吉利出差制度

吉利出差制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国发票管理办法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家法律法规，参照行业通用管理准则及吉利控股集团母公司关于企业内控管理的规定，结合企业内部精细化管理和风险防控的实际需求制定。制度旨在规范公司全体员工出差行为，优化差旅资源使用效率，降低运营成本，防范差旅过程中的财务风险、安全风险及合规风险，确保企业差旅管理活动与公司战略目标相协同。第二条本制度适用于吉利控股集团全体员工及下属各子公司、事业部、研究中心等单位的差旅活动管理，涵盖但不限于因公出差、商务考察、项目执行、会议参与等场景。出差人员须严格遵守本制度规定，不得以任何形式规避或变通执行。第三条本制度核心术语定义如下：（一）“出差专项管理”是指公司对员工因公外出活动的事前审批、事中管控、事后报销的全流程管理制度，包括差旅标准制定、预算控制、行为规范、风险防控等综合性管理措施。（二）“差旅合规风险”是指因差旅申请不规范、费用报销不合规、行程安排不当、行为举止不适宜等导致的法律责任、经济损失及声誉损害的潜在风险。（三）“差旅合规”是指出差活动必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部规章制度，确保费用真实、合理、透明，行程安排安全高效，行为举止符合企业形象要求。第四条出差专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则。覆盖所有部门、层级及场景的出差活动，确保管理无死角。（二）责任到人原则。明确各级管理主体及执行主体的职责，确保责任可追溯。（三）风险导向原则。重点防控财务、安全、合规等关键风险，实施差异化管控。（四）持续改进原则。定期评估管理效果，优化制度流程，适应内外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对出差专项管理负总责，承担最终决策责任；分管人力资源、财务、行政管理及其他相关业务的领导为直接责任人，负责组织制度落实、监督考核及重大事项审批。第六条设立出差专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，人力资源部、财务部、行政部、审计部及各业务部门负责人为成员。领导小组负责统筹出差管理制度的制定与修订，协调跨部门协作，审批重大差旅事项，监督制度执行效果，定期召开会议研究解决管理难题。第七条牵头部门职责：（一）人力资源部：负责制定并完善出差管理制度，组织开展全员培训，建立差旅行为规范数据库，监督考核各部门执行情况。（二）财务部：负责制定差旅预算标准，审核费用报销的合规性，建立差旅支出分析模型，推动成本优化。（三）行政部：负责提供差旅资源支持（如交通工具、酒店预订），制定安全出行规范，协调突发事件处置。（四）审计部：负责对出差管理活动开展独立审计，评估制度有效性，提出改进建议。第八条专责部门职责：（一）人力资源部专责岗：负责出差审批流程的技术支持，建立电子审批系统，监控异常申请。（二）财务部专责岗：负责差旅费标准动态调整，开展专项费用审计，优化报销流程。（三）行政部专责岗：负责差旅供应商管理，维护合作渠道，提供个性化出行方案。第九条业务部门及下属单位职责：（一）各部门负责人对本部门出差活动负总责，审批差旅申请时须严格审核必要性、合理性及合规性。（二）出差人员须按流程提交申请，如实填报行程信息，确保符合预算标准。（三）各部门须建立差旅台账，定期汇总分析本部门差旅数据，提出优化建议。第十条基层执行岗责任：（一）岗位合规承诺。出差人员须签署《出差合规承诺书》，明确知晓并遵守制度规定。（二）风险上报义务。发现差旅管理漏洞、违规行为或安全风险时，须立即向部门负责人及人力资源部报告。第三章专项管理重点内容与要求第十一条出差申请与审批管理。