建筑工程检测档案管理规范

建筑工程检测档案管理规范一、总则（一）目的与依据为系统规范建筑工程检测档案的管理工作，确保检测数据的真实、准确、完整与可追溯，依据国家相关法律法规及行业管理要求，结合建筑工程检测工作的实际特点，特制定本规范。本规范旨在为建筑工程检测档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用及销毁等环节提供统一标准和操作指引，以充分发挥检测档案在工程质量控制、验收、维护及纠纷处理中的重要作用。（二）适用范围本规范适用于各类新建、改建、扩建建筑工程所涉及的材料检测、实体检测、功能检测等活动形成的全部档案资料的管理。从事建筑工程检测的机构、相关建设单位、施工单位、监理单位及档案管理部门均应遵守本规范。（三）基本原则1.真实性原则：检测档案的形成必须基于客观事实，如实反映检测过程和结果，任何对原始数据的涂改、伪造都是绝对禁止的。2.完整性原则：检测活动各环节产生的具有保存价值的文件材料均应纳入归档范围，确保档案材料的齐全完整，形成有机联系的整体。3.规范性原则：档案的收集、整理、编目、装订、保管等各项工作均应遵循统一的标准和方法，做到格式规范、条理清晰、查阅方便。4.安全性原则：采取有效措施保障检测档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄密或被篡改。5.可追溯性原则：档案管理应确保每一项检测数据、每一份报告都能追溯到其形成的过程、参与的人员、使用的仪器设备等关键信息。二、归档范围与分类（一）归档范围建筑工程检测档案的归档范围应至少包括以下内容：1.检测委托与合同文件：检测委托书、委托合同或协议、任务单等。2.检测依据文件：相关的工程设计文件、施工技术标准、规范、规程、图纸会审记录、设计变更等。3.检测方案与计划：针对特定检测项目制定的详细检测方案、技术交底记录等。4.原始记录：现场检测或实验室检测过程中直接形成的原始数据、观测记录、计算过程、图表、照片、录像等，需有检测人员、复核人员签字。5.检测报告：经审核批准的正式检测报告（含电子版和纸质版），包括各类专项检测报告、综合检测报告等。6.样品资料：样品委托单、样品接收记录、样品标识、样品流转记录、样品处置记录（如适用）。7.仪器设备资料：检测所用主要仪器设备的校准/检定证书、设备使用记录等与检测数据准确性相关的资料。8.人员资质资料：参与检测人员的资格证书、培训记录等。9.其他相关文件：如检测过程中产生的异议处理记录、申诉与投诉处理记录、重大问题报告等。（二）档案分类检测档案应根据工程性质、检测专业类别、检测阶段或文件形成的内在联系进行科学分类。建议采用多级分类法，例如：1.一级分类：按建筑工程的单位工程或项目名称划分。2.二级分类：按检测专业划分，如地基基础检测、主体结构检测、钢结构检测、建筑材料检测、建筑节能检测、室内环境检测等。3.三级分类：按检测项目或检测批次划分。4.四级分类：按文件材料的性质划分，如委托类、方案类、原始记录类、报告类等。各单位可结合自身实际情况，制定详细的分类目录和编码规则，并保持分类的一致性和稳定性。三、档案的收集与整理（一）档案的收集1.及时性：检测活动结束后，相关责任人应及时收集该项目形成的全部文件材料，确保不遗漏。2.齐全性：对照归档范围，逐项核查，确保收集到的文件材料齐全完整，符合要求。3.规范性：收集的文件材料应为原件（特殊情况可收集具有法律效力的复印件，并注明原件存放处），手续完备，字迹清晰，签署齐全。（二）档案的整理1.组卷：将同一检测项目或具有内在联系的文件材料组合成案卷。组卷应遵循文件材料的形成规律和保管单位的要求，保持卷内文件的有机联系。2.排列：卷内文件材料应按照形成时间顺序或逻辑关系（如：委托、方案、原始记录、报告）进行系统排列。3.编号与编目：*页码编写：对卷内文件材料逐页编写页码，正面在右上角，背面在左上角（空白页不编页号）。*卷内目录：每卷应编制卷内目录，列明序号、文件材料题名、页次、责任人、日期等信息。*案卷封面与脊背：案卷封面应注明工程名称、案卷题名、检测单位、编制日期、保管期限等；案卷脊背应标明案卷号、工程名称或案卷题名。4.装订：案卷应采用线装或符合档案管理要求的其他装订方式，做到整齐牢固，便于翻阅。装订前应去除金属物。四、档案的保管与期限（一）档案保管1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。