大连预充值电费制度

大连预充值电费制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国电力法》、《电力监管条例》等国家相关法律法规，参照行业标准及集团母公司关于内部风险防控与合规管理的要求，结合大连公司实际用电需求及业务特点，为规范预充值电费管理，防控资金使用风险，提升运营效率，特制定本制度。同时，为满足公司内部精细化管理需求，强化成本控制意识，防范潜在的财务风险与操作风险，保障电力供应稳定，现就预充值电费管理做出明确规定。第二条本制度适用于大连公司总部各部门、下属各单位及全体员工。凡涉及预充值电费的申请、审批、支付、使用、核对、结算等所有业务环节，均须严格遵守本制度规定。本制度覆盖的业务场景包括但不限于：新设单位电力接入的初始费用预缴、现有单位年度或周期性电费预估支付、特殊用电需求专项电费预付、以及因系统切换或业务调整引发的电费预充值调整等情形。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“预充值电费专项管理”是指公司为实现对预充值电费业务的全面、系统、规范管理，通过建立制度体系、明确组织职责、优化业务流程、强化风险防控、完善保障措施等一系列管理活动，确保预充值电费资金安全、使用合规、流程高效、信息准确的过程与机制。（二）“预充值电费专项风险”是指在与预充值电费相关的业务活动中，因制度不健全、流程不规范、操作不合规、信息不对称、外部环境变化等因素，可能导致公司资金损失、运营中断、声誉受损、法律责任承担等潜在的不利后果。（三）“预充值电费合规”是指公司在预充值电费管理活动中，严格遵守国家法律法规、行业准则、集团母公司规定及本制度要求，确保各项业务操作合法、流程正当、手续完备、信息真实、责任明确的状态。第四条预充值电费专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：预充值电费管理的所有环节、所有主体、所有场景均须纳入制度规范范围，不留管理盲区。（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位在预充值电费管理中的具体职责，建立清晰的权责体系，确保人人有责、人人负责。（三）风险导向原则：聚焦预充值电费管理中的关键风险点，实施差异化管控措施，优先防范重大风险，及时化解一般风险。（四）持续改进原则：定期评估预充值电费管理体系的有效性，根据内外部环境变化及时调整完善制度、流程与技术手段，不断提升管理水平。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对预充值电费专项管理负总责，承担首要领导责任，负责审定预充值电费管理制度、重大风险防控策略及年度管理目标。分管领导对预充值电费专项管理负直接领导责任，负责组织协调、督促落实相关管理工作，审批重要预充值电费业务事项，并对管理成效承担主要责任。第六条公司设立预充值电费专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人或分管领导担任组长，相关部门负责人担任成员。领导小组负责统筹协调公司预充值电费专项管理工作，研究决策重大管理事项，审议批准管理制度与方案，监督指导各部门、各单位落实管理要求，定期听取管理情况汇报，评估管理成效，部署改进工作。领导小组办公室设在[牵头部门名称]，承担日常运转、沟通协调、会议组织、文件起草、信息报送等工作。第七条预充值电费专项管理的职责分工如下：（一）牵头部门（[牵头部门名称]）：负责预充值电费专项管理制度的起草、修订与解释工作；牵头组织预充值电费业务流程优化与再造；组织开展预充值电费专项风险排查与评估；建立并维护预充值电费管理信息系统；组织实施相关培训与宣传；牵头开展管理绩效考核；负责向领导小组汇报管理情况，接收并处理相关举报与投诉。（二）专责部门（[财务部]、[风险控制部]等）：负责预充值电费业务的财务审核与核算，确保资金使用合规、账务处理准确；参与预充值电费管理制度的制定与修订；对预充值电费业务流程进行合规性审查与风险提示；参与重大预充值电费业务的风险评估与处置；提出预充值电费流程优化与风险防控建议；协助牵头部门开展相关培训与检查。（三）业务部门/下属单位：负责本部门、本单位预充值电费业务的日常管理，落实公司相关制度要求；根据业务需求提出预充值电费申请，并确保申请信息的真实性、准确性、完整性；执行审批后的预充值电费支付指令，并做好支付记录；监控预充值电费的使用情况，及时反馈异常情况；配合公司开展预充值电费业务检查与审计；对本部门、本单位预充值电费管理承担主体责任。