XXX公益基金会档案管理制度

XXX公益基金会档案管理制度第一章总则1.1为规范XXX公益基金会（以下简称“基金会”）档案的收集、整理、保管、利用与销毁，确保档案真实、完整、可用、安全，依据《中华人民共和国档案法》《慈善法》《基金会管理条例》及基金会章程，制定本制度。1.2本制度所称档案，是指在业务活动、内部治理、项目管理、财务资产、人力资源、对外合作、宣传传播、法律事务等过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种载体文件。1.3档案管理遵循“统一领导、分级负责、全程管控、方便利用、安全保密”的原则，实行“谁形成、谁负责、谁归档”的岗位责任制，纳入基金会全面风险管理体系。1.4基金会设立档案管理委员会，由秘书长任主任，财务、项目、法务、传播、行政、信息化等部门负责人为委员，统筹决策档案工作重大事项；秘书处下设档案室，为日常执行机构，配备专职档案管理员。第二章档案分类与归档范围2.1一级类目A治理类：章程、理事会纪要、监事会纪要、年度工作报告、评估报告、党建文件。B项目类：立项书、预算、协议、受益人档案、监测报告、结项报告、第三方评估、影像记录。C财务类：会计凭证、账簿、报表、银行对账单、税务资料、审计报告、票据存根。D资产类：固定资产卡片、捐赠物资入库单、出库单、盘点表、报废审批。E合同类：资助协议、采购合同、服务合同、合作协议、补充协议、终止协议。F人事类：劳动合同、考勤、薪酬、社保、培训、考核、离职交接、志愿者信息。G法务类：诉讼文书、律师函、知识产权、公证、认证、合规审查意见。H传播类：新闻稿、媒体采访、宣传片、社交媒体原始数据、舆情监测。I行政类：公文、印章使用、会议通知、值班记录、安全巡查、后勤保障。J信息化类：系统开发文档、数据库备份、权限清单、变更记录、日志。2.2二级类目在每一一级类目下按年度—地域—项目/事项—资金规模设置二级类目，确保同一事项文件集中存放，避免分散。2.3归档范围细则2.3.1纸质原件必须归档；电子文件须同时保存PDF/A格式与原生格式；声像资料分辨率不低于1080P，音频采样率不低于44.1kHz。2.3.2涉及个人隐私的数据，须做脱敏处理后再行归档，原敏感数据加密另存。2.3.3外部合作方移交的文件，须附《移交清单》与《真实性承诺书》，缺失关键页不予接收。2.3.4以下文件不归档：草稿、重复件、无查考价值的临时记录、已全文电子化的印刷宣传册。第三章文件形成与积累3.1各部门在业务系统或协同办公平台中预设“预归档”模块，经办人办结事项后48小时内上传电子版并勾选保管期限。3.2纸质文件在流转过程中须使用不锈钢钉或线装，禁用易锈金属物；热敏纸需复印后双套保存。3.3对外会议、调研、走访须填写《现场记录单》，由两人以上签字确认，并在24小时内移交扫描件。3.4电子文件命名规则：一级类目代码_年度_项目简称_顺序号_版本号，例：B_2025_春蕾计划_003_V1.0。3.5档案管理员每季度发布《预归档通报》，对未按期上传的部门亮黄牌，连续两次亮牌的，自动触发内部审计。第四章整理与编目4.1纸质档案以“件”为整理单位，采用“年度—项目—保管期限”组卷法，每卷不超过200页，厚度不超过25mm。4.2卷内文件按形成时间先后排序，重要批复在前，附件在后；每页右下角编写页码，封面、目录、备考表不编页。4.3档案室使用《四段式著录规则》：题名、责任者、时间、主题词。主题词依据《中国慈善行业主题词表》标引，不少于3个。4.4电子目录与纸质目录同步生成，采用XML格式封装，每日增量备份至异地服务器，RPO不超过15分钟。4.5声像档案须撰写200字以上文字说明，包含人物、事件、地点、背景、版权信息，并嵌入EXIF字段。第五章保管与库房管理5.1库房选址避开低洼、污染源、强磁场，承重≥600kg/㎡，温湿度控制在14℃—24℃、45%—60%，日波动幅度温度≤±2℃、湿度≤±5%。5.2配置无紫外线LED灯，照度≤50lux；使用防火A级密集架，每列配置防倾倒装置；地面铺设抗静电地板。5.3库房实行双人双锁管理，进出需刷生物识别+动态密码，记录保存十年；非档案人员进入须填写《库房进出登记表》，由档案管理员全程陪同。5.4纸质档案使用无酸纸袋+聚酯薄膜套双重保护，特藏档案采用充氮密封；电子档案离线光盘使用档案级金质光盘，寿命≥50年。5.5每季度进行一次虫霉检查，发现虫卵立即采用-20℃冷冻杀虫72小时，禁止化学熏蒸。第六章保管期限与鉴定6.1保管期限分永久、30年、10年、5年四档，由经办人初判、档案室复核、档案管理委员会终审，形成《保管期限表》并每三年修订一次。6.2对已到期的档案，由档案室组织鉴定小组，成员包括业务代表、财务、法务、档案管理员，逐卷审查，形成《鉴定意见书》。