卫生机构采购相关制度

PAGE卫生机构采购相关制度一、总则（一）目的为加强本卫生机构采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本卫生机构内所有采购活动，包括医疗设备、药品、耗材、办公用品、后勤物资等各类物品及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有符合条件的供应商公平对待，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物品及服务符合卫生机构的实际需求和质量标准。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由机构负责人担任组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、重大采购项目的决策等，对采购活动进行宏观指导和监督。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。采购部门负责具体采购业务的实施，包括采购需求的收集、供应商的选择与管理、采购合同的签订与执行、采购项目的验收等工作。（三）需求部门各临床科室、职能部门等作为需求部门，负责提出采购需求，明确采购物品及服务的规格、数量、质量要求等，并对采购物品及服务的使用情况进行反馈和评价。（四）监督部门设立独立的内部审计部门或纪检监察部门，对采购活动进行全程监督，检查采购程序的合规性、采购行为的公正性、采购结果的合理性等，对违规行为进行调查和处理。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.需求部门应根据本部门业务发展需要、库存状况等，定期编制采购计划。采购计划应明确采购物品及服务的名称、规格、数量、预计采购时间等详细信息。2.采购部门负责汇总各需求部门的采购计划，结合机构整体发展规划和资金状况，进行综合平衡和审核，形成年度采购计划草案。3.年度采购计划草案经采购领导小组审议通过后，正式下达执行。采购计划应保持相对稳定，如有特殊情况需要调整，应按规定程序进行审批。（二）采购预算管理1.财务部门负责根据采购计划编制采购预算，明确采购项目所需资金额度。采购预算应纳入机构年度预算管理体系，确保采购资金的合理安排。2.采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应及时向采购领导小组和财务部门提出申请，经批准后方可调整。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求，包括营业执照、生产许可证、经营许可证、产品质量认证、信誉状况等。2.采购部门负责对潜在供应商进行调查和评估，收集供应商的相关资料，填写供应商准入申请表。3.采购部门组织相关部门对供应商准入申请进行审核，审核通过后报采购领导小组批准。批准后的供应商纳入供应商名录管理。（二）供应商评价与考核1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。评价方式可包括实地考察、问卷调查、数据分析等。2.根据供应商评价与考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，可给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，应及时提出整改要求，如整改后仍不符合要求，可取消其合作资格。（三）供应商信息管理1.建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息、资质文件、评价与考核结果等内容。2.采购部门应定期更新供应商信息档案，确保信息的准确性和完整性。同时，应加强对供应商信息的保密管理，防止信息泄露。五、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多且具有一定竞争性的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购物品及服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、申请采购时间等内容，并提交至采购部门。2.采购审批：采购部门对采购申请表进行初审，审核通过后报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质、金额等因素进行审批，审批通过后采购部门方可组织实施采购。3.采购实施：公开招标：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商投标。组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商，并签订采购合同。邀请招标：采购部门向符合条件的供应商发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商，并签订采购合同。竞争性谈判：采购部门成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商，并签订采购合同。单一来源采购：采购部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款，签订采购合同。询价：采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求供应商报价。采购部门根据供应商的报价情况，确定成交供应商，并签订采购合同。4.合同签订与执行：采购部门与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应严格按照合同约定执行，采购部门负责跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。5.验收：采购物品及服务到货后，采购部门组织需求部门、质量控制部门等相关人员进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、性能等方面。验收合格后，填写验收报告，办理入库或使用手续。如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或退换货等。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息，以及采购物品及服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交至法务部门或法律顾问进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。审核通过后，报采购领导小组批准。3.采购合同由采购部门负责与供应商签订，合同签订人应具备相应的授权资格。合同签订后，应及时将合同副本分送财务部门、需求部门等相关部门存档。（二）合同执行与变更1.采购部门应严格按照采购合同约定执行合同，跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.如因特殊原因需要变更采购合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应报采购领导小组批准，并及时通知财务部门、需求部门等相关部门。（三）合同结算与付款1.财务部门负责根据采购合同约定和验收报告，办理采购款项的结算与付款手续。付款前，应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证的真实性、合法性和完整性。2.采购款项的支付应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，不得提前或延迟支付。如因特殊情况需要调整付款方式或时间，应经采购领导小组批准，并与供应商协商一致。（四）合同档案管理1.建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关文件进行分类、编号、归档保存。采购合同档案应包括合同文本、合同变更协议、验收报告、发票、付款凭证等资料。2.采购合同档案由采购部门负责保管，保管期限按照国家法律法规和机构相关规定执行。保管期满后，经批准方可进行销毁。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购质量问题、价格波动、法律法规风险等。2.采用定性与定量相结合的数据分析法、流程图法、专家咨询法等方法，对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施。如对于供应商违约风险，可加强供应商管理，增加备用供应商，要求供应商提供履约保证金等；对于采购质量问题风险，可加强质量验收管理，建立质量追溯机制，要求供应商提供质量保证承诺等。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对措施，确保风险得到有效控制。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购活动进行监控，及时发现和预警潜在的风险。如通过数据分析、供应商反馈、内部审计等方式，对采购合同执行情况、供应商表现、采购资金使用情况等进行监控。2.设定风险预警指标和阈值，当风险指标超过阈值时，及时发出预警信号。采购部门应根据预警信号，及时采取相应的风险应对措施，防止风险扩大。八、采购绩效评估（一）评估指标设定1.设定采购绩效评估指标体系，包括采购成本、采购质量、采购效率、供应商满意度等方面的指标。2.采购成本指标可包括采购价格、采购费用率等；采购质量指标可包括验收合格率、质量投诉率等；采购效率指标可包括采购周期、合同执行率等；供应商满意度指标可通过问卷调查、供应商评价等方式获取。（二）评估方法与频率1.采用定量与定性相结合的评估方法，对采购绩效进行评估。定量评估可通过数据分析、统计报表等方式进行；定性评估可通过专家评价、内部审计等方式进行。2.采购绩效评估每年进行一次，由采购部门负责组织实施。采购部门应在评估结束后编制采购绩效评估报告，总结采购工作的成绩与不足，提出改进措施和建议。（三）评估结果应