第八条基层执行岗（如用电申请经办人、支付操作员、费用核对人员等）在预充值电费管理中应履行以下合规操作责任：（一）严格遵守预充值电费管理制度及操作规程，按规定权限和流程履行岗位职责。（二）认真审核预充值电费申请资料，确保信息真实、完整、合规。（三）准确执行预充值电费支付指令，确保支付对象、金额、方式正确无误。（四）妥善保管预充值电费相关资料与信息，防止泄露或滥用。（五）及时发现并报告预充值电费管理中的异常情况或潜在风险。（六）按要求签署岗位合规承诺书，明确自身在预充值电费管理中的责任与义务。（七）积极参加公司组织的预充值电费管理培训，提升业务能力和合规意识。第三章专项管理重点内容与要求第九条电费预算与标准管理。业务部门/下属单位应根据历史用电数据、业务规划及电价政策，合理编制年度预充值电费预算，报[财务部]审核，经[分管领导]批准后执行。公司应建立预充值电费标准体系，明确不同场景、不同类型的预充值额度、周期、方式等标准，作为预算编制和业务操作的依据。预算执行过程中需调整预算额度的，应履行相应审批程序。第十条电费申请与审批管理。预充值电费申请应通过公司规定的电子化系统提交，申请内容应包括用电单位、申请事由、预充值金额、预计周期、资金来源等关键信息。审批权限应根据预充值金额大小、业务性质等因素分级设定，重大预充值电费申请应报领导小组审议。审批人员应认真审核申请资料的合规性、完整性，重点关注申请依据、金额合理性、支付方式等要素。严禁越权审批、默许审批或以任何形式干预审批工作。第十一条预充值资金支付管理。预充值电费支付必须依据已批准的申请文件和支付指令进行。支付前应核对支付对象、金额、账户信息等要素是否准确无误，并通过系统进行多重校验。支付方式应优先选择安全性高的电子支付手段。支付完成后，应及时获取支付凭证，并做好支付记录归档。严禁未经批准擅自支付、超标准支付、向非指定账户支付预充值电费。第十二条预充值额度控制与调整。公司应建立预充值额度动态监控机制，定期（如每月）对各单位预充值电费使用情况进行统计分析，及时发现超额使用或长期未使用的情况。对于超额使用的，应及时查明原因并采取措施；对于长期未使用的，应评估必要性并考虑取消或调整额度。预充值额度的调整应参照第九条、第十条的规定执行。第十三条预充值电费使用与核对。用电单位应按照预充值额度及约定周期合理使用电力，避免浪费。财务部门应定期（如每季度）与电力供应商核对预充值电费账目，确保账实相符。如发现差异，应及时查明原因，分清责任，并采取纠正措施。核对结果应形成书面记录，经相关负责人签字确认后存档备查。第十四条预充值电费结算与退款。当预充值电费使用周期结束或用电关系终止时，应及时与电力供应商进行最终结算。结算后如有剩余资金，应在规定期限内办理退款手续。退款应通过原支付方式退回，并确保退到正确的账户。退款过程应严格审核，防止资金错退、漏退。未按规定及时办理退款可能导致的责任追究，按照公司相关规定执行。第十五条预充值电费风险防控。重点防控以下风险：（一）预算编制不科学导致预充值过多或不足的风险。（二）申请审批不规范引发资金错误支付的风险。（三）支付操作失误或被篡改导致资金损失的风险。（四）额度控制不严造成资金闲置或浪费的风险。（五）使用监控不力导致超额用电或违规使用的风险。（六）与供应商核对不及时、不准确导致账实不符的风险。（七）结算退款不及时、不规范引发资金沉淀或客户投诉的风险。（八）信息系统安全风险，如数据泄露、系统被攻击等。针对上述风险，应制定相应的管控措施，并定期进行排查与评估。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制。公司应每年对预充值电费管理制度进行至少一次全面评估，评估内容包括制度的适用性、完整性、可操作性等。根据国家法律法规、行业政策、集团母公司要求、公司发展战略、业务变化以及风险评估结果，及时修订和完善预充值电费管理制度及相关流程。制度修订应履行必要的审批程序，并做好新旧制度衔接工作。第十七条风险识别预警机制。牵头部门应每半年组织一次预充值电费专项风险排查，结合内外部环境变化、业务特点、历史数据等，识别潜在风险点，评估风险等级，制定风险清单。对于可能引发重大资金损失或声誉损害的风险，应及时发布预警通知，明确风险内容、影响范围、应对措施及责任部门，并督促相关单位采取措施防范。第十八条合规审查机制。将预充值电费合规审查嵌入业务流程的关键节点，实现全过程管控。具体包括：（一）申请阶段：对申请资料的合规性、完整性进行审查。（二）审批阶段：对审批权限、审批程序的合规性进行审查。（三）支付阶段：对支付指令的合规性、支付方式的合规性进行审查。