业务沟通会议记录模板

适用场景操作步骤详解一、会前准备：明确聚焦目标确定会议核心目的明确本次会议需解决的关键问题（如项目里程碑确认、资源协调方案、需求优先级排序等），避免议题发散。提前与主持人沟通会议议程，确定各议题的讨论时长与预期成果。梳理参会人员与资料确认必要参会人员（决策人、执行负责人、相关业务接口人等），提前发送会议通知（含时间、地点、议程、预读资料）。收集与议题相关的背景资料（如项目计划书、需求文档、数据报表等），供会中参考。准备记录工具电子版：提前创建会议记录文档（建议使用Word或在线协作工具），预设模板框架（如会议基本信息、议题模块、待办事项等）。手写版：准备笔记本、笔，标注重点记录区域（如决议、任务、争议点），避免遗漏关键信息。二、会中记录：抓取重点，客观还原记录会议基本信息在文档开头清晰标注：会议名称、时间（起止时间）、地点（会议室/线上会议）、主持人、记录人、参会人员（含部门/职务）、缺席人员及原因。按议题顺序记录讨论内容对每个议题，记录核心讨论要点：不同参会方的观点、分歧点、共识方向，避免主观评价，客观呈现发言内容。关键数据、决策依据（如“根据Q2用户调研数据，优先级调整为A方案”）需准确记录，可附简短备注说明来源。明确决议与待办事项决议：对每个议题的最终结论进行概括性描述（如“同意将项目交付时间延期至X月X日”），注明决策依据（如“基于当前资源评估结果”）。待办任务：采用“任务描述+负责人+截止日期+交付物”四要素记录，例如：“完成用户界面初稿设计—张三—2024年X月X日—交付PSD源文件”。标注待确认/跟进事项对需会后进一步讨论或提供的信息（如“技术部需补充系统兼容性测试报告”），单独列出“待确认事项”模块，明确责任人与反馈时限。三、会后整理：规范输出，闭环跟进24小时内完成记录整理根据会议记录初稿，补充遗漏信息（如向参会者确认关键表述），检查决议与待办事项的准确性，保证无歧义。按模板格式排版，突出重点（如加粗决议、待办任务），使用简洁语言，避免冗长描述。分发与确认将整理后的会议记录发送至所有参会人员，附上“请于X月X日前确认内容无误”的提示，收集反馈并修改。对未参会人员，同步发送精简版（含决议与待办事项），保证信息同步。归档与跟踪将最终版会议记录归档至共享文件夹（按“年份-月份-会议类型”分类），方便后续查阅。在项目管理工具（如钉钉、飞书、Teambition）中创建待办任务卡片，关联负责人与截止日期，设置提醒，定期跟进进度。会议记录模板表格一、会议基本信息项目内容会议名称[例如：XX项目Q3启动会]会议时间[年-月-日时:分-时:分]会议地点[例如：3楼会议室A/线上会议]主持人[姓名+职务]记录人[姓名+职务]参会人员[姓名+部门+职务]，例如：李四（产品部经理）、王五（研发部主管）缺席人员及原因[姓名+部门+原因]，例如：赵六（市场部）因出差请假二、议题讨论与决议序号议题名称讨论内容摘要发言要点（标注发言人）决议内容达成依据1项目里程碑确认当前进度滞后风险，需调整关键节点时间李四：设计稿需延期3天；王五：开发资源可提前2天介入同意将“UI设计完成”节点延期至X月X日，“前端开发”节点提前至X月X日基于当前设计资源评估结果2跨部门协作资源分配市场部需配合提供推广素材，研发部需预留1名测试人员支持张三（市场部）：X月X日前交付首批素材；李四：协调测试人员X月X日加入项目确认市场部X月X日前交付素材，研发部X月X日前完成测试人员调配项目优先级排序与资源池现状三、待办任务清单任务编号任务描述负责人所属部门截止日期优先级（高/中/低）交付物状态（未开始/进行中/已完成）T001完成UI设计初稿张三设计部2024-XX-XX高PSD源文件（含3个核心页面）未开始T002提供推广素材初稿李四市场部2024-XX-XX中文案+图片素材各5套进行中T003协调测试人员加入项目王五研发部2024-XX-XX高测试人员名单及职责分工未开始四、其他事项待确认事项：[例如：客户方对需求变更的最终确认，需产品部X月X日前反馈]下次会议安排：[时间、地点、主要议题]备注：[例如：本次会议录音已存档，需权限可申请查阅]使用注意事项记录准确性优先避免主观臆断，对争议点需客观记录各方观点（如“技术部认为方案A开发周期短，产品部认为方案B更符合用户需求”），而非直接判定“方案更优”。关键数据、时间、负责人等信息需二次确认，避免因笔误导致执行偏差。聚焦行动与结果会议记录的核心是“谁在什么时间完成什么事”，减少对讨论过程的冗长描述，重点突出决议与待办任务。待办任务需明确“交付物”（如“提交报告”而非“完成工作”），避免模糊表述。及时性与闭环管理会后24小时内分发记录，保证参会人员及时同步信息，避免拖延导致遗忘。通过项目管理工具跟踪待办任务进度，定期（如每周）回顾未完成任务，及时协调资源解决问题