办公室管理人员职责说明书

办公室管理人员职责说明书一、岗位基本信息*岗位名称：办公室管理人员*所属部门：行政部/办公室*直接上级：行政部经理/办公室主任*岗位目标：确保办公室日常行政事务的高效、有序运作，为公司整体目标的实现提供坚实的行政支持与服务保障。二、核心职责概述办公室管理人员是保障公司中枢系统正常运转的关键角色，肩负着承上启下、沟通内外、协调左右的重要职责。其核心在于通过精细化的日常管理、周全的行政服务以及有效的资源调配，维护办公环境的整洁有序，提升行政工作效率，支持各部门顺畅运作，并积极营造积极向上的企业文化氛围。三、主要工作职责（一）日常办公运营与管理1.办公环境维护：负责公司办公区域的整体环境维护与秩序管理，确保办公场所整洁、安静、有序，为员工提供舒适高效的工作环境。协调相关资源处理办公区域的日常维修与环境改善事宜。2.前台接待与总机服务：监督或亲自执行前台接待工作，包括来访人员的登记、引导、接待服务，以及公司总机电话的接听、转接、留言记录等，展现公司良好形象。3.办公设备管理：负责办公自动化设备（如打印机、复印机、传真机、投影仪等）的日常管理、故障报修与维护协调，确保设备正常运行，减少因设备问题造成的工作延误。（二）行政事务支持与服务1.办公用品管理：负责公司办公用品的统筹规划、采购申请、质量验收、登记入库、领用分发及库存监控，确保办公用品的及时供应，同时控制成本，避免浪费。2.文件与档案管理：指导或负责公司各类文件、资料、合同、档案的规范分类、整理、归档、保管及借阅工作，确保档案资料的完整性、安全性和查阅便捷性。协助起草、打印、复印、扫描、装订各类行政文件。3.差旅与会务支持：协助或安排公司员工的商务差旅事宜，包括机票、酒店预订，差旅费用的初步审核与报销协助。负责公司各类会议的筹备、组织与后勤保障工作，包括会议室预订、议程安排、材料准备、设备调试、茶歇安排及会议记录整理等。（三）资产管理与后勤保障1.固定资产管理：参与或负责公司固定资产（如办公家具、电子设备等）的登记、盘点、维护、转移、报废等全生命周期管理，确保资产账实相符，有效利用。2.后勤服务协调：协调与管理公司的后勤服务，如保洁服务、绿植养护、安全保卫、邮件快递收发等，保障各项后勤服务的质量。（四）会务与活动组织1.公司活动组织：协助组织公司各类团队建设活动、员工福利活动、庆典活动等，促进员工交流，增强团队凝聚力。2.对外联络协调：作为公司行政层面的窗口之一，负责与外部相关机构（如政府部门、供应商、合作伙伴等）进行必要的联络与沟通协调。（五）制度执行与优化建议1.行政制度宣贯：协助宣贯公司各项行政管理制度、流程，并监督执行情况，确保各项规定落到实处。2.工作改进建议：在日常工作中积极发现问题，收集员工对行政服务的意见与建议，结合实际情况提出优化办公流程、提升行政效率的合理化建议。（六）其他事务1.完成上级领导交办的其他临时性行政事务和工作。2.协助其他部门处理需要行政支持的相关事宜。四、任职要求1.教育背景：通常要求大专及以上学历，行政管理、文秘、工商管理等相关专业优先。2.工作经验：具有一定年限的办公室管理或相关行政管理工作经验，熟悉办公室运作流程。3.专业知识与技能：*熟练掌握各类办公自动化软件（如Word,Excel,PowerPoint,Outlook等）的操作。*具备良好的文字功底，能够撰写常用公文、通知、总结等。*具备较强的组织协调能力、沟通表达能力、计划与执行能力。*具备良好的问题解决能力、应变能力和服务意识。*熟悉基本的财务报销流程者优先。4.个人素质：*工作认真负责，细致严谨，积极主动，有较强的责任心和敬业精神。*具备良好的团队合作精神，善于与人协作。*具有较强的保密意识和原则性。*形象良好，亲和力强。五、结语办公室管理人员是公司高效运