（四）使用与核对阶段：对预充值额度使用情况、账目核对过程的合规性进行审查。（五）结算与退款阶段：对结算依据、退款流程的合规性进行审查。凡未经合规审查或审查不合格的预充值电费业务，一律不得实施。审查结果应形成书面记录，作为绩效考核和责任追究的依据。第十九条风险应对机制。建立预充值电费重大风险事件应急处理流程。根据风险等级，采取以下应对措施：（一）一般风险：由责任单位采取措施进行整改，牵头部门进行跟踪督促。（二）重大风险：由领导小组启动应急响应，迅速采取措施控制风险蔓延，减少损失。可能需要暂停相关业务、调整支付方式、联系供应商协商等。应急处理过程应做好记录，并及时向领导小组报告。（三）责任协同：风险应对涉及多个部门或单位的，应明确牵头单位和配合单位，建立协同机制，确保各项措施落实到位。（四）上报要求：发生重大风险事件的，责任单位应在[X]小时内向牵头部门报告，牵头部门应在[X]小时内向领导小组报告。报告内容应包括事件基本情况、已采取措施、可能影响、责任认定等。第二十条责任追究机制。对于违反预充值电费管理制度的行为，根据情节轻重、后果影响，追究相关单位和人员的责任。责任追究方式包括：（一）批评教育：对情节轻微、未造成实际损失的，给予批评教育。（二）经济处罚：对造成经济损失的，依据公司相关规定对责任单位和人员处以经济处罚。（三）行政处分：对违反规定情节严重、造成恶劣影响的，依据公司相关规定给予行政处分，如警告、记过、降级、撤职等。（四）移送处理：涉嫌违法犯罪的，依法移送司法机关处理。责任追究应坚持实事求是、公平公正的原则，做到有据可依、处理恰当。第二十一条评估改进机制。每年对预充值电费专项管理体系的有效性进行评估，评估内容包括制度健全性、流程合理性、风险防控效果、信息系统支撑能力、人员合规意识等。评估方式包括查阅资料、现场检查、人员访谈、问卷调查等。评估结果应形成书面报告，分析存在的问题与不足，提出改进建议，并纳入公司年度管理改进计划。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障。各级领导干部应切实履行预充值电费专项管理领导责任，定期研究部署相关工作，协调解决重大问题，推动各项措施落实。各部门、各单位负责人应履行主体责任，亲自抓、负总责，建立健全本领域、本部门的预充值电费管理组织体系和工作机制，确保管理要求传达到每一位员工。第二十三条考核激励机制。将预充值电费管理情况纳入各部门、各单位年度绩效考核范围，考核内容包括制度执行情况、风险防控效果、管理效率等。考核结果与部门绩效、负责人业绩、员工评优评先等挂钩。对预充值电费管理表现突出的单位和个人，给予表彰奖励；对管理不善、发生重大风险事件的，予以通报批评，并追究相关责任。第二十四条培训宣传机制。分层级开展预充值电费管理培训，提高全员合规意识和管理能力。培训对象包括：（一）管理层：重点培训预充值电费管理的重要性、政策法规、风险防控要求、领导责任等。（二）中层干部：重点培训预充值电费管理制度的执行、业务流程的操作、风险识别与处置等。（三）基层员工：重点培训岗位操作规范、合规要求、风险识别与报告等。培训方式包括集中授课、在线学习、案例分析、经验交流等。定期组织考核，确保培训效果。第二十五条信息化支撑。依托公司现有财务、业务管理系统，建设或完善预充值电费管理模块，实现以下功能：（一）在线申请与审批：支持预充值电费申请的电子化提交、流转与审批。（二）额度监控与预警：实时监控预充值额度使用情况，对超额使用、长期未使用等情况自动预警。（三）支付管理与记录：固化支付流程，记录支付信息，防止违规操作。（四）账目核对与查询：支持与供应商账目自动核对，提供多维度查询功能。（五）风险信息管理：记录风险事件、评估结果、应对措施等信息。通过信息化手段，实现预充值电费管理流程自动化、信息透明化、风险实时监控化。第二十六条文化建设。加强预充值电费管理文化建设，营造全员参与、人人负责的合规氛围。具体措施包括：（一）发布预充值电费合规手册：系统介绍管理制度、操作流程、风险防控要点等。（二）开展合规承诺活动：组织员工签订预充值电费合规承诺书，强化责任意识。（三）树立合规典型：宣传先进事迹，发挥示范引领作用。（四）开展合规知识竞赛：以赛促学，提升全员合规素养。通过持续建设，使合规成为员工的自觉行为，形成良好的管理生态。第二十七条报告制度。建立预充值电费管理报告制度，包括：（一）风险事件报告：发生风险事件的，按第二十条要求及时上报。（二）年度管理报告：每年[X]月底前，牵头部门汇总编制预充值电费年度管理报告，内容包括年度管理情况、风险事件、评估结果、改进措施等，报领导小组审阅。（三）专项报告：根