会议记录及决策执行跟进手册

会议记录及决策执行跟进手册一、适用场景与价值本手册适用于企业内部各类会议（如战略研讨会、项目推进会、跨部门协调会、月度/季度复盘会等）的规范化记录及后续决策执行的全流程管理。通过系统化梳理会议信息、明确责任分工、跟踪执行进度，可解决“会议决策模糊、执行责任不清、进度难以追溯”等常见问题，保证会议成果有效落地，提升团队协作效率与组织执行力。二、操作流程详解（一）会前：充分准备，保证会议高效聚焦明确会议目标与议题组织人（如部门负责人*经理）需提前明确会议核心目标（如“确定Q3产品迭代方案”“解决跨部门协作瓶颈”），并梳理具体议题（建议不超过5个，避免发散），形成《会议议程表》（见模板1）。议题需标注优先级（P0-必须讨论，P1-重要讨论，P2-可选讨论）及每个议题的预计时长。确定参会人与材料准备根据议题内容邀请相关人员（决策人、执行人、关联部门代表），提前3天发送会议通知，包含时间、地点、议程及预读材料（如项目背景数据、方案草案等）。记录人（如秘书*助理）需提前熟悉议题，准备会议记录模板（见模板2）及录音设备（需提前征得参会人同意）。（二）会中：精准记录，聚焦决策与行动会议基本信息记录记录人需实时填写《会议基本信息表》（见模板3），包括会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人（含部门/职务）、缺席人及缺席原因、会议主题。讨论内容与结论记录按“议题-讨论要点-分歧点-共识结论”结构记录：议题：对应议程中的议题编号；讨论要点：记录关键观点（标注发言人，如“*主管建议采用A方案”）；分歧点：记录未达成一致的内容（需标注待办项，如“需财务部*经理补充预算对比”）；共识结论：明确最终决策结果（避免模糊表述，如“通过”改为“同意采用A方案，7月15日前输出详细计划”）。行动项（ActionItem）记录决策结论涉及具体执行时，需拆解为行动项，明确“任务描述、负责人、计划完成时间、交付物、所需支持”（示例：“完成Q3产品原型设计，负责人设计师，7月20日前交付原型稿，需产品部经理提供需求文档”）。行动项需标注优先级（高/中/低），并现场与负责人确认可行性，避免“口头答应、无人落实”。（三）会后：整理归档，同步执行要求会议纪要撰写与分发会后24小时内，记录人根据会议记录整理《会议纪要》（见模板4），需包含：会议基本信息、议程回顾、关键讨论结论、行动项列表（按负责人分组）、附件（如演示文稿、照片等）。纪要经主持人（如*总监）审核无误后，在1个工作日内通过企业内部系统（如OA、飞书）发送给所有参会人及相关干系人，并要求确认阅读（回复“已阅”）。决策执行信息录入记录人将行动项录入《决策执行跟踪表》（见模板5），包括决策编号（按“年份-会议类型-序号”格式，如“2024-战略会-001”）、决策事项、负责人、计划完成时间、实际完成时间、执行状态（待执行/进行中/已完成/延期）、存在问题、反馈人。（四）执行中：动态跟踪，及时纠偏进度跟踪机制负责人需按《决策执行跟踪表》更新进度：每日更新“进行中”任务状态，每周五下班前提交《执行周报》（内容：本周完成情况、下周计划、需协调资源）。会议组织人（如*经理）每周对“高优先级”行动项进行抽查，对超期2天未更新的任务，及时与负责人沟通，知晓障碍（如资源不足、需求变更）。问题协调与升级若执行中遇到跨部门资源协调困难，负责人需在《决策执行跟踪表》“存在问题”栏填写具体描述，并抄送其上级领导（如*总监）及相关部门负责人，由上级牵头协调解决。对延期超过3天的任务，需召开专项复盘会（可简化为线上沟通），分析原因（如计划不合理、外部依赖延误），并调整计划或优先级。（五）会后复盘：闭环管理，持续优化执行结果验收行动项完成后，负责人需在《决策执行跟踪表》中提交交付物（如文档、报告、原型稿），由决策人（如*总监）或指定验收人签字确认，标注“已完成”。复盘总结与模板更新每月/每季度末，会议组织人汇总《决策执行跟踪表》，分析“决策执行延迟率”“任务完成率”等指标，组织核心参会人复盘：成功经验：如“跨部门任务提前3天完成，归因于周报机制清晰”；改进点：如“部分行动项任务描述模糊，导致执行偏差，需细化交付物标准”。根据复盘结果，更新会议记录模板（如增加“风险预估”字段）、执行跟踪表（如增加“资源需求”列），持续优化流程。三、核心模板工具模板1：会议议程表会议名称时间地点主持人记录人Q3产品迭代启动会2024-06-2014:00-16:003号会议室*总监*助理议题编号议题内容负责人优先级预计时长P0确定Q3核心功能优先级*产品经理高40分钟P1评估开发资源与排期*技术主管高30分钟P2市场推广初步方案讨论*市场专员中20分钟模板2：会议纪要（核心内容节选）一、关键讨论结论议题P0：确定Q3核心功能优先级共识：按“用户需求紧急度（40%）、商业价值（30%）、技术可行性（30%）”评分，优先开发“A功能（用户评分9.2）、B功能（商业价值预估200万）”。分歧：技术主管建议增加C功能（兼容旧版本），需用户调研部经理补充用户留存数据支撑，7月25日前反馈。二、行动项列表任务描述负责人计划完成时间交付物所需支持优先级输出Q3功能优先级评分表*产品经理2024-06-25评分表（含数据来源）协调用户调研部提供数据高评估A功能开发技术可行性*技术主管2024-06-28技术方案报告无高模板3：会议基本信息表会议名称会议编号时间地点年中战略复盘会2024-ZL-0032024-07-1009:00-11:00大会议室主持人记录人参会人（5人）缺席人及原因*总经理*秘书总监（销售）、经理（研发）、主管（人力）、专员（财务）*财务总监（外出培训）会议主题审议H1业绩总结及H2战略调整方案模板4：决策执行跟踪表决策编号决策事项负责人计划完成时间实际完成时间执行状态存在问题反馈人2024-ZL-003-01制定H2销售目标分解方案*总监2024-07-202024-07-18已完成无*总监2024-ZL-003-02优化研发流程，缩短交付周期*经理2024-08-152024-08-20延期测试环境资源不足*经理2024-ZL-003-03启动H2人才招聘计划（技术岗）*主管2024-07-30-进行中岗位JD待审批*主管四、使用注意事项与建议记录准确性原则避免主观臆断，讨论内容需标注发言人（如“*提出”），结论需引用原话或提炼核心共识（如“会议一致认为”而非“我认为”）。行动项“任务描述”需具体（如“完成”改为“完成文档初稿并提交评审”），避免“尽快”“适时”等模糊词汇。责任闭环原则每个行动项必须有唯一负责人（即使任务需多人协作，需明确第一责任人），杜绝“集体负责等于无人负责”。超期任务必须填写原因，并在下次会议中优先回顾进展，避免“石沉大海”。信息同步效率会议纪要需突出“行动项”部分（可加粗或单独列表），方便参会人快速定位自身任务；对紧急行动项，可在纪要发出后同步通过企业/钉钉负责人，保证24小时内启动执行。保密与合规涉及敏感信息（如财务数据、战略规划）的会议，需在通知中标注“保密”，纪要通过加密渠道分发，限制查阅权限；会议录音/录像需经主持人同意，仅用于整理纪要，会后24小时内删除原始文件。工具适配建议可结合企业现有协作工具（