背景调查管理制度

背景调查管理制度一、背景调查目的与适用范围（一）目的为了确保企业招聘到的人员具备良好的职业素养、专业技能和道德品质，有效降低招聘风险，避免因招聘到存在不良记录或不适合岗位要求的人员而给企业带来潜在损失，特制定本背景调查管理制度。通过全面、客观、准确的背景调查，为企业选拔人才提供可靠依据，保障企业的正常运营和发展。（二）适用范围本制度适用于企业所有招聘岗位的新员工入职前的背景调查工作，无论该岗位是初级、中级还是高级职位，也不管是长期员工、短期员工还是临时员工。对于企业内部岗位调动涉及重要职责或敏感信息的人员，也可参照本制度进行背景调查。二、背景调查原则（一）合法性原则背景调查工作必须严格遵守国家法律法规，包括但不限于《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律。在进行背景调查前，必须获得被调查人的书面授权，确保信息收集和使用的合法性。（二）客观性原则调查过程中要保持客观公正的态度，避免主观臆断和偏见。调查人员应依据事实和证据进行判断，确保调查结果真实、准确地反映被调查人的实际情况。（三）保密性原则对在背景调查过程中获取的被调查人的个人信息、工作经历等敏感信息严格保密，不得泄露给任何无关人员。除了因工作需要且经过严格审批程序外，不得向其他部门或外部机构提供被调查人的背景调查资料。（四）全面性原则背景调查应涵盖多个方面，包括但不限于教育背景、工作经历、职业资格、违法犯罪记录、信用状况等，以全面了解被调查人的综合素质和潜在风险。三、背景调查流程（一）调查准备1.确定调查对象：招聘部门在确定拟录用人员后，填写《背景调查申请表》，提交给人力资源部门。申请表应包括被调查人的姓名、性别、应聘岗位、联系方式等基本信息。2.组建调查团队：人力资源部门负责组建背景调查团队，团队成员应包括人力资源专业人员、相关业务部门代表等。调查团队成员应具备良好的沟通能力、分析能力和保密意识。3.获取授权：调查团队在进行背景调查前，应向被调查人说明背景调查的目的、范围和方式，并获取其书面授权。授权书应明确被调查人同意企业对其相关信息进行调查，并允许调查机构或相关单位提供相关证明材料。4.制定调查计划：调查团队根据被调查人的岗位要求和实际情况，制定详细的背景调查计划。计划应包括调查内容、调查方法、调查时间安排等。（二）信息收集1.教育背景调查：通过与被调查人毕业院校的学籍管理部门、教务处等相关机构联系，核实其学历、学位的真实性和有效性。可要求院校提供成绩单、毕业证书、学位证书等相关证明材料。对于海外学历，还应通过教育部留学服务中心等权威机构进行认证。2.工作经历调查：与被调查人的前雇主进行沟通，了解其工作时间、职位、工作职责、工作表现、离职原因等情况。调查方式可以采用电话调查、邮件调查或实地走访等。对于重要岗位的候选人，可要求前雇主提供书面推荐信。3.职业资格调查：核查被调查人所持有的职业资格证书的真实性和有效性。通过相关行业协会、政府监管部门等机构进行查询，确认证书的颁发机构、有效期等信息。4.违法犯罪记录调查：通过公安机关等相关部门查询被调查人是否存在违法犯罪记录。调查前应确保获得被调查人的书面授权，并遵守相关法律法规和程序。5.信用状况调查：在获得被调查人授权的情况下，通过银行、征信机构等渠道了解其信用状况。主要查看是否存在逾期还款、欠款等不良信用记录。6.其他信息调查：根据岗位的特殊要求，还可对被调查人的社交网络信息、行业口碑等进行调查。但在收集这些信息时，应确保合法合规，避免侵犯被调查人的隐私权。（三）信息核实与分析1.核实信息真实性：调查团队对收集到的信息进行逐一核实，与提供信息的单位或个人进行再次确认，确保信息的真实性和准确性。对于存在疑问的信息，应进一步调查核实。2.分析信息关联性：将收集到的各项信息进行综合分析，评估其与岗位要求的关联性和匹配度。例如，工作经历是否与岗位所需技能和经验相符，教育背景是否支持其在该岗位的发展等。3.评估风险程度：根据信息分析结果，对被调查人可能存在的风险进行评估。对于存在重大风险的候选人，如存在严重违法犯罪记录、虚假学历或工作经历等情况，应审慎考虑其是否适合录用。（四）撰写调查报告1.报告内容：调查报告应包括被调查人的基本信息、调查内容、调查结果、风险评估等方面。对于调查过程中发现的重要问题，应详细说明情况，并附上相关证明材料。2.报告格式：调查报告应采用规范的格式，语言表达清晰、准确，逻辑严谨。报告应由调查团队负责人签字确认，并加盖人力资源部门公章。（五）调查结果反馈与决策1.反馈给招聘部门：人力资源部门将调查报告反馈给招聘部门，由招聘部门根据调查结果和岗位要求进行综合评估。2.录用决策：招聘部门在考虑背景调查结果的基础上，结合面试表现、专业技能等因素，做出录用决策。对于背景调查结果存在问题的候选人，招聘部门应与人力资源部门共同商讨处理方式，如进一步沟通、调整岗位或不予录用等。