（一）合规标准：出差申请须提前X日提交，附行程计划、预算依据及工作内容说明，经部门负责人、分管领导及人力资源部逐级审批。紧急出差须同步附带情况说明。（二）禁止行为：严禁无明确工作目的出差、超标准申请交通及住宿、虚构出差事由套取费用。（三）风险防控：建立申请异常预警机制，对高频异常申请人进行约谈。第十二条交通工具选择管理。（一）合规标准：优先选择经济舱机票、高铁二等座，公务用车须使用公司指定车辆，并符合派车规定。国际出差须使用官方渠道预订，保留电子凭证。（二）禁止行为：严禁乘坐头等舱、商务舱（除非工作需要且经审批），严禁公车私用或转借他人。（三）风险防控：建立差旅交通工具黑名单制度，对违规使用行为严肃处理。第十三条住宿管理。（一）合规标准：国内出差优先选择协议酒店，国际出差须符合安全及费用标准，住宿费须低于当地同级标准。严禁通过非官方渠道预订。（二）禁止行为：严禁超标准住宿（如五星级酒店）、私自更换酒店。（三）风险防控：建立酒店差价监控机制，对超出标准的情况追溯审批人责任。第十四条餐费标准管理。（一）合规标准：国内差旅每日餐费标准为X元，国际差旅按当地物价水平合理控制，须符合企业廉洁自律要求。（二）禁止行为：严禁超标准用餐、使用私人账户报销餐费、接受异性宴请。（三）风险防控：建立餐费抽查制度，对异常消费进行重点审计。第十五条出差补贴管理。（一）合规标准：补贴标准根据地区差异设置，按实际天数发放，严禁重复领取。（二）禁止行为：严禁虚报出差天数、套取补贴。（三）风险防控：建立补贴异常监测模型，对高频异常人员进行核查。第十六条行程安全管控。（一）合规标准：国际出差须购买商业保险，国内出差须遵守交通安全法规，重要行程制定应急预案。（二）禁止行为：严禁无证驾驶、酒后出行、前往高危地区。（三）风险防控：行政部定期发布安全提示，建立安全事件上报及处置流程。第十七条报销流程规范。（一）合规标准：报销须在出差结束后X日内提交，附完整票据及审批单据，电子发票须通过官方认证。（二）禁止行为：严禁虚开发票、套取公司资金。（三）风险防控：财务部建立发票真伪验证系统，对异常发票进行重点核查。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制。人力资源部每年牵头评估制度适用性，根据法规变化、业务调整及管理需求，于每年X月提出修订方案，经领导小组审议后发布。第十九条风险识别预警机制。人力资源部每季度开展差旅风险排查，对高频违规环节（如餐费超标、酒店超标准）发布预警通知，相关部门须制定整改措施。第二十条合规审查机制。所有出差申请、费用报销须嵌入电子审批系统，未经合规审查的申请及报销一律不予执行，实行“负面清单”管理。第二十一条风险应对机制。（一）一般风险处置：由人力资源部牵头，相关部门协同，制定整改计划，限期纠正。（二）重大风险处置：由领导小组成立专项工作组，启动应急预案，重大事件须第一时间向公司主要负责人报告。第二十二条责任追究机制。（一）违规情形：包括但不限于申请不实、费用超标、虚开发票、公车私用等。（二）处罚标准：轻微违规通报批评，取消当年评优资格；严重违规解除劳动合同，并追究经济赔偿责任。第二十三条评估改进机制。人力资源部每年联合财务部、行政部开展管理效果评估，形成《出差管理评估报告》，提出优化建议，纳入下一年度改进计划。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障。各级领导须亲自部署出差管理工作，签订责任书，确保制度落实到位。第二十五条考核激励机制。将差旅合规情况纳入部门及个人绩效考核，优秀部门给予奖励，违规行为与绩效挂钩。第二十六条培训宣传机制。人力资源部每年开展全员培训，管理层重点学习合规履职要求，一线员工重点学习操作规范。第二十七条信息化支撑。行政部联合技术部门开发电子差旅系统，实现行程预订、审批、报销全流程线上化，实时监控风险点。第二十八条文化建设。编制《出差合规手册》，在内部平台发布典型案例，营造“合规出差”文化氛围。第二十九条报告制度。各部门每月向人力资源部报送差旅管理情况，内