企业资料存档及档案管理规范

企业资料存档及档案管理规范一、规范覆盖的业务场景与适用范围本规范适用于企业各类资料的系统化存档与全生命周期管理，覆盖但不限于以下场景：日常运营管理：行政公文、会议纪要、制度文件、合同协议等资料的归档；人力资源管理：员工入职档案、劳动合同、培训记录、绩效考核资料等存档；业务项目管理：项目立项书、可行性报告、过程文件、验收报告等档案整理；财务管理支持：凭证、账簿、报表等财务资料的合规存档（需配合财务专项管理规范）；审计与合规检查：应对内外部审计、资质认证等所需的档案调阅与备查；历史信息追溯：企业重大事件、重要决策、核心技术的资料留存与查阅。本规范适用于企业各部门、各项目组及全体员工，保证档案管理工作的统一性、规范性与安全性。二、档案管理标准化操作流程（一）资料收集与初步审核操作目标：保证应归档资料的完整性、真实性与及时性。具体步骤：明确收集范围：各部门根据《企业档案分类及保管期限表》（见附件1），在资料形成后3个工作日内完成收集，包括但不限于：行政类：红头文件、会议通知、会议纪要、工作总结；人力资源类：证件号码复印件、学历学位证、劳动合同、离职证明；业务类：客户合同、招投标文件、项目计划书、验收报告；其他：领导批示、外部往来函件、重要图片/音视频资料等。责任人审核：部门负责人或指定专人（如行政部经理、项目部主管）对资料内容进行初步审核，保证资料齐全、字迹清晰（电子版需为PDF或不可编辑格式）、无缺页漏项。问题处理：对不完整的资料，及时联系相关人员补充（如业务部*专员需补充合同签署页）；对不符合要求的资料，退回原部门重新整理。（二）分类编码与编号规则操作目标：通过统一分类与编码，实现档案的系统化检索与管理。具体步骤：确定分类维度：采用“年度-部门-类别-流水号”四级分类法，示例：年度：资料形成的公历年份，如“2024”；部门：使用部门拼音首字母缩写（见附件2《部门代码对照表》），如行政部“XZ”、人力资源部“RL”；类别：按资料性质分为“综合管理（ZL）、人力资源（RL）、业务运营（YW）、财务管理（CW）、项目管理（XM）”五大类，每类细分子类（如ZL-01为公文、ZL-02为制度）；流水号：每类下按形成顺序编3位阿拉伯数字，从“001”开始。档案编码：组合示例：“2024-XZ-ZL-001”表示2024年行政部综合管理类第1号档案。编码标注：在档案封面、卷脊及目录页显著位置标注编码，电子档案需在文件名中体现编码（如“2024-XZ-ZL-001_XX公司年度工作总结.pdf”）。（三）整理编目与装订归档操作目标：规范档案物理形态与电子存储，便于长期保存与快速查阅。具体步骤：资料整理：纸质档案：去除金属夹，按资料顺序排列，左侧装订（无法装订的采用左侧打孔穿绳），加装统一规格档案盒（尺寸：30cm×21cm×5cm）；电子档案：扫描纸质资料时分辨率不低于300DPI，保证清晰可读，每份档案单独存储，按“档案编码+文件名”命名，刻录至光盘或存储至企业指定的档案管理系统（如OA系统档案模块）。编制档案目录：填写《档案分类目录表》（见附件3），内容包括：序号、档案编码、档案名称、形成部门、形成日期、页数（纸质）/文件大小（电子）、保管期限、存放位置（如：A区-3层-5号柜）、备注。目录一式两份，一份随档案存放，一份由行政部留存。归档移交：纸质档案：每月最后一个工作日，各部门将整理好的档案移交至行政部档案室，双方核对档案数量与目录，签字确认《档案移交清单》（见附件4）；电子档案：通过企业内部系统至档案管理模块，并同步提交纸质版目录至行政部备案。（四）借阅利用与归还管理操作目标：规范档案借阅流程，保证档案安全与合理使用。具体步骤：借阅申请：员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅登记表》（见附件5），注明借阅人信息、档案编码及名称、借阅事由、借阅期限（一般不超过5个工作日，特殊情况需经部门负责人*总经理签字批准）。审批与登记：普通档案：由部门负责人审批；涉密/重要档案（如未公开合同、核心财务数据）：需经分管领导*总经理审批；审批通过后，档案管理员核对档案信息，确认无误后出借，登记借阅日期、预计归还日期。