吉林大学档案馆的查阅制度

吉林大学档案馆的查阅制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》及国家档案局相关行业标准制定，结合吉林大学档案馆实际工作需要，旨在规范档案查阅行为，保障档案信息安全，维护档案完整与真实，防范查阅过程中的风险。同时，通过明确管理职责与运行机制，提升档案查阅服务的规范化水平，满足学校教学、科研、管理等工作对档案信息的需求。第二条本制度适用于吉林大学档案馆所有档案的查阅活动，包括但不限于普通档案查阅、特殊档案查阅、数字化档案查阅等场景。适用对象包括学校各部门、教学单位、科研团队及经批准的外部查阅人员。所有查阅行为必须严格遵守本制度及相关档案管理规定。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“档案查阅专项管理”指吉林大学档案馆依据法律法规及制度要求，对档案查阅申请的受理、审核、执行、监督等全流程管理活动。（二）“查阅风险”指因查阅程序不规范、权限控制失效、信息泄露等原因可能导致的档案安全事件或合规问题。（三）“查阅合规”指查阅行为严格遵守档案管理规定，确保查阅目的合法、程序正当、权限明确、信息安全。第四条档案查阅专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则，确保所有档案查阅活动纳入制度管理范围；（二）责任到人原则，明确各层级、各岗位的查阅管理职责；（三）风险导向原则，聚焦高风险查阅场景，强化风险防控；（四）持续改进原则，根据法规变化、业务需求动态优化管理制度。第二章管理组织机构与职责第五条吉林大学档案馆主要负责人对档案查阅专项管理负总责，统筹协调查阅工作的全局性风险与合规问题；分管负责人为直接责任人，负责具体管理工作的组织落实与监督考核。第六条设立档案查阅专项管理领导小组，由档案馆馆长担任组长，分管副馆长任副组长，相关业务部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调查阅工作的重大事项，审批特殊查阅申请，监督制度执行情况，并定期开展管理评估。第七条明确三类主体职责：（一）档案馆牵头部门：负责统筹档案查阅专项管理制度建设，组织开展风险识别与评估，监督查阅流程合规性，定期开展培训宣贯，并制定年度管理报告。（二）专责部门：包括档案管理部、技术保障部等，负责业务合规审核，优化查阅流程，处置查阅风险事件，并参与系统工具开发与维护。（三）业务部门/下属单位：负责落实本领域查阅管理要求，开展日常风险防控，确保查阅需求与档案价值的匹配性，并及时反馈管理问题。第八条明确基层执行岗的合规操作责任：（一）档案管理员需严格执行查阅审核程序，确认查阅人身份、目的与权限；（二）查阅申请人需如实填写查阅申请，不得虚构查阅需求；（三）所有岗位人员均有风险上报义务，发现违规行为或安全隐患须立即报告。第三章专项管理重点内容与要求第九条查阅申请审核环节：（一）合规标准：申请人需提交《档案查阅申请表》，注明查阅范围、目的，并由单位负责人签字审批；特殊档案需经档案馆馆长批准。（二）禁止性行为：严禁通过非正规渠道申请查阅，严禁提供虚假信息套取档案资源。（三）风险防控点：重点审查查阅目的的合理性，防止商业性利用或非法牟利。第十条查阅权限控制环节：（一）合规标准：普通档案实行部门申请制，特殊档案（如保密档案）需符合《档案保密管理规定》；数字化档案需通过系统授权登录查阅。（二）禁止性行为：严禁超权限查阅，严禁将档案转借第三方或用于非授权用途。（三）风险防控点：建立分级权限清单，定期复核权限分配的准确性。第十一条查阅过程监督环节：（一）合规标准：档案馆对查阅过程实施全程监控，保留查阅记录；数字化查阅需登录IP与时间戳。（二）禁止性行为：严禁涂改、损毁档案，严禁拍照、复印涉密档案。