6.3对仍有保存价值的档案，须重新划定保管期限并标注延期理由；对确无保存价值的，填写《销毁清册》，经秘书长、监事双重签字后，于指定场所粉碎或熔浆，全程录像并留存光盘。第七章利用与开放7.1档案利用分内部利用、外部利用两类。内部利用实行线上审批，0.5个工作日内响应；外部利用须提交《利用申请表》及身份证明，经法务审核后3个工作日内答复。7.2利用者须在阅览室内使用无摄影功能的设备，禁止携包、水杯进入；复制件加盖“档案复制件”骑缝章，注明用途，禁止二次复制。7.3涉及国家秘密、商业敏感、个人隐私的档案，原则上不提供原件，经脱敏后可提供部分信息；公益项目受益人名单对外公开须征得本人或其监护人书面同意。7.4档案室每年编制《公益档案开放目录》，通过官网、公众号发布，接受社会监督；对高校、研究机构提供数据包，须签署《数据使用协议》，约定引用格式与保密义务。第八章电子档案与数据管理8.1电子档案实行“三库一体”架构：预归档库、正式库、长期保存库，通过MD5哈希校验确保文件固化。8.2正式库采用RAID6+双活云备份，RTO≤30分钟；长期保存库采用光盘塔+蓝光冷存，每年读取抽检5%，误码率＞10-4即启动迁移。8.3建立元数据方案，包含20个核心字段：文件标题、责任者、日期、格式、页数、字节数、哈希值、保管期限、开放级别、版权信息、关联文件、业务系统来源、上传人、上传时间、审核人、审核时间、档号、盒号、架位、迁移历史。8.4对电子邮件、社交媒体、即时通讯记录，采用API自动抓取，生成EML或JSON格式，每半年打包归档；对结构化数据库，每日导出CSV快照并压缩加密。8.5电子档案迁移策略：每五年进行一次格式升级，由档案管理员、信息化部、第三方检测机构共同完成，形成《迁移报告》并归入法务类永久保存。第九章安全与保密9.1档案安全实行“红橙黄蓝”四级预警：红色为火灾、水灾、盗抢；橙色为虫霉、高温、病毒；黄色为误操作、权限滥用；蓝色为设备老化、载体衰退。9.2建立异地容灾中心，距离主库房≥300km，采用专线+VPN双重加密，增量备份间隔≤6小时；每年组织一次容灾演练，恢复时间目标≤4小时。9.3涉密档案单独设库，配备电磁屏蔽柜，实行“单人单档”授权，使用审计日志保存二十年；离职人员权限当日清零。9.4档案管理员须签署《保密承诺书》，离岗时进行脱密审计；对外合作翻译、数字化加工公司须签订《保密及版权协议》，并缴纳不低于合同金额10%的保密保证金。9.5发现档案丢失、损毁、泄密，须在2小时内口头报告秘书长，24小时内书面报告理事会及监管部门，72小时内提交《事件调查报告》及整改方案。第十章统计与评估10.1档案室每月生成《档案管理月报》，包含归档量、利用量、鉴定量、培训场次、安全事件、整改情况，通过BI工具可视化展示。10.2每年委托第三方评估机构进行合规性审查，重点检查归档率、完整率、准确率、开放率、利用率、安全事件关闭率，形成《档案管理成熟度评估报告》。10.3评估结果与各部门年度绩效挂钩：归档率低于98%扣减部门经费2%，完整率低于99%扣减3%，出现重大安全事故实行“一票否决”。10.4建立持续改进机制，对评估提出的中高风险问题，责任部门须在30日内提交纠正措施，档案室跟踪验证，形成《纠正措施报告》并归档。第十一章培训与文化建设11.1新员工入职一周内接受档案微课学习，含制度解读、系统操作、案例警示，考核满分方可开通业务系统账号。11.2每年举办“档案开放日”，邀请理事、捐赠人、受益人、媒体走进库房，体验修复、除尘、数字化流程，增强透明度。11.3设立“金柜奖”，对在档案收集、修复、编研、创新利用方面做出突出贡献的员工给予5000元奖励及海外档案研讨会名额。11.4建立“档案志愿者”队伍，招募高校档案专业学生参与著录、扫描、口述史采集，给予社会实践证明，形成人才储备。第十二章外包与第三方服务12.1档案数字化、虫霉防治、搬迁、系统运维可外包，须进行公开招标，投标方须具备《国家秘密载体印制资质》或《档案数字化服务资质》乙级以上。12.2外包合同须明确SLA：扫描精度≥300dpi，OFD双层PDF识别率≥98%，工期延误按日扣款0.5%；所有工作须在基金会指定场所完成，禁止使用私人设备拷出数据。12.3外包人员须通过背景审查、签署个人保密协议，佩戴临时证件，工作区域安装无盲区监控，监控录像保存六个月。12.4外包成果实行“三检制”：自检、档案室抽检、第三方质检，合格率低于99%整批返工；最终验收通过后，外包方须提交完整硬盘及销毁记录，硬盘经消磁后方可离场。第十三章监督与问责13.1监事会每年对档案管理进行专项审计，重点检查账实相符、权限审批、销毁程序、外包合规，审计报告提交理事会并向社会披露。13.2对违反本制度的行为，按情节轻重给予口头警告、书面检查、通报批评、扣减绩效、停职调查、解除劳动合同、追究民事责任等处理；涉嫌违法的，移送司法