2026年公关服务公司公关物料验收管理制度

2026年公关服务公司公关物料验收管理制度第一章总则第一条目的与依据为确保公关物料从制作到交付使用的全过程可控、质量达标，明确各相关部门的职责与协作流程，减少因物料问题导致的工期延误、成本浪费及客户投诉，依据公司质量管理体系及项目运营管理规范，制定本验收管理规定。第二条适用范围本制度适用于公司全体员工，特别是项目组、创意设计部、采购部、财务部及质量管控中心。所有由公司出资或经手制作、采购、接收的公关物料，均需依照本制度进行验收。第三条核心原则1.质量优先原则：物料验收以符合预设质量标准为首要准则。2.权责明确原则：明确验收环节中各岗位的职责与权限，实行分级负责制。3.流程闭环原则：验收过程须形成完整记录，实现从申请、检验、处理到归档的可追溯管理。4.效率合规原则：在保证质量的前提下优化流程，确保操作符合《广告法》、《知识产权法》、《产品质量法》等相关法律法规及商业合同约定。第二章职责分工第四条项目组项目组为物料验收的发起方与最终使用责任方。其主要职责包括：明确物料需求与验收标准；提交验收申请；参与现场或实物验收；对物料的内容准确性、创意呈现及使用效果负主要责任；确认验收结果并负责合格物料的接收与分发。第五条创意设计部负责对物料的设计方案、视觉呈现、品牌元素应用、工艺实现可能性进行专业审核与确认。在验收环节，需对物料的视觉、图文内容与设计稿的一致性，以及工艺执行效果出具专业意见。第六条采购部/供应商管理组负责对接外部供应商，管控制作与采购过程。其主要职责包括：传递准确的制作要求与标准；监督供应商的生产过程；负责物料的初步接收与数量核对；协调处理因供应商原因导致的质量问题。第七条质量管控中心作为独立的质量监督部门，负责制定并维护通用物料质量标准库；对关键节点或重要项目的物料进行抽样或全面检验；对验收流程的合规性进行监督；归档重大质量问题的处理记录。第八条财务部根据完整的验收合格凭证，办理物料的付款结算。对未通过验收或验收文件不全的物料，有权暂停或拒绝付款。第三章验收流程与标准第九条验收前置管理1.标准确认：在物料制作启动前，项目组须联合创意设计部，明确并书面确认该批物料的详细验收标准，作为后续验收依据。标准应涵盖：规格尺寸、材质工艺、色彩参数（如潘通色号、CMYK值）、图文内容、数量、包装方式、交付时间与地点等。2.样品确认：对于大批量或重要物料，必须要求供应商提供实物样品或打样，经项目组、创意设计部签字确认后，方可进行批量生产。确认样须封存备查。第十条验收申请物料制作完毕或采购到货后，由采购部或供应商通知项目组。项目负责人需在计划使用时间前，填写《公关物料验收申请单》，明确物料名称、项目编号、供应商信息、申请验收时间与地点，并附上已确认的验收标准及设计源文件，发起验收流程。第十一条验收实施验收工作分为初步验收与正式验收两个阶段。1.初步验收（收货核对）：由采购部与项目组指定人员共同进行。主要核对物料的外包装完好性、送货单与订单一致性、货物数量是否短缺。如发现外包装严重破损或数量短少，应立即在送货单上注明并拍照留存，同时通知供应商现场处理或出具书面说明。2.正式验收（质量检验）：在初步验收通过后，由项目组牵头，组织创意设计部相关人员（必要时邀请质量管控中心人员）组成验收小组，依据事先确认的验收标准进行开箱检验。内容检验：核对所有文字、图片、标识、二维码等信息是否准确无误，无错别字，无法律及合规风险。质量检验：检查物料材质、工艺、色彩、尺寸、印刷效果、装订质量、视听文件的清晰度与完整性等是否符合标准。感官与功能检验：检查实物观感、手感、气味（如环保要求），以及电子物料的链接有效性、交互功能等。第十二条验收结果处理验收小组根据检验情况，在《公关物料验收报告》中明确填写验收结论，结论分为三种：1.合格：物料完全符合验收标准。验收人员签字确认后，项目组办理接收手续，物料可投入项目使用。2.有条件接受（让步接收）：物料存在轻微瑕疵，但不影响核心功能与主体观感，且出于紧急使用需求。须详细记录瑕疵情况，经项目总监及以上领导书面批准后方可接收。同时，应就瑕疵问题与供应商明确责任及后续处理方式。3.不合格：物料存在严重不符合验收标准的情形。验收报告需详细列明不合格项，并附照片等证据。物料应予以拒收，由采购部立即通知供应商，并根据合同约定启动退货、重做或索赔程序。项目组需同步启动应急预案。第十三条验收时限常规物料验收应在收货后2个工作日内完成。大型活动物料或紧急物料，需在收货后24小时内完成。如有特殊情况需延迟验收，项目组需提前书面说明原因。第四章特殊物料验收管理第十四条数字媒体物料包括海报、长图、H5、短视频、软文等。验收除内容与视觉外，需重点检验：文件格式、分辨率、大小是否符合发布平台要求；链接跳转是否准确；版权标识是否清晰；是否存在潜在技术兼容性问题。需在不同设备上进行预览测试。第十五条活动现场搭建物料如背景板、展台、灯光音响设备等。验收需分阶段进行：出厂前可进行厂内预验收；到达活动现场后，需在搭建前再次核对主要构件；搭建完成后，进行最终效果验收，确保与设计效果图一致且安装牢固安全。第十六条礼品与定制赠品除常规质量检验外，需特别关注：礼品的安全性（如食品、儿童用品）、合规性（如价值是否符合相关规定）、定制内容的准确性以及包装的完好性与档次感。第五章文件管理与归档第十七条验收文件每批次物料的验收过程必须形成并保存完整的文件记录，至少包括：《公关物料验收申请单》、经确认的《验收标准》文件、《公关物料验收报告》（含验收人员签字）、样品确认记录、不合格品处理记录（如有）、相关沟通记录及照片视频证据。第十八条归档要求项目结束后，项目负责人须将本项目所有物料的验收文件整理成册，作为项目结案资料的一部分，提交至公司文档管理中心统一归档，保存期限不少于项目结束后的三年，重要项目永久保存或按合同约定执行。第六章责任、考核与附则第十九条责任界定1.因验收标准不清或未提供确认样导致的物料问题，由项目组承担主要责任。2.因未严格执行验收流程，导致不合格物料被接收并投入使用，造成损失的，由验收签字人员承担相应责任。3.因供应商制作工艺或材质问题导致的质量不合格，由采购部牵头依据合同向供应商追责。第二十条考核机制公司将物料验收的及时率、合格率以及相关文件的完整性，纳入项目组、采购部及相关部门的关键绩效指标（KPI）进行考核。对严格把关、避免重大损失的个