档案使用：借阅人仅可在指定区域（如档案室阅览室）查阅档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、复制（如需复制，需经审批并注明“复印件与原件一致”）。归还与检查：借阅到期后，借阅人需及时归还，档案管理员检查档案完整性，确认无误后在《档案借阅登记表》上登记归还日期；如需续借，需提前1个工作日重新申请。（五）鉴定销毁与留存管理操作目标：对超期档案进行规范鉴定与销毁，优化存储空间。具体步骤：鉴定启动：每年12月，由行政部牵头，联合法务部、财务部组成档案鉴定小组，对到期档案进行鉴定。鉴定标准：依据《档案保管期限表》（附件1），区分“永久、长期（10-30年）、短期（5-10年）”三类：永久保存：企业章程、股东会决议、重大合同、审计报告等；长期保存：年度工作总结、重要项目文件、员工核心档案等；短期保存：日常通知、临时性会议纪要、普通业务函件等。销毁审批：对鉴定需销毁的档案，由鉴定小组编制《档案销毁清册》（见附件6），注明档案编码、名称、数量、销毁理由，经总经理审批后实施。销毁执行：纸质档案：采用碎纸机销毁，并由2名监督员（行政部、法务部）在场监督，销毁后在《档案销毁清册》上签字确认；电子档案：彻底删除存储介质数据，并进行格式化处理，避免数据恢复。留存备案：销毁清册需永久保存，以备追溯。三、常用档案管理表单模板附件1：企业档案分类及保管期限表分类代码类别名称子类保管期限备注ZL综合管理ZL-01公文永久含红头文件、重要通知ZL-02制度长期管理制度、流程文件ZL-03会议纪要长期重大会议、专题会议纪要RL人力资源RL-01入职档案长期证件号码、学历证、劳动合同RL-02培训记录短期内外部培训、考核记录YW业务运营YW-01合同永久业务合同、协议YW-02客户资料长期客户档案、往来函件XM项目管理XM-01立项文件永久可行性报告、立项批复XM-02项目过程长期计划、报告、验收记录附件2：部门代码对照表部门名称代码部门名称代码行政部XZ财务部CW人力资源部RL市场部SC技术部JS项目部XM法务部FW采购部CG附件3：档案分类目录表序号档案编码档案名称形成部门形成日期页数保管期限存放位置备注12024-XZ-ZL-001XX公司2024年度工作总结行政部2024-12-2525永久A区-3层-5号柜-01含附件22024-RL-RL-005张*劳动合同及续签协议人力资源部2024-01-158长期B区-1层-3号柜-12-附件4：档案移交清单移交部门移交人接收部门接收人移交日期行政部*助理档案室*管理员2024-12-30序号档案编码档案名称页数保管期限———————-—————————————-12024-XZ-ZL-002年度办公设备采购清单12长期22024-SC-YW-003第四季度客户合同汇总30永久附件5：档案借阅登记表借阅日期借阅部门借阅人联系方式档案编码及名称借阅事由借阅期限批准人归还日期经办人2024-11-01市场部*专员2024-SC-YW-003_客户合同汇总客户对账3个工作日*经理2024-11-03*管理员附件6：档案销毁清册销毁日期鉴定小组审批人序号档案编码档案名称数量销毁理由监督员2024-12-20行政部、法务部*总经理12023-XZ-ZL-0052023年第三季度会议纪要5本保管期限已届满、四、档案管理风险防控与关键要点（一）资料完整性控制各部门需指定专人（兼职档案管理员）负责本部门资料归档，保证“一事一档、一文一档”，避免资料散失；对跨部门协作形成的资料（如项目文件），由牵头部门负责收集，协作部门配合提供，保证资料完整。（二）保密与安全管理涉密档案（如未公开合同、核心技术资料）需单独存放，加密管理，仅限授权人员查阅；档案室需配备“三铁一器”（铁门、铁窗、铁柜、报警器），定期检查消防设施（如灭火器、烟感器），保持室内干燥、通风（温度14-24℃，湿度45-60%）；电子档案需定期备份（每月1次），本地备份与异地备份相结合，防止因设备故障或自然灾害导致数据丢失。（三）人员与流程管理档案管理员需经过专业培训，熟悉档案分类、编码、存储及借阅流程，每年至少参加1次外部档案管理培训；建立档案管理考核机制，将档案归档及时性、完整性纳入