安全生产文件和档案管理制度

安全生产文件和档案管理制度第一章总则第一条为规范公司安全生产文件与档案的生成、收集、整理、保管、利用与销毁全过程，确保信息真实、完整、可追溯，依据《中华人民共和国安全生产法》《档案法》《企业文件材料归档范围和保管期限规定》等法律法规，结合公司生产特点，制定本制度。第二条本制度所称“安全生产文件”系指公司在安全生产活动中形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等原始记录；“安全生产档案”系指经系统整理、编目、装订、入库、可供长期查考的文件集合。第三条本制度适用于公司本部、分公司、项目部、车间、仓库、试验室、临时作业场所等所有区域，覆盖决策、管理、操作、监督、应急、评审、改进各阶段。第二章管理职责与权限第四条公司设立“安全生产文件与档案管理委员会”（以下简称“管委会”），由分管安全副总经理任主任，成员包括安全部、生产部、技术部、设备部、工程部、行政部、信息中心、法务部、纪检监察室负责人。管委会每季度召开一次例会，统筹解决重大档案管理问题。第五条安全部为归口管理部门，履行下列职责：（一）制定、修订本制度及配套细则；（二）编制年度文件与档案工作计划，纳入公司安全生产费用预算；（三）组织文件模板、编号规则、元数据标准的发布与培训；（四）对各部门、项目部执行情况进行考核，考核结果占年度安全绩效权重10%；（五）牵头组织档案移交、鉴定、销毁、数字化、异地备份等工作。第六条行政部档案室负责实体档案库房管理，包括八防（防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防高温、防有害气体）设施维护、出入库登记、温湿度监测、定期消杀、密集架调度。第七条信息中心负责电子档案系统（以下简称“EAD系统”）运维，包括服务器双活、数据库镜像、区块链固证、密钥托管、日志审计、灾难恢复演练；对涉密电子档案实行国密算法加密存储。第八条各部门、项目部、车间负责人为本单位文件与档案管理第一责任人，应指定专职或兼职资料员，名单报安全部备案；资料员调离时须完成交接审计，交接单永久保存。第九条纪检监察室对文件与档案的真实性、完整性进行随机抽查，发现弄虚作假、毁损、丢失的，按“四不放过”原则处理，并移交人力资源部扣减绩效、降职降级直至解除劳动合同。第三章文件生命周期控制第十条文件生成前，起草人须在EAD系统发起“文件立项单”，填写文件名称、预计页数、载体类型、密级、保管期限、责任者、关联项目、风险级别；系统自分配唯一编号：AQ-单位代码-年份-顺序号-版本号。第十一条文件编制应使用公司统一模板，模板嵌入二维码水印，含编制人、审核人、批准人电子签名域；任何手写改动须双划线、签名、注日期，不得涂抹。第十二条文件审核实行“三级把关”：（一）业务部门审核技术内容的合规性；（二）安全部审核安全条款的符合性；（三）法务部审核法律风险。审核意见须在EAD系统留痕，系统生成《文件审核流转表》，随文件一并归档。第十三条文件批准人须为岗位说明书所列的“最终批准层级”，不得越级签发；批准后的文件即时推送EAD系统“受控库”，并自动发送知会邮件至相关岗位。第十四条文件发放遵循“最小够用”原则：（一）纸质件加盖红色“受控”章，登记领用人、份数、日期；（二）电子件采用DRM权限控制，默认只读、不可打印、不可截屏、水印溯源；（三）外来文件须由对口部门填写《外来文件适用性评审表》，转化公司内控编号后方可进入受控。第十五条文件变更须重新履行立项、审核、批准流程，并生成《文件变更对比表》，列明章节、条款、修改原因、依据法规；变更后的文件版本号自动升级，旧版本即时回收、标注“作废”并封存。第十六条文件作废分“立即作废”与“过渡作废”两类：（一）立即作废适用于法规冲突、重大风险隐患情形，由安全部发布《作废令》，24小时内回收；（二）过渡作废适用于设备更替、工艺迭代，设置90天并行期，期满统一回收。所有作废文件不得自行销毁，须移交档案室等待统一鉴定。第四章归档范围与保管期限第十七条下列文件必须归档，保管期限分为永久、30年、10年、5年四档：（一）安全生产责任制、方针目标、年度规划、目标责任书——永久；（二）安全生产许可证、标准化证书、三同时批复、安全评价报告——永久；（三）事故调查报告、处理决定、整改验证材料——永久；（四）重大危险源普查、评估、核销记录——永久；（五）安委会、安全例会纪要——永久；（六）教育培训计划、签到、试卷、效果评估——10年；（七）特种作业人员、特种设备作业人员资格台账——30年；（八）日常检查、专项检查、季节性检查、专家诊断记录——10年；（九）安全投入台账、费用票据、审计报告——30年；（十）劳动防护用品发放、报废记录——5年；（十一）应急演练方案、脚本、签到、评估、影像——10年；（十二）职业危害因素监测、评价、控制效果报告——30年；（十三）工伤保险、雇主责任险赔付资料——10年；（十四）供应商、承包商安全协议、绩效评价——合同期满后5年；（十五）信息化系统日志、备份记录——5年；（十六）其他具有追溯、证据、改进价值的文件——由安全部会同档案室鉴定。第十八条任何部门不得擅自缩小归档范围或缩短保管期限；确需调整的，须填写《归档范围变更申请表》，经管委会投票三分之二以上同意方可执行。