人事档案管理规范及资料归档方法

人事档案管理规范及资料归档方法一、总则人事档案管理是组织人事工作的重要组成部分，是组织了解、考察和使用人员的重要依据，也是维护员工合法权益的基础性工作。为确保人事档案材料的真实、完整、安全和有效利用，特制定本规范。本规范旨在通过系统化、制度化的管理，提升人事档案工作的科学化水平，为人事决策、人才培养、薪酬福利等工作提供可靠的信息支撑。本规范适用于组织内所有员工的人事档案管理工作，包括档案的建立、收集、审核、整理、保管、利用、转递及保密等环节。档案管理工作应遵循真实准确、完整规范、安全保密、动态管理、依法利用的原则，确保档案工作的严肃性和权威性。二、档案材料的收集与审核（一）收集范围人事档案材料的收集应全面、及时，确保反映员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩情况等方面的信息完整无缺。主要包括但不限于以下类别：1.履历材料：个人简历等；2.考核、考察、鉴定材料：各类考核登记表、鉴定材料、民主评议材料等；3.学历学位、专业技术职务、学术评议、职业资格、教育培训材料：学历学位证书复印件、成绩单、专业技术职务任职资格评审表、聘任书、职业资格证书、培训结业证书等；4.政治历史情况审查材料：审查结论、调查旁证材料等；5.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料、退党材料、入团志愿书等；6.奖励材料：各类奖励审批表、先进模范事迹材料、嘉奖令等；7.处分材料：处分决定、调查报告、本人检查或说明、撤销处分决定等；8.招录聘用、任免、调动、工资、待遇、出国、退（离）休、死亡等材料：录用审批表、聘用合同、干部任免审批表、调动介绍信、工资变动审批表、出国审批材料、退（离）休审批表、死亡报告、抚恤材料等；9.其他有参考价值的材料：如体检表、重要家庭成员及社会关系材料等。（二）收集要求档案材料的收集应遵循主动性、及时性和规范性原则。人力资源部门应明确专人负责档案材料的收集工作，定期检查材料的完整性。新形成的材料应在相关手续办理完毕后及时归档，避免材料积压或遗失。对于外部获取的材料，应核实其真实性和有效性，并由相关部门或个人签字盖章确认。（三）审核要求对收集到的档案材料，必须进行严格审核。审核重点包括：材料是否真实可靠，内容是否完整，手续是否齐全，书写是否规范，是否符合归档要求。对于不符合要求的材料，应及时退回形成单位或个人补充完善。对于虚假材料，应拒绝归档，并按有关规定处理。三、档案的建立与归档（一）档案建立为每位员工建立独立的人事档案。新建档案应使用符合国家标准的档案袋或档案盒，档案封面应注明单位名称、姓名、档案编号等信息。档案建立后，应及时登记造册，建立档案管理台账。（二）归档要求1.材料齐全：归档的材料必须齐全完整，手续完备。2.真实有效：归档材料必须真实反映员工的实际情况，不得弄虚作假。3.规范整理：归档材料应按照本规范要求进行分类、排序、编目后再装入档案。4.及时归档：员工录用、调入或形成新的档案材料后，应在规定时间内完成归档工作。四、档案材料的分类与排序（一）分类方法档案材料的分类应遵循逻辑性和便于查找利用的原则。推荐采用按材料性质结合时间顺序的方法进行分类。通常可分为以下几类（具体分类可根据组织实际情况调整）：1.第一类：履历材料；2.第二类：考核考察鉴定材料；3.第三类：学历学位、专业技术职务、职业资格、教育培训材料；4.第四类：政治历史情况审查材料；5.第五类：党团材料；6.第六类：奖励材料；7.第七类：处分材料；8.第八类：招录聘用、任免、调动、工资、待遇、出国、退（离）休、死亡等材料；9.第九类：其他有参考价值的材料。（二）排序规则同一类别的档案材料，应按照形成时间的先后顺序排列。对于成套的材料，应保持其完整性，如干部任免审批表应与考察材料、公示结果等一并排序。批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后。五、档案的编号与编目（一）档案编号为便于档案的管理和查找，应对人事档案进行统一编号。档案编号可采用字母与数字组合的方式，如“部门代码+员工编号”或按归档顺序编制流水号。编号应具有唯一性和稳定性，一旦确定，不应随意更改。档案编号应在档案封面、档案管理台账及相关检索工具中注明。（二）档案编目档案编目是对档案内容进行系统化、条理化整理的重要手段。应建立档案案卷目录和卷内文件目录。案卷目录包括档案编号、姓名、部门、档案起止日期、保管期限等信息。卷内文件目录包括序号、材料名称、材料形成日期、页码等信息。编目应清晰、准确，便于快速检索。六、档案的保管与防护（一）库房要求档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“九防”措施。库房内应保持适宜的温度（14℃-24℃）和相对湿度（45%-60%）。库房应专用，不得存放与档案无关的物品。严禁在库房内吸烟和使用明火。（二）装具要求档案应使用符合国家标准的档案盒、档案夹等装具，确保档案材料不受损坏。装具应坚固耐用、防潮防虫。（三）日常保管档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案材料，应及时进行修复和复制。档案的存放应按照档案编号顺序排列，便于存取。七、档案的查阅与利用（一）查阅范围与权限查阅人事档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，履行审批手续。因工作需要查阅档案的，须由所在部门提出申请，经人力资源部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案一般应在指定的阅档室进行。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。（二）查阅手续查阅档案时，查阅人应出示有效身份证件，并填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。查阅完毕后，档案管理人员应核对档案材料无误后，方可将档案归库。（三）利用要求档案材料一般不得带出阅档室。确因特殊情况需要借出的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。档案内容的复制、摘录，须经人力资源部门负责人批准，并由档案管理人员负责办理，复制件应加盖档案管理部门印章。严禁利用档案材料进行人身攻击、诬告陷害或从事其他违法违纪活动。八、档案的转递员工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同、开除、退休等原因离开本单位时，其人事档案应及时转递。档案转递应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。转递档案前，档案管理人员应核对档案材料是否齐全，确保无误后，填写《干部档案转递通知单》，注明材料份数、页数，并由接收单位在回执上签字盖章后存档。九、档案的保密与安全人事档案属于党和国家的核心机密，档案管理人员和所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规，严守档案纪律，不得泄露档案内容。档案管理部门应建立健全保密制度，定期进行保密检查和教育。对档案管理系统及存储介质应采取严格的安全保密措施，防止信息泄露、丢失或被篡改。十、档案的鉴定与销毁对于已故人员或已超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定。鉴定工作应由人力资源部门会同有关部门组成鉴定小组进行。经鉴定仍有保存价值的档案，应延长保管期限；无保存价值的档案，应登记造册，报单位分管领导批准后，按规定程序予以销毁。档案销毁必须在指定地点进行，并由两人以上监销，监销人应在销毁清册上签字。十一、档案管理人员职责档案管理人员应具备良好的政治素质和业务能力，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律。其主要职责包括：贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策；负责档案材料的收集、审核、整理、归档、保管、查阅、转递等工作；维护档案的完整与安全，防止档案材料的损坏和泄密；负责档案管理系统的维护和使用；定期对档案进行统计和分析，为领导决策提供依据；指导和监督各部门的档案材料收集工作。十二、附则本规范未尽事宜，参照国家有关档案管理的法律法规和政策执行。本规范由人力资源部门负责解释和