灯具厂外协加工进度跟踪管理制度

灯具厂外协加工进度跟踪管理制度灯具厂外协加工进度跟踪管理制度

---

第一章总则

1.制定目的

为确保外协加工灯具的质量和进度，避免因外部合作问题影响生产计划，特制定本制度。外协加工涉及多个环节，需明确各方责任，规范进度跟踪流程，保障产品按时交付。

2.适用范围

本制度适用于公司所有涉及外协加工的业务部门，包括采购部、生产部、质检部及仓储部。所有外协加工订单的进度跟踪、问题处理及信息传递均需遵循本制度。

3.基本概念说明

-外协加工：指将灯具零部件或成品的生产任务委托给外部供应商完成。

-进度跟踪：指从订单下达至产品入库的全过程监控，确保各环节按计划推进。

-关键节点：指外协加工过程中的重要时间点，如原材料交付、加工完成、质检等。

第二章外协加工订单管理

1.订单下达流程

采购部根据生产计划制定外协加工需求，填写《外协加工订单申请表》，经主管领导审批后发送至供应商。订单中需明确产品型号、数量、交付时间及质量标准。

例子：采购部接到生产部需求，需加工500套LED吸顶灯的灯罩，要求3日内交付，并附上图纸及材质要求，供应商确认后签订合同。

2.供应商选择与评估

所有外协供应商需经过资质审核，包括生产能力、质量管理体系及过往合作记录。采购部定期对供应商进行评估，不合格者取消合作资格。

例子：某供应商因多次交货延迟被列入观察名单，经改进后重新恢复合作。

3.订单变更处理

如生产计划调整，需提前通知供应商变更需求，并重新确认时间及费用。变更需通过《外协加工订单变更单》正式传达。

4.订单终止机制

若供应商连续两次未按时交货或产品质量不合格，采购部有权终止合作，并追究违约责任。

第三章进度跟踪与信息反馈

1.进度汇报机制

供应商需每日通过邮件或电话汇报加工进度，包括已完成工作量、剩余任务及可能延期原因。采购部汇总信息后通报生产部及质检部。

例子：供应商每日发邮件说明“已加工200套灯罩，剩余300套因模具故障需明日补齐”，采购部同步通知生产部调整入库预期。

2.关键节点监控

外协加工过程中的关键节点（如原材料到货、组装完成）需拍照留证，并附《进度跟踪记录表》存档。质检部在关键节点前进行抽检，确保符合标准。

例子：灯罩加工完成时，供应商需提供组装视频及成品照片，质检部现场抽检3套样品，合格后方可入库。

3.异常情况处理

如遇延期或质量问题，供应商需立即报告，采购部协调生产部及质检部共同解决。必要时可更换供应商或调整订单优先级。

例子：某供应商因原材料短缺延期3天，采购部迅速联系备用供应商补充订单，同时生产部调整其他产品计划。

4.信息共享平台

建立外协加工进度共享平台，各部门可实时查看订单状态，减少沟通成本。采购部负责平台维护及信息更新。

第四章质量检验与入库管理

1.出厂质检标准

供应商需严格按照公司提供的质检标准进行自检，确保产品无瑕疵。出厂前需附《出厂质检报告》，否则公司拒收。

例子：LED吸顶灯需通过防水测试、亮度测试等，供应商出具报告后交至质检部复检。

2.公司复检流程

质检部按5%比例抽检外协产品，合格后方可入库。如发现不合格品，需退回供应商返修或报废，并记录在《质检问题处理表》中。

例子：抽检发现10套灯罩边缘有划痕，质检部要求供应商重新打磨后补齐，并罚款500元。

3.入库交接规范

外协产品入库时，仓储部核对数量与质检报告，无误后签收。入库单需与采购订单、质检报告一一对应，存档备查。

例子：500套灯罩入库时，仓储部核对《入库单》《质检报告》及《采购订单》，无误后登记系统。

4.质量问题追溯

如入库产品出现批量问题，需追溯至具体供应商，并暂停该供应商后续订单，直至问题解决。

第五章操作流程说明

1.订单下达与跟踪步骤

-采购部填写《外协加工订单申请表》，经审批后发送供应商。

-供应商每日汇报进度，采购部汇总后同步各部门。

-关键节点拍照留证，质检部抽检合格后进入下一环节。

例子：采购部审批订单后发送供应商，供应商每日邮件汇报；质检部抽检合格后，仓储部办理入库。

2.变更与终止流程

-订单变更需填写《外协加工订单变更单》，三方签字确认。

-订单终止需提前30天通知供应商，并结算剩余款项。

例子：生产计划调整需采购部、生产部、供应商三方签字变更单；终止合作需结算已完成工作量，并保留合同及发票。

3.表格填写要求

所有相关表格需填写完整，字迹清晰，不得涂改。重要信息（如日期、数量）需反复核对，避免错误。

例子：《进度跟踪记录表》需标注日期、完成量、剩余量及异常说明，供应商签字确认。

4.责任部门及联系方式

-采购部负责订单下达及进度跟踪，联系方式：采购部张经理，电话1234-567890。

-质检部负责质量检验，联系方式：质检部李主管，电话1234-567890。

-仓储部负责入库管理，联系方式：仓储部王主管，电话1234-567890。

第六章监督检查

1.检查主体

生产部每月组织一次外协加工进度检查，采购部及质检部配合提供数据支持。

2.检查频率

日常进度跟踪由采购部每日完成，月度检查由生产部牵头，季度进行综合评估。

3.检查内容

-订单按时交付率；

-产品质量合格率；

-进度汇报及时性；

-异常问题处理效率。

例子：月度检查发现某供应商交付延迟率达20%，生产部要求其限期改进。

4.检查结果应用

检查结果纳入供应商考核体系，连续两次不合格者取消合作。同时优化内部流程，减少管理漏洞。

第七章奖惩办法

1.奖励措施

-供应商连续6个月交付准时率100%，且质量合格，采购部给予1万元奖励。

-供应商主动发现并解决潜在问题，公司给予5000元奖励。

例子：某供应商提前发现原材料问题，避免批量次品，公司奖励其5000元。

2.处罚措施

-供应商延迟交付超过3天，罚款5000元；超过一周，取消合作。

-产品质量不合格，每批罚款1万元，并要求返工。

例子：某供应商交货延迟10天，公司罚款1万元，并暂停后续订单。

3.特殊情况处理

如遇不可抗力（如自然灾害、疫情），经公司批准可延期交付，但需提前通知并说明原因。

第八章附则