第五章整理与编目第十九条归档文件实行“谁形成、谁整理”原则，资料员在文件办结后5个工作日内完成整理。整理要求：（一）去除金属物、回形针、胶带，使用不锈钢钉或线装；（二）原件与附件、正文与底稿、请示与批复、转发件与被转发件集中排列；（三）大于A4的图纸折叠成A4幅面，图签外露；（四）破损文件用优质宣纸修补，不得使用透明胶带；（五）声像档案刻录至档案级光盘，一式三套，并上传EAD系统；（六）电子文件以PDF/A-2b格式固化，元数据采用XML封装，包含有形成部门、责任人、时间、格式、大小、哈希值。第二十条编目统一使用《安全生产档案分类表》（AQ-FL-2024），设置九大类、五十六子类、一百八十二细目；分类号采用字母+数字混合层级码，如“AQ-03-02-05”表示“安全检查—特种设备检查—电梯检查”。第二十一条每份文件须填写《归档文件目录》及《备考表》，注明页数、密级、载体、互见号、移交人、接收人、日期；目录与备考表一式两份，一份装入盒内，一份粘贴在档案盒脊背。第二十二条档案盒采用无酸纸、厚度5cm，颜色按类别区分：红色永久、黄色30年、蓝色10年、绿色5年；盒脊标签含公司LOGO、分类号、年度、起止件号、盒次，采用激光打印，防止褪色。第六章库房与电子系统管理第二十三条实体档案库房选址应避开洪涝、滑坡、粉尘、腐蚀性气体区域，设在建筑二层及以上，荷载≥12kN/m²；库区设甲级防火门、惰性气体灭火系统、红外周界报警、双人双锁门禁；库内温度14℃—24℃，相对湿度45%—60%，日波动≤±2℃、±5%。第二十四条档案柜采用轨道式密集架，地面铺设防静电地板；柜体内配置活性炭调湿盒、樟木板防虫；每节柜贴有RFID标签，实现快速盘点。第二十五条电子档案系统采用“私有云+区块链”架构：（一）私有云部署于公司数据中心，应用层、数据库层、存储层三层隔离；（二）区块链采用联盟链，节点部署在总部、两个异地分公司，共识算法PBFT，确保记录不可篡改；（三）关键档案哈希值每日自动上链，生成《电子档案完整性日报》；（四）系统设置三员分立：系统管理员、安全管理员、审计管理员，任何一人无法单独导出数据；（五）每年至少进行一次渗透测试、一次灾备演练，演练报告永久保存。第二十六条电子档案实行四份存储：在线主存储、近线磁带库、异地容灾中心、蓝光光盘库；磁带库采用LTO-9技术，每30天进行校验；蓝光光盘库采用MDisc，预期寿命1000年。第七章利用与借阅第二十七条档案利用实行“线上优先、线下补充”原则：（一）员工通过EAD系统提交《档案利用申请》，注明用途、密级、范围、时限；（二）系统根据申请人岗位、权限自动审批，超权限的流转至部门负责人、安全部、分管领导三级审批；（三）涉密档案仅限在档案阅览室查阅，不得拍照、复制、摘抄；（四）外单位借阅须持单位介绍信、身份证，经法务部、安全部、分管领导审批，并签订《档案利用安全保密协议》；（五）借阅纸质档案原则上不超过10个工作日，到期须归还或续借；电子档案在线阅览时限由系统默认水印倒计时，超时自动关闭；（六）档案室每月生成《档案利用统计报告》，分析高频利用文件，为制度改进提供数据。第八章鉴定与销毁第二十八条档案鉴定分为初始鉴定、定期鉴定、特殊鉴定：（一）初始鉴定在文件整理阶段完成，由资料员提出初步意见，安全部复核；（二）定期鉴定每5年开展一次，由管委会组织专家、技术人员、档案人员成立鉴定小组，逐盒逐件审查；（三）特殊鉴定在发生事故、法律纠纷、兼并重组、工艺重大变更时启动。第二十九条鉴定结论分“续存”“延长”“销毁”三种，须填写《档案鉴定意见书》，经管委会主任签字确认；销毁档案须编制《档案销毁清册》，列明序号、文件题名、编号、页数、形成年度、销毁理由；清册在EAD系统公示5个工作日，无异议后方可执行。第三十条销毁实行“双人监督+视频监控”：（一）纸质档案使用符合保密局标准的碎纸机，碎纸粒度≤2×2mm；（二）光盘、磁带先消磁后粉碎；（三）销毁过程全程录像，录像文件保存10年；（四）销毁完毕后，监销人、档案室负责人在《销毁清册》签字，加盖“已销毁”章，一式三份，分别存档案室、安全部、纪检监察室。第九章外包与移交第三十一条档案数字化、修裱、搬迁、销毁等业务需外包的，须选取具有国家秘密载体印制或档案服务资质的单位，并签订《档案外包安全协议》，明确保密义务、违约责任、赔偿标准；外包人员须通过公司政审、保密培训，佩戴临时证件，在监控范围内作业。第三十二条项目竣工、合同终止、部门撤销时，档案须在15个工作日内完成移交；移交前由移交方编制《档案移交说明书》，接收方进行逐件清点、质量检验；双方签字确认后，EAD系统变更权属，实现责任无缝转移。第十章考核与奖惩第三十三条公司每年组织一次档案管理评优，设“标杆库房”“优秀资料员”两个奖项，给予物质奖励和通报表扬；评优指标包括归档及时率、完整率、准确率、利用率、整改闭环率。第三十四条出现下列行为之一的，视情节轻重扣减绩效、通报批评、行政处分，造成损失的依法追究民事赔偿，涉嫌犯罪的移送司法机关：（一）应归档未归档、归档不完整、私自截留；（二）擅自涂改、撕页、替换、伪造档案；（三）档案库房温湿度长期超标且未整改；（四）未经审批出借、复制、公布涉密档案；（五）档案丢失、损毁、泄密；（六）销