四、背景调查内容与方法（一）教育背景调查1.内容核实毕业院校、所学专业、入学时间、毕业时间、学历层次（专科、本科、硕士、博士等）、学位类型（学士、硕士、博士等）。了解是否存在转学、休学、留级等情况。确认是否获得相关的荣誉证书、奖学金等。2.方法电话查询：直接拨打毕业院校的学籍管理部门或教务处电话，提供被调查人的姓名、身份证号、毕业时间等信息，核实其学历情况。邮件查询：向毕业院校发送正式的查询邮件，附上被调查人的授权书和相关证明材料，请求院校提供学历证明。在线查询：对于国内学历，可通过学信网等官方网站进行查询；对于海外学历，可通过教育部留学服务中心的认证系统进行查询。（二）工作经历调查1.内容工作单位名称、地址、联系电话。入职时间、离职时间。担任的职位、工作职责。工作表现，包括工作能力、工作态度、团队合作精神等。离职原因，是否存在劳动纠纷等问题。2.方法电话调查：与被调查人的前雇主的人力资源部门、直接上级或同事进行电话沟通，了解其工作情况。在电话调查前，应准备好详细的问题清单，确保调查的全面性和准确性。邮件调查：向被调查人的前雇主发送邮件，请求提供相关工作证明。邮件中应明确说明调查的目的、所需信息以及保密承诺。实地走访：对于重要岗位或存在疑问的工作经历，可安排调查人员实地走访前雇主，与相关人员进行面对面交流，获取更准确的信息。（三）职业资格调查1.内容所持职业资格证书的名称、编号、颁发机构、有效期。证书的获得时间和方式（考试、评审等）。2.方法官方网站查询：通过相关行业协会或政府监管部门的官方网站，输入证书编号等信息，查询证书的真实性和有效性。电话咨询：拨打证书颁发机构的咨询电话，核实证书的相关信息。书面核实：向证书颁发机构发送书面查询函，请求提供证书的详细信息。（四）违法犯罪记录调查1.内容是否存在刑事犯罪记录，包括犯罪类型、犯罪时间、判决结果等。是否存在治安违法记录。2.方法公安机关查询：在获得被调查人书面授权的情况下，向当地公安机关申请查询其违法犯罪记录。查询时应提供被调查人的姓名、身份证号等准确信息。网络平台查询：部分地区开通了网上查询违法犯罪记录的服务，可通过相关网络平台进行查询。（五）信用状况调查1.内容个人信用报告，包括信用卡使用情况、贷款记录、还款记录等。是否存在逾期未还债务、欠款纠纷等情况。2.方法征信机构查询：在获得被调查人授权的情况下，委托专业的征信机构查询其个人信用报告。目前国内常见的征信机构有中国人民银行征信中心等。银行查询：如果被调查人在某些银行有账户或贷款记录，可向相关银行咨询其信用状况。五、背景调查的特殊情况处理（一）信息不完整或不准确1.如果在背景调查过程中发现收集到的信息不完整或存在疑问，调查团队应及时与提供信息的单位或个人进行沟通，补充或核实相关信息。2.对于被调查人提供的信息与实际调查结果不符的情况，应与被调查人进行沟通，要求其做出合理解释。如果被调查人无法提供合理的解释，应审慎考虑其录用问题。（二）被调查人拒绝配合1.如果被调查人拒绝提供背景调查所需的授权或配合调查工作，招聘部门应向其说明背景调查的重要性和必要性。如果被调查人仍然拒绝配合，企业可根据具体情况决定是否继续录用该候选人。2.对于拒绝配合背景调查且无法提供合理理由的候选人，企业可能会认为其存在潜在风险，从而不予录用。（三）调查结果存在争议1.如果被调查人对背景调查结果存在争议，可向企业提出申诉。企业应成立专门的调查结果争议处理小组，对争议事项进行重新调查和核实。2.在重新调查过程中，应充分听取被调查人的意见和解释，并收集相关证据。经过重新调查后，根据事实情况做出公正的处理决定，并及时将处理结果反馈给被调查人。六、背景调查资料管理（一）资料收集与整理1.调查团队在完成背景调查后，应将收集到的所有资料进行分类整理，包括授权书、学历证明、工作证明、调查报告等。2.资料应按照被调查人的姓名、应聘岗位等进行编号归档，建立详细的档案目录，以便于查询和管理。（二）资料存储与保管1.背景调查资料应采用安全可靠的存储方式，可采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应存放在专门的档案柜中，电子档案应存储在企业内部的安全服务器上，并设置访问权限。2.档案管理人员应定期对背景调查资料进行检查和维护，确保资料的完整性和安全性。（三）资料使用与销毁1.背景调查资料仅供企业内部招聘决策和人力资源管理使用，不得用于其他目的。如需向外部机构提供相关资料，必须经过严格的审批程序，并获得被调查人的书面同意。2.对于不再需要保留的背景调查资料，应按照企业的档案管理规定进行销毁。销毁时应进行详细记录，确保资料的安全销毁。七、责任与监督（一）调查人员责任1.调查人员应严格遵守本制度的各项规定，确保背景调查工作的合法性、客观性和保密性。2.如因调查人员的失职、渎职或违反规定导致背景调查结果失实或信息泄露，应追究相关人员的责任。（二）监督机制1.企