（三）风险防控点：对高风险查阅场景（如涉密档案）实施现场监督。第十二条查阅结果处置环节：（一）合规标准：查阅结束后需填写《查阅记录表》，注明查阅范围与时间，并由申请人签字确认；纸质档案及时归还，数字化档案自动退出系统。（二）禁止性行为：严禁将档案带离查阅场所，严禁擅自留存查阅材料。（三）风险防控点：建立查阅结果复核机制，确保档案完好无损。第十三条特殊档案查阅管理：（一）合规标准：涉密档案实行“双人双锁”管理，查阅需经审批并登记；历史档案需由专人陪同查阅。（二）禁止性行为：严禁在非查阅场所查阅特殊档案，严禁将特殊档案上传网络。（三）风险防控点：建立特殊档案查阅台账，实施临时封存制度。第十四条数字化档案查阅管理：（一）合规标准：数字化档案需通过专用系统查阅，支持按需缩略、打印，但需经管理员批准；系统自动记录查阅行为。（二）禁止性行为：严禁下载数字化档案至个人设备，严禁非法复制、传播数字化档案。（三）风险防控点：定期检测系统安全漏洞，强化访问日志审计。第十五条外部人员查阅管理：（一）合规标准：外部人员需提交单位介绍信、个人身份证明及查阅目的说明，经档案馆审核后方可查阅；查阅范围受档案开放程度限制。（二）禁止性行为：严禁外部人员以营利为目的查阅档案，严禁泄露查阅信息。（三）风险防控点：对外部人员实施临时权限控制，查阅过程全程录音录像。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：（一）档案馆每年至少开展一次制度评估，根据法律法规变化、业务需求调整制度内容；（二）重大制度修订需经领导小组审议，并及时发布实施通知。第十七条风险识别预警机制：（一）档案馆每季度开展风险排查，分级评估查阅风险（一般、较大、重大）；（二）发布《查阅风险预警通知》，明确风险场景与防控措施。第十八条合规审查机制：（一）将查阅合规审查嵌入关键节点：申请受理、权限审核、过程监督、结果处置；（二）实行“未经审查不得实施”原则，违规查阅一律暂停并调查。第十九条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，较大风险由档案馆组织整改，重大风险上报领导小组统筹解决；（二）建立应急流程：发现档案损毁、泄露时，立即启动封存、溯源、通报程序。第二十条责任追究机制：（一）违规情形：擅自查阅特殊档案、超权限查阅、泄露查阅信息等；（二）处罚标准：轻微违规通报批评，严重违规取消查阅资格，并按《档案违规行为处理办法》处罚；（三）联动考核：将违规情况纳入部门年度考核，与绩效、评优挂钩。第二十一条评估改进机制：（一）每年开展专项管理有效性评估，包括制度执行率、风险处置效率、服务满意度等指标；（二）形成《评估报告》，明确优化方向，并纳入次年工作计划。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：（一）各级领导干部需签署《查阅管理责任书》，明确“一岗双责”；（二）档案馆设立专职监督员，定期抽查查阅活动。第二十三条考核激励机制：（一）将查阅合规情况纳入部门年度考核，优秀案例予以表彰；（二）制定查阅服务奖励办法，对规范操作、风险防控表现突出的个人给予奖励。第二十四条培训宣传机制：（一）管理层培训：每年开展合规履职培训，强化责任意识；（二）一线员工培训：每半年开展操作规范培训，提升风险识别能力；（三）发布《查阅合规手册》，张贴宣传海报，营造全员合规氛围。第二十五条信息化支撑：（一）开发档案查阅管理系统，实现申请线上提交、权限自动校验、查阅行为实时监控；（二）建立风险预警模型，通过大数据分析识别异常查阅行为。第二十六条文化建设：（一）发布《查阅合规承诺书》，组织全员签署；（二）设立查阅合规案例库，定期开展警示教育。第二十七条报告制度：（一）风险事件上报：重大风险须在X小时内上报领导小组，