职业卫生档案管理制度

职业卫生档案管理制度第一章总则1.1为系统、连续、可追溯地记录用人单位职业卫生管理活动，保障劳动者健康权益，依据《职业病防治法》《工作场所职业卫生管理规定》《用人单位职业健康监护监督管理办法》等法规，结合本单位生产工艺、原辅材料、设备布局及岗位风险特征，制定本制度。1.2本制度所称“职业卫生档案”系指以纸质、胶片、磁介质、光介质、云存储等形式存在的，能够反映职业病危害因素识别、检测、评价、控制、防护、应急、培训、健康监护、事故处理、改进措施等全过程信息的原始记录与衍生资料。1.3档案管理遵循“谁形成、谁负责、谁归档”原则，实行统一领导、分级管理、分工负责、全程控制、动态更新、闭环改进。1.4本制度适用于本单位所有产生或可能产生职业病危害的厂区、车间、部门、外协作业场所，以及劳务派遣、外包、临时作业、检维修、改扩建、拆除等非常规活动。第二章管理职责2.1主要负责人2.1.1对职业卫生档案的真实性、完整性、合法性负最终责任，每季度听取档案管理工作汇报，将档案管理纳入年度安全生产目标考核。2.1.2保障档案用房、设施、资金、人员、信息化系统投入，确保档案安全、保密、可用。2.2职业卫生管理机构（EHS部）2.2.1组织编制档案分类方案、归档范围、保管期限表、编码规则、索引体系。2.2.2监督、指导、检查各部门档案形成质量，开展年度合规性审计。2.2.3负责档案库房“八防”(防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠、防磁)措施落实，配置恒温恒湿空调、气体灭火、门禁、视频监控、RFID标签。2.3各部门/车间2.3.1指定专职或兼职档案联络员，参加年度档案业务培训，考核合格后方可上岗。2.3.2在作业活动发生前3个工作日完成危害因素识别表，活动结束5个工作日内完成原始记录移交。2.3.3对检维修、外包作业，须在合同中单列档案条款，明确移交内容、时限、格式、违约责任。2.4档案管理员2.4.1具备档案、职业卫生双专业背景或取得中级以上职称，保持相对固定，离岗须履行交接清单。2.4.2每月进行库房巡检并生成电子日志，发现霉变、破损、褪色、磁化等异常，48小时内完成修复或迁移。2.4.3对涉密、涉劳动者个人隐私的档案实行分级授权，系统日志保留不少于10年。第三章文件材料形成与收集3.1职业病危害项目清单3.1.1内容：化学、物理、生物、放射性、人机工效、心理等六类危害因素名称、CAS号、状态、暴露途径、岗位、人数、作业方式、年用量/强度。3.1.2来源：原辅材料MSDS、工艺规程、设备手册、变更申请、研发小试报告。3.1.3频次：新建、改建、扩建、工艺调整、设备更新、原辅料替换、法律法规变化时实时更新。3.2检测与评价报告3.2.1日常检测：每月对高毒、高噪、高温、高粉尘岗位进行巡检检测，数据当日上传LIMS。3.2.2定期检测：每年委托具备CMA及职业卫生技术服务机构甲级资质单位开展一次全面检测，覆盖所有识别到的危害因素。3.2.3现状评价：每三年完成一次职业病危害现状评价，形成报告并经专家评审。3.2.4控制效果评价：对新增防护设施、技术改造、新产品试生产，在试运行30天后开展控制效果评价。3.3职业健康监护资料3.3.1上岗前：问卷、既往史、职业禁忌证判定、胸片、肺功能、电测听、血常规、尿常规、B超、心电图。3.3.2在岗期间：按《职业健康监护技术规范》周期执行，高噪声岗位每年1次，粉尘+噪声叠加岗位每半年1次，高温岗位高温季节前、中、后各1次。3.3.3离岗时：同一套餐项目，增加离岗后随访告知书，保存期限不少于劳动者生命期加30年。3.3.4应急监护：发生泄漏、爆炸、急性中毒事件，立即启动应急体检，72小时内完成采样、检验、诊断、汇总。3.4个体防护用品管理记录3.4.1包括选型评估、供应商资质、LA认证、CE认证、到货验收、领用登记、佩戴检查、维护清洗、报废处置。3.4.2对呼吸防护用品每季度进行密合度测试，记录保存5年。3.5培训与告知3.5.1培训计划、签到、课件、试卷、影像、效果评估、改进措施。3.5.2合同告知、岗位告知、检测结果告知、健康结果告知、警示标识更换记录。3.6应急管理3.6.1应急预案、演练方案、脚本、签到、影像、评估报告、整改闭环。3.6.2应急物资台账、维护记录、有效期预警表。3.7事故与事件3.7.1职业病病例、疑似职业病、职业中毒、职业性传染病、职业性皮肤病、职业性眼病、职业性耳鼻喉口腔疾病、职业性肿瘤。3.7.2事件经过、现场照片、见证人笔录、主管部门调查、技术鉴定、行政处罚、整改报告、复查结论。3.8改进与持续改进3.8.1管理评审输入、输出、决议、责任人、完成时限、验证记录。3.8.2技术改造、工艺替代、自动化隔离、远程控制、低毒替代、无毒替代、设备密闭、负压输送、湿法作业、降噪阻尼、屏蔽隔声、吸声、消声、减振、通风、除尘、排毒、空调降温、辐射屏蔽、时间缩短、轮班减少暴露。