工会档案管理制度

工会档案管理制度第一章总则第一条为规范工会档案的收集、整理、保管、利用与处置，确保档案完整、准确、系统、安全，依据《中华人民共和国档案法》《工会法》《机关档案工作业务建设标准》及本单位实际，制定本制度。第二条本制度所称工会档案，是指工会在组织建设、民主管理、劳动保护、生活保障、文体宣传、财务资产、法律维权、帮扶救助、评先评优、会议活动等工作中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、实物、电子数据等各种载体历史记录。第三条档案管理坚持“统一领导、分级负责、集中保管、信息共享”原则，实行“谁形成、谁整理、谁负责”的岗位责任制，纳入工会年度目标考核，与业务工作同部署、同检查、同验收。第四条工会档案是工会资产的重要组成部分，任何部门或个人不得据为己有、擅自销毁、涂改、伪造、倒卖。违者按程序移交纪检或人事部门处理，造成损失的依法赔偿。第二章组织与职责第五条成立工会档案管理工作小组，由分管副主席任组长，办公室主任、财务部长、经审主任、组织部长、女工部长、保障部长为成员，每季度召开一次例会，研究解决重大问题。第六条工会办公室设专职档案员一名，各部室设兼职档案员一名，形成“1+N”网络。专职档案员享受中层副职经济待遇，兼职档案员每年给予60学时继续教育学时认定及1200元绩效补贴。第七条专职档案员职责：（一）起草档案工作计划、制度、标准、业务指导书；（二）指导、监督、检查各部室立卷归档，审核归档质量；（三）负责档案库房日常管理，做好八防（防火、防盗、防潮、防光、防高温、防虫、防鼠、防污染）；（四）组织档案数字化、全文识别、备份、异质异地保存；（五）开展档案编研、统计、鉴定、开放、利用、销毁；（六）对接地方档案馆、上级工会档案部门，完成移交进馆。第八条兼职档案员职责：（一）负责本部门文件材料平时积累、预立卷、归档移交；（二）填写《部门归档说明书》《档案交接文据》，确保材料完整、字迹工整、签章齐全；（三）配合专职档案员完成档案数字化挂接、OCR校对、开放审核；（四）每年12月20日前完成年度归档清零，无正当理由拖延的，取消部室评先资格。第三章归档范围与保管期限第九条工会档案设置九大类，实行“类别—年度—保管期限”三级分类，保管期限分永久、30年、10年三类，具体判定执行《工会文件材料归档范围与保管期限表》（附件1），遇争议由档案工作小组投票决定，三分之二以上通过生效。第十条永久保存：1.工会成立、换届、合并、撤销文件及印章印模；2.会员代表大会、全委会、常委会、主席办公会纪要、记录、表决票；3.集体合同、工资专项协议、劳动安全卫生协议文本及协商记录；4.劳模、五一劳动奖章、工匠推荐评审材料；5.重大维权案例、群体性事件调处结论；6.工会资产产权登记、房产土地证、重要捐赠凭证；7.外事活动、领导人视察、题词、声像资料。第十一条30年保存：1.年度工作要点、总结、统计报表、审计报告；2.职工代表大会提案、答复、满意度测评；3.困难职工档案、金秋助学、送温暖名册；4.劳动竞赛、技术比武、合理化建议评审；5.文体活动方案、秩序册、成绩册、影像；6.宣教稿件、简报、公众号原始素材；7.低值易耗资产登记、10万元以上合同、协议。第十二条10年保存：1.一般性通知、便函、会议签到表；2.小型文体活动、兴趣小组记录；3.低于固定资产限额耗材领用单；4.重复性报表底稿、过程稿。第十三条不归档：1.重份文件、草稿、校对稿；2.无查考价值的事务性通知；3.私人信件、刊物、广告、贺年卡；4.上级机关普发性文件已公开且本单位无补充意见。第四章平时积累与预立卷第十四条各部室设“待归档文件盒”和“两本账”，即《收文归档登记簿》《发文归档登记簿》，实行一文一号、一文一记，确保“件件有着落”。第十五条文件办理完毕，承办人应在3个工作日内剔除草稿、重复件，保留定稿、正本、重要过程稿，用铅笔在首页右上角标注“归档号”草案，交兼职档案员审核。第十六条兼职档案员每月5日填写《月度归档预报表》，通过OA推送专职档案员，专职档案员3日内完成线上抽查，发现问题退回整改，整改时限2个工作日。第十七条对声像、实物、电子文件实行“同步积累”：1.照片、录音、录像在拍摄后24小时内由拍摄人填写《声像档案说明》，包括时间、地点、人物、事件、拍摄人、权利声明；2.实物档案附《来源说明》，包括捐赠人、背景、意义、估值；3.电子文件在办结当日由系统推送自动捕获，形成版式PDF/A，保留元数据。第五章整理与编目第十八条工会档案以“件”为单位整理，遵循“来源原则”，同一事由、同一会议、同一活动形成的文件组成一件，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，请示与批复为一件，原件与复制件分开组卷。第十九条装订采用“三孔一线”法，棉线直径0.5毫米，结头在背面，文件左侧距边15毫米，装订厚度不超过20毫米，对热敏纸、图纸、照片采用无酸纸袋或PP插页保护。第二十条档号结构：全宗号—工会类别号—年度—保管期限—件号，共15位。