同标的、数量、质量、价款、履行期限等核心要素，填写《合同需求申请表》（见模板1），经部门负责人*经理审批后启动合同起草。合同起草：由法务部门或指定授权人员（如业务专员*助理）根据需求内容，参照《合同必备要素清单》（见模板2）起草合同文本。合同内容需包括但不限于：双方主体信息（名称、地址、法定代表人/授权代表）；合同标的、数量、质量标准；价款、支付方式、发票类型（如适用）；履行期限、地点、方式；违约责任、争议解决方式；合同生效条件、变更解除条款。内部初审：起草完成后，业务部门对合同内容与需求的匹配性进行初审，保证核心要素无遗漏，形成《合同初审意见表》。（二）内部多部门审核法务审核：法务部门重点审核合同的法律合规性，包括：主体资格是否合法（对方营业执照、资质证书等）；条款是否违反法律法规或企业内部制度；权利义务是否对等，违约责任是否明确；争议解决约定是否有效（如仲裁/诉讼管辖）。法务审核需在2个工作日内完成，出具《法务审核意见书》，对修改项标注“必须修改”“建议修改”或“通过”。财务审核：财务部门重点审核：价款、支付方式是否符合企业财务制度；税费承担、发票开具要求是否明确；履约保证金、质保金等约定是否合理；涉及资金支付的时间节点与业务流程是否匹配。财务审核需在1个工作日内完成，出具《财务审核意见书》。业务部门复核：业务部门根据法务、财务意见，配合起草人修订合同，对有争议的条款组织协调，保证修订后满足业务需求及风控要求。（三）外部沟通与终稿确认草案提交：内部审核通过后，由业务部门将合同草案（含审核意见修订版）提交合作对方，明确沟通对接人（如对方业务代表*先生/女士）。谈判修订：双方就合同条款进行协商，重点针对价款、履行期限、违约责任等核心条款达成一致。每次修订需保留书面记录（如《合同修订记录表》），由双方签字确认。终稿确认：协商一致后，形成合同终稿，由双方授权代表签字盖章页扫描件确认，保证与最终文本完全一致。（四）分级审批与用印审批权限划分：根据合同金额、重要性设定审批权限：金额≤5万元：业务部门负责人经理+法务负责人主管审批；5万元＜金额≤20万元：分管副总总+法务负责人主管审批；金额＞20万元：总经理*董+法务负责人+财务负责人联合审批。审批流程：业务部门将终稿及《合同审批表》（见模板3）提交至对应审批人，审批人需在1个工作日内完成审批，对审批通过的合同签署“同意”意见；对需进一步修订的，注明修改意见并退回。用印申请：审批通过后，由行政或合同管理部门填写《合同用印申请表》，附合同终稿、审批表、对方主体资格证明等材料，按规定流程加盖企业公章或合同专用章。用印需严格执行“审批-登记-用印”流程，保证材料齐全、用印规范。（五）签署与交付正式签署：根据合同约定，双方授权代表（需提供授权委托书）在合同文本上签字盖章。签署时需核对文本内容与终稿一致性，保证每页小签、骑缝章（如适用）齐全。文本交付：签署完成后，企业留存至少2份正本（合同管理部门、财务部门各1份），业务部门可根据需要领取副本；对方合同文本通过快递或当面交付，并保留签收记录（如《合同签收单》）。（六）履行跟踪与归档履行跟踪：业务部门作为合同履行主体，需建立《合同履行台账》，记录履行进度、款项支付、验收情况等，对可能出现的履约风险（如对方逾期、质量问题）及时上报并启动应对措施。归档管理：合同履行完毕或终止后，由合同管理部门收集合同正本、审批表、审核意见、修订记录、签收单等全套资料，按“一合同一档”原则编号归档（电子档案同步备份），归档期限为合同终止后3年内。三、配套模板工具模板1：合同需求申请表项目内容合同名称需求部门合作方名称合同标的（如：采购XX设备、提供XX服务）数量/规模预算金额大写：________________小写：________________履行期限自_年_月_日至_年__月__日核心需求说明（可附附件，如技术参数、服务标准等）部门负责人意见签字：_____________日期：_____________模板2：合同必备要素清单序号必备条款说明是否必须1双方主体信息名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表联系方式是2合同标的明确产品/服务的名称、规格、型号等是3数量与质量数量单位、质量标准（如国标/行标/约定标准）是4价款与支付方式含税价款、支付进度（如预付款/尾款比例）、账户信息是5履行期限与地点开始/结束时间、履行具体地点是6违约责任违约情形、违约金计算方式或赔偿标准是7争议解决方式约定由某地法院诉讼或某仲裁委员会仲裁是8合同生效条件如“双方法定代表人签字并盖章后生效”是9附件清单列明所有附件名称及页数否模板3：合同审批表合同名称编号：_____________合作方合同金额大写：________________小写：________________起草部门起草人序号审核环节1业务部门初审2法务审核3财务审核4分管副总审批（如需）5总经理审批（如需）审批结论□同意□修改后同意□不同意（请注明原因：_________________________）用印记录用印日期：_____________用印人：_____________用印份数：_____________四、关键风险提示主体资格风险：签约前需核实合作方营业执照、资质证书（如行业许可证）、授权委托书等文件，保证签约主体合法有效，避免与无资质主体签约。条款严谨性风险：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，质量标准、违约责任等条款需明确可量化；禁止约定“霸王条款”，保证权利义务对等。审批流程风险：严禁跳过审批环节或先签后批，对超权限合同需逐级上报审批，保证审批流程完整可追溯。用印管理风险：用印前需核对合同文本与审批材料一致性，严禁在空白合同、空白