2.存放方式：档案应存放在专用的档案柜、架内，排列有序，并与墙壁保持一定距离。不同保管期限的档案应分开存放。3.管理制度：建立健全档案库房管理制度，包括出入库登记、温湿度记录、定期检查、清洁卫生等制度。4.保密管理：对于涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的检测档案，应按照相关保密规定进行管理，严格控制查阅范围。（二）保管期限建筑工程检测档案的保管期限应根据其重要性和利用价值确定，一般分为永久、长期和短期三种：1.永久保存：对于关系到结构安全、主要使用功能且具有长远查考价值的检测档案，如主体结构安全检测报告、重要地基基础检测报告等，应永久保存。2.长期保存：对于工程保修期内及后续维护、改造可能需要查阅的检测档案，保管期限应不少于工程的合理使用年限。3.短期保存：对于一些临时性、辅助性的检测资料，保管期限可根据实际需要确定，一般不少于五年。具体的保管期限划分标准，可参照国家或地方相关档案管理规定，并结合本单位实际情况制定。五、档案的利用与保密（一）档案利用1.利用权限：建立档案查阅利用制度，明确不同人员的查阅权限。检测单位内部人员因工作需要查阅档案，需履行相应审批手续；外部单位或个人查阅档案，须持有效证明文件并经单位负责人批准。2.查阅手续：查阅档案时应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅人、单位、联系方式、查阅日期等。3.利用要求：查阅档案时，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经允许，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。确需复制的，须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制。4.归还检查：档案归还时，档案管理人员应仔细检查，确认无误后方可注销借阅登记。（二）档案保密1.档案管理人员及所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规，严守档案纪律，不得泄露档案内容。2.建立档案保密责任制，明确各环节的保密责任。3.对电子档案，应采取严格的加密、访问控制等安全保密措施，防止信息泄露或被非法获取。六、电子档案管理（一）基本要求随着信息技术的发展，电子档案管理应与纸质档案管理同步推进，遵循以下基本要求：1.真实性与完整性：确保电子档案的形成过程可追溯，内容真实、完整，与纸质档案一致（如实行双套制）。2.有效性与可用性：电子档案应采用符合长期保存要求的格式存储，确保其在不同软硬件环境下的可读性和可用性。3.安全性与可靠性：建立电子档案安全管理体系，包括数据备份与恢复、病毒防护、身份认证、权限控制等，防止数据丢失、损坏或被篡改。（二）电子档案的形成与归档1.鼓励在检测过程中直接形成电子原始记录和电子报告，采用电子签名等技术确保其法律效力。2.纸质档案数字化应符合相关技术标准，保证扫描图像的清晰度、完整性和准确性，并与原文一致。3.电子档案的归档应连同其元数据一并保存，确保档案的背景信息和关联关系不丢失。（三）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在专用的、安全的服务器或存储设备中，定期进行检查和维护。2.建立严格的电子档案备份制度，采用异地备份、异质备份等方式，确保数据安全。备份介质应妥善保管，并定期进行恢复测试。七、责任与监督（一）责任分工1.检测单位负责人：对本单位的检测档案管理工作负总责。2.档案管理部门或专职/兼职档案员：具体负责档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等日常管理工作，指导和监督各部门的档案形成与归档。3.检测项目负责人及检测人员：对其在检测活动中形成的文件材料的真实性、完整性、规范性负责，并按规定及时移交归档。4.质量保证部门：负责对检测档案的质量进行监督检查。（二）监督检查1.检测单位应定期对本单位的档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。2.上级主管部门或相关行业管理机构应定期或不定期对检测单位的档案管理工作进行监督检