行政费用申请审批与报销管理制度

行政费用申请审批与报销管理制度一、适用范围与常见情形本制度适用于公司各部门在日常行政活动中因工作需要发生的各项费用的申请、审批与报销管理，涵盖以下常见情形：日常办公支出：如办公用品采购、打印复印费、通讯费、快递费等；设备维护与采购：如办公设备维修、固定资产采购（单价低于规定标准的低值易耗品）等；会议与活动组织：如部门会议、客户接待、团建活动等产生的场地、物料、餐饮等费用；差旅费用：员工因公出差产生的交通、住宿、补助等费用；其他行政性支出：如办公区域清洁、绿植养护、物业费等与日常行政运营相关的费用。二、全流程操作指引（一）费用申请阶段发起申请经办人需在费用发生前（除突发紧急情况外），通过OA系统或填写《行政费用申请单》发起申请，明确费用用途、明细、预算科目及预计金额。如涉及采购，需附至少三家供应商比价记录（紧急采购可事后补充说明）；如涉及会议/活动，需附活动方案及预算明细。部门初审部门负责人（或指定授权人）审核申请的必要性、预算匹配度及真实性，确认符合部门年度预算后，在OA系统或申请单上签署“同意”意见并转交至行政部。行政部复核行政部对申请的合规性（是否符合公司费用标准）、完整性（附件是否齐全）及预算余额进行复核，重点审核：办公用品是否符合“按需申领、杜绝浪费”原则；设备采购是否为必需且无闲置替代品；会议/活动规模与预算是否匹配。复核通过后，签署“同意”意见并转交至财务部；若不通过，注明原因退回经办人修改。（二）费用审批阶段分级审批权限根据费用金额实行分级审批，具体标准如下（可根据公司规模调整）：500元以下：部门负责人审批；500-2000元：部门负责人+行政部负责人联合审批；2000-5000元：部门负责人+行政部负责人+分管副总审批；5000元以上：部门负责人+行政部负责人+分管副总+总经理审批。审批流程执行审批人需在收到申请后1个工作日内完成审批，逾期未视为默认通过；审批时应重点关注费用与业务的关联性、预算执行情况，对超预算申请需额外说明理由并经更高级别审批人批准；涉及多个部门协作的费用，需由牵头部门负责人会签相关部门意见。（三）费用执行与报销阶段费用发生与票据获取经办人需在审批通过后执行费用支出，优先选择公司合作供应商或合规渠道；获取合法、合规的费用凭证（如增值税发票、收据等），凭证需注明费用明细、金额、日期及供应商信息，保证字迹清晰、印章齐全。报销单据提交费用发生后5个工作日内，经办人整理以下资料提交至财务部：《行政费用报销单》（需注明申请单编号，关联审批流程）；费用原始凭证（发票/收据）及附件（如比价记录、活动方案、验收单等）；差旅报销需附出差审批单、行程单、住宿清单等。报销单需经经办人签字确认，部门负责人复核业务真实性后签字。财务部审核财务部审核报销单的合规性、金额准确性及票据有效性，重点检查：报销事项是否与审批通过的申请单一致；票据是否符合税务规定（如抬头、税号、项目名称等）；费用是否在预算额度内，超预算部分是否有补充审批手续。审核通过后，进入支付流程；若不通过，注明原因退回经办人补充或修正。费用支付与账务处理财务部在收到合规报销单后2个工作日内完成支付（银行转账或备用金报销）；支付完成后，及时更新费用台账，保证账实一致，并按月汇总各部门费用执行情况报管理层。（四）资料归档阶段所有费用申请单、审批记录、报销单及原始凭证由财务部统一编号、整理，按月归档保存，保存期限不少于5年；涉及固定资产采购的，需同步更新资产管理台账，明确资产领用人与责任人。三、配套表单模板（一）行政费用申请单申请部门申请人申请日期费用用途预算科目费用明细（可附页）项目名称预计金额附件清单□比价记录□活动方案□其他：________部门负责人意见签字：_______日期：_______行政部复核意见签字：_______日期：_______审批意见（分级）分管副总：_______日期：_______总经理（5000元以上）：_______日期：_______（二）行政费用报销单报销部门报销人报销日期申请单编号费用期间年月日至年月日预算科目报销明细项目名称金额票据类型附件清单□申请单□发票□验收单□其他：________部门负责人意见签字：_______日期：_______财务部审核意见签字：_______日期：_______支付方式□银行转账（户名：________账号：________）□备用金□其他：________（三）行政费用审批记录表费用用途申请金额审批金额审批流程节点审批人审批日期意见部门负责人*经理2023-XX-XX同意行政部复核*主管2023-XX-XX同意分管副总（2000元以上）*总2023-XX-XX同意四、关键执行要点（一）预算控制原则各部门行政费用需在年度预算额度内执行，超预算申请需提前提交预算调整说明，经管理层审批后方可执行；财务部按月监控预算执行情况，对连续两个月超预算的部门进行预警并要求提交整改计划。（二）时效性要求费用申请需提前至少3个工作日提交（紧急情况需在24小时内口头报备并补办手续）；报销需在费用发生后5个工作日内提交，逾期未报且无合理理由的，财务部有权不予受理。（三）资料完整性所有费用支出必须提供合法凭证，杜绝“白条”报销；采购类费用需附供应商资质文件（营业执照复印件）及验收单，保证资产或服务已实际接收。（四）责任追溯机制经办人对费用真实性、合规性负直接责任；部门负责人对本部门费用负管理责任；对虚报、冒报费用或伪造凭证的行为，一经查实将追究相关人员责任，情节严重者按公司规定处理。（五）特殊情况处理突发紧急支出（如设备故障维修）无法提前申请的，需在