例：A302—GH02—2024—Y—001，其中A302为工会在地方档案馆全宗，GH02为工会组织建设类，Y代表永久。第二十一条编目使用《工会档案管理系统》自动生成，必填字段：题名、责任者、文号、日期、页数、载体、密级、开放状态、关键词、全文挂接路径。题名采用“〔发文机关〕关于〔事由〕的〔文种〕”格式，控制在50字以内。第二十二条传统载体档案同步编制纸质《卷内目录》《归档文件目录》一式两份，一份随卷，一份装订成册备查。目录打印使用70克纯木浆静电纸，激光打印，字迹耐光级≥6级。第六章数字化与数据管理第二十三条数字化范围：永久、30年档案100%扫描，10年档案选择性扫描，扫描分辨率≥300dpi，彩色，存储为TIFF或JPEG2000无损格式；同时进行OCR识别，识别率≥98%，人工校对两遍。第二十四条命名规则：档号_页码.tif，例：A302GH022024Y001_001.tif；多卷文件建立文件夹，文件夹名称与档号一致；挂接路径采用UNC统一命名，确保50年内不重复。第二十五条数据备份实行“3—2—1”策略：3份副本，2种介质，1份异地。本地磁盘阵列RAID6，离线LTO9磁带，异地备份至上级工会机房，距离≥50公里，加密传输，AES256位密钥。第二十六条每年6月、12月进行数据可读性检测，形成《数字档案健康报告》，发现错误2小时内启动修复，修复后MD5校验值保持一致。第七章库房与实体保管第二十七条档案库房设在办公楼三层东侧，建筑面积80平方米，采用无窗密闭设计，双门互锁，甲级防火门，耐火极限1.5小时；库内安装七氟丙烷气体灭火系统，烟感、温感、红外三重复合报警。第二十八条配置智能密集架，每列长3.6米，高2.4米，分7层，双面存放，载重≥80kg/层，运行噪音≤50分贝；密集架与消防、安防系统联动，遇火灾自动开启，方便抢救。第二十九条温湿度控制：温度14℃—24℃，相对湿度45%—60%，日波动≤±2℃、±5%；采用恒温恒湿机组，每20平方米1个传感器，数据实时上传省级档案监测平台，异常短信推送专职档案员。第三十条防光措施：采用LED冷光源，照度≤50lx，紫外线强度≤20μW/lm；窗户贴UV99%防爆膜，配备遮光布帘；档案盒使用无酸牛皮纸，PH值7.5—8.5。第三十一条防虫防鼠：库房设不锈钢挡鼠板，高度0.6米；每月更换一次粘鼠板，每季度投放樟木块、香叶醇驱虫包；年度请专业公司进行一次真空充氮杀虫，温度35℃、湿度50%、时间72小时。第八章利用与开放第三十二条工会档案自形成之日起满25年向社会开放，涉及个人隐私、商业秘密、国家安全除外；未满25年需利用，须填写《工会档案利用申请表》，经部室负责人、办公室主任、分管副主席三级审批。第三十三条利用方式包括阅览、复制、摘录、出具证明、外借。外借仅限工会系统内部单位，借期7天，续借1次；借出前拍摄封面、封底、骑缝章，归还时逐页核对，缺页、污损按每页200元赔偿。第三十四条建立数字档案利用平台，实现“一网通办”。会员可通过“齐鲁工惠”APP实名认证后在线申请，系统自动比对身份证、工会会员数据库，3小时内完成授权，提供水印版PDF下载，水印含利用人姓名、日期、用途、禁止转载声明。第三十五条编研开发：每年编纂《工会大事记》《工会年鉴》《劳模风采录》《维权案例选编》，通过电子书、展板、短视频多形式传播；优先采用CCBY-NC4.0协议，鼓励二次创作，扩大工会影响。第九章鉴定与销毁第三十六条档案鉴定分为初始鉴定、期满鉴定、开放审核。初始鉴定在归档前完成，期满鉴定每5年集中开展一次，开放审核每年11月进行。第三十七条成立鉴定委员会，由分管副主席、纪检委员、法律顾部、职工代表、档案专家5人组成，实行一人一票，三分之二以上同意方可销毁。第三十八条销毁程序：1.专职档案员编制《档案销毁清册》，列明档号、题名、年代、页数、销毁理由；2.鉴定委员会现场逐卷复核，在清册签字确认；3.纪检人员全程录像，销毁采用碎浆机，出浆粒度≤3毫米；4.销毁后出具《档案销毁报告》，永久保存，录像保存10年。第三十九条对涉密档案销毁，须送交保密部门指定的销毁中心，使用熔浆或焚烧方式，温度≥850℃，留存《涉密档案销毁交接单》。第十章统计与年报第四十条建立档案统计台账，包括馆藏总量、年度增量、利用人次、数字化进度、鉴定销毁、库房温湿度、安全事件等7大类、56项指标。第四十一条每年1月10日前自动生成《工会档案年度统计报表》，经主席办公会审议后，报地方档案馆、上级工会备案；数据同步上传全国工会档案统计直报系统，确保零差错。第四十二条统计数据分析应用：1.利用高频档案前20名，优先全文识别、深度开发；2.利用低峰档案，评估降密或销毁可行性；3.数字化率低于90%的类别，列入下一年度重点项目；4.安全事件≥2次的库房，启动升级改造。第十一章奖励与问责第四十三条设立“工会档案工作先进个人”“优秀兼职档案员”奖项，每年评选一次，给予1000元奖励、荣誉证书、疗休养名额；优先推荐参评地方档案系统先进个人。第四十四条对有下列表现之一的部门或个人，给予通报表扬：1.归档及时完整，一次验收合格率100%；2.数字