第四章分类与编码4.1采用“职能—活动—年度—保管期限”四段式编码，示例：OH-TEC-2024-Y30。4.2一级类目：OH职业卫生；二级类目：TEC检测、EXA评价、HEA监护、TRA培训、EME应急、ACC事故、PER个人防护、CON控制改进、AUD审计。4.3三级类目：按车间/部门+工序+岗位+危害因素代码。4.4档号结构：全宗号—年度—分类号—案卷号—件号—页号，共六层，每层用“-”分隔，便于系统识别与快速定位。4.5对电子文件采用PDF/A-2格式归档，分辨率≥300dpi，双层OFD可选；音频采用WAV44.1kHz，视频采用MP4H.264，码率≥8Mbps；关键字段同步生成XML元数据包。第五章整理与装订5.1纸质文件统一使用80g无酸纸，A4纵向左侧装订，不锈钢钉或线装，杜绝塑料封皮。5.2案卷厚度≤20mm，超厚度分册，用分册号标识。5.3卷内文件按“结论性材料在前、依据性材料在后、过程性材料居中”原则排序，编制卷内目录、备考表、页码机打。5.4对热敏纸、复写纸、传真纸进行复印固化，复印件与原件加盖“与原件一致”章并双签。5.5图纸采用A3折叠成A4手风琴式，图签外露，底图单独平放或卷放，禁止折叠。第六章保管与保护6.1纸质库房设置密集架，荷载≤1200kg/㎡，地面铺设防静电地板，温湿度设定18℃±2℃、45%RH±5%RH，每日记录。6.2磁介质、光介质配置防磁柜，远离强磁场≥3m，每两年进行一次读取校验，出现误码率>10-4立即迁移。6.3对涉密档案实行专柜、专锁、双人双钥匙，进出登记，手机、相机、USB设备禁止带入。6.4每季度进行虫霉检查，使用环保型除虫菊酯喷雾，对发现虫卵的档案进行低温冷冻杀灭：-25℃、72小时。6.5建立灾害应急预案，包含火灾、水灾、地震、爆炸、恐怖袭击、网络攻击场景，每年组织一次实战演练，演练后更新风险清单。第七章鉴定与销毁7.1成立档案鉴定小组，由EHS部、人力资源部、法务部、工会、档案室五方组成，实行票决制，三分之二以上同意方可通过。7.2保管期限分为永久、30年、10年、5年四类，对应代码Y∞、Y30、Y10、Y5。7.3对到期档案逐卷逐页审查，确认无未结纠纷、无历史研究价值、无重复保存需求，编制《档案销毁清册》，经总经理办公会批准后，在指定场所监销。7.4销毁方式：纸质使用符合保密局标准的碎纸机，出料粒度≤2×2mm；光磁介质先消磁后物理破碎；全程录像保存3年。7.5销毁后出具《档案销毁报告》，永久保存，编号接续原档号，加“DEST”后缀。第八章利用与统计8.1内部借阅：通过OA发起申请，经部门负责人、档案室、保密办三级审批，电子档案在线浏览、水印叠加、禁止下载；纸质档案限时归还，最长15天。8.2外部利用：政府监管、技术审查、司法取证、劳动者本人或其近亲属、工会组织、律师持有效证件，填写《外部利用申请表》，经法务审核、总经理签批，提供复制件并加盖骑缝章。8.3建立档案利用效果反馈机制，利用人填写《利用效果登记表》，档案室每半年汇总，作为改进档案资源建设的依据。8.4统计指标：归档率、完整率、准确率、数字化率、利用率、查准率、查全率、开放率、鉴定率、销毁率，纳入年度绩效考核，权重不低于5%。第九章信息化系统9.1采用B/S架构，支持主流浏览器、移动端APP、微信小程序，实现统一身份认证、单点登录、电子签章、区块链存证。9.2功能模块：采集、编目、检索、借阅、统计、预警、可视化、知识图谱、AI辅助标引、OCR文字识别、语音转写、人脸识别、地理信息、数字孪生。9.3数据标准：GB/T18894-2016、GB/T33190-2016、DA/T48-2021、ISO16175、PDF/A、OFD、XML、RDF、OWL。9.4备份策略：本地双活+异地容灾+云端对象存储，每天增量、每周全量、每月离线刻录，保留周期1年，使用AES-256加密。9.5系统上线前通过等保三级测评、渗透测试、源代码审计、压力测试，并发用户≥500，响应时间≤2s，年度可用性≥99.9%。第十章监督与考核10.1建立“日巡查、月抽查、季审计、年考评”四级监督机制，发现问题开具《整改通知单》，限期整改，逾期按500元/项处罚责任人。10.2将档案管理纳入安全生产标准化、职业健康企业、ISO45001、ISO14001、ISO9001体系审核，出现重大缺失，实行“一票否决”。10.3对伪造、篡改、损毁、擅自销毁、泄露档案的行为，依据《档案法》《职业病防治法》追究行政、民事、刑事责任，并在全厂通报。10.4每年评选“档案管理优秀车间”“优秀联络员”，给予物质奖励和荣誉表彰，与晋升、评优、加薪挂钩。第十一章培训与宣传11.1制定年度培训计划，覆盖新员工、调岗员工、外包人员、管理层、档案人员，培训学时不少于4学时/人。11.2培训内容：法规解读、危害识别、档案形成