公司车辆使用和维修申请流程

公司车辆使用和维修申请流程一、目的与原则为规范公司车辆的使用行为，确保车辆安全、高效、合理地服务于公司各项业务，控制运营成本，明确各环节责任，特制定本流程。本流程适用于公司所有公务车辆及因公使用车辆的员工。车辆使用与维修管理遵循以下原则：1.统一管理，分级负责：行政部门为车辆管理的归口部门，负责统筹调度、维护保养及制度执行；各部门配合执行，员工个人对所使用车辆的合规性及安全负直接责任。2.先申请后使用，按权限审批：所有车辆使用及维修保养均需履行申请审批手续，未经批准不得擅自用车或维修。3.安全第一，规范操作：严格遵守交通法规，确保行车安全，规范车辆交接、使用及维护行为。4.经济高效，杜绝浪费：倡导合理用车，优先选择公共交通方式，控制车辆使用成本；维修保养力求质优价廉，杜绝不必要的开支。二、车辆使用流程（一）用车申请与审批1.申请发起：员工因公务需要使用公司车辆时，应至少提前一个工作日（紧急情况除外）通过公司指定的申请系统或书面形式向行政部门提交《车辆使用申请表》。申请内容需包括：用车人、部门、随行人数、用车事由、起止时间、预计行驶里程、目的地等信息。2.审批权限：*部门负责人对本部门的用车申请进行初步审核，确认其必要性。*行政部门根据车辆调度情况、用车事由紧急程度及审批权限进行审批或上报。*超出行政部门审批权限的（如长途用车、多日连续用车等），需报请公司分管领导或总经理审批。3.调度安排：行政部门在收到审批通过的申请后，应根据车辆availability及任务优先级，合理调度车辆，并将安排结果（包括车牌号、驾驶员、取车时间地点）通知申请人。如无可用车辆，应及时反馈并协助申请人协调其他交通方式。（二）车辆领用与交接1.取车检查：申请人（或指定驾驶员）在约定时间到行政部门（或指定停车点）领取车辆。领取时，双方应共同检查车辆外观（如划痕、凹陷）、内饰、轮胎、油量、里程表读数、随车工具、行驶证、保险单等是否齐全完好，并在《车辆交接登记表》上签字确认。如有异常，应立即向行政部门报告并记录。2.钥匙交接：行政部门将车辆钥匙及相关证件交给领用人。（三）车辆使用1.安全驾驶：驾驶员必须严格遵守交通法规，谨慎驾驶，确保人身及车辆安全。严禁酒后驾车、疲劳驾驶、超速行驶、将车辆交由无证人员驾驶或将车辆用于非公务用途。2.规范停放：车辆应停放在安全、合法的停车场或区域，避免在禁止停车地段停放，以防车辆损坏或违章罚款。3.里程与油耗：驾驶员应注意合理规划路线，减少不必要的里程。如遇特殊情况导致行程大幅变动或延误，应及时通知行政部门。4.物品保管：驾驶员对车内物品负有保管责任，不得存放贵重物品或危险品。公务结束后，应清理车内个人物品。（四）车辆归还1.及时归还：公务结束后，驾驶员应按约定时间将车辆归还至指定地点。如确需延长使用，必须提前向行政部门申请并获得批准。2.检查交接：行政部门人员与归还人共同检查车辆状况、行驶里程、油量消耗等，并与《车辆交接登记表》记录核对。如有新的损伤、违章记录或物品遗失，应立即查明原因并按规定处理。3.钥匙与证件交还：归还人将车辆钥匙、行驶证等相关证件交回行政部门，并在《车辆交接登记表》上完成归还签字确认。4.费用结算：根据公司规定，驾驶员在使用过程中产生的路桥费、停车费等合理费用，凭有效票据按财务报销流程办理。加油费用一般由行政部门统一管理，特殊情况需个人垫付的，亦需凭票报销。三、车辆维修申请流程（一）报修申请1.故障报告：驾驶员在车辆使用过程中发现故障或损坏时，应立即停止使用（如为安全隐患）并向行政部门报告。如在归还检查时发现，由行政部门人员记录。2.提交申请：行政部门（或驾驶员，视情况而定）填写《车辆维修申请表》，详细描述故障现象、发生时间、地点、可能原因及维修建议（如有）。3.初步判断：行政部门对故障情况进行初步核实和判断，确定是否需要维修及维修的紧急程度。（二）审批与安排1.审批权限：《车辆维修申请表》需经行政部门负责人审批。对于预估维修费用较高（超出设定标准）或重大故障的维修，需报请公司分管领导审批。2.选择维修单位：原则上，车辆维修应选择公司指定的、具有合法资质和良好信誉的维修厂家进行。如遇紧急情况或异地故障，需电话报请行政部门负责人同意后方可就近选择维修单位，并保留好相关证据。（三）维修过程监督1.送修：行政部门安排将车辆送至指定维修单位，并将《车辆维修申请表》交予维修方。2.维修确认：维修单位对车辆进行检测后，提出维修方案和费用估算，行政部门（或授权人员）需对维修项目和费用进行确认，必要时可进行多方询价比较。3.过程跟踪：行政部门应对维修过程进行适当跟踪，了解维修进度和情况，确保维修质量。（四）维修费用结算与车辆取回1.费用审核：维修完成后，行政部门人员会同驾驶员（或指定人员）对维修项目、质量进行验收，核对维修清单和费用发票。2.费用支付：验收合格后，行政部门按照公司财务制度办理维修费用的支付手续。3.车辆取回：结清费用后，取回车辆及维修单据（包括维修清单、发票、更换的旧件等），并在行政部门进行维修记录登记。（五）维修记录归档行政部门负责将《车辆维修申请表》、维修清单、费用发票等相关资料整理归档，作为车辆技术档案的一部分，以便追溯和分析车辆状况。四、责任与奖惩1.遵守流程：所有员工必须严格遵守本流程规定，对于违反流程、擅自用车或维修造成公司损失的，公司将视情节轻重追究相关人员责任。2.安全责任：驾驶员因违章驾驶、操作不当造成的交通事故或车辆损坏，其责任及经济损失按公司相关规定处理。3.节约奖励：对在车辆使用中严格遵守规定、有效节约成本的部门或个人，公司可给予适当奖励。五、附则1.本流程由公司行政部门负责解释和修订。