公司车辆管理制度 车辆管理制度及流程

公司车辆管理制度车辆管理制度及流程一、制度总览与基本原则公司车辆作为保障日常运营、提升工作效率的重要工具，其规范管理与高效使用直接关系到企业成本控制与运营秩序。本制度及配套流程旨在明确车辆管理的责任主体、规范操作环节、确保行车安全，从而实现车辆资源的优化配置与有效利用。所有涉及公司车辆的购置、使用、维护、处置等活动，均须严格遵循本制度规定。管理原则：1.统一管理，分级负责：行政部门（或指定专职部门，下同）为公司车辆管理的归口部门，负责制度的制定、执行监督及统筹协调；各用车部门及驾驶员则对具体使用行为和车辆状况负责。2.按需调配，注重效率：车辆调度以工作实际需求为首要依据，优先保障核心业务及紧急事务用车，力求实现资源利用最大化，避免闲置与浪费。3.安全第一，预防为主：将行车安全置于车辆管理工作的首位，强化驾驶员安全意识培训，严格执行车辆保养与安全检查制度，杜绝安全隐患。4.规范透明，成本可控：建立清晰的用车申请、审批、登记流程，确保每一笔车辆相关费用的产生都有据可查、合理合规，并通过有效手段控制整体运营成本。二、管理职责与分工（一）行政部门职责行政部门作为车辆管理的核心枢纽，承担以下关键职责：*负责本制度的拟定、修订、解释与组织实施，并根据实际运行情况进行动态优化。*统筹公司车辆的购置规划、选型报批、登记上牌、保险购置及年检等手续办理。*建立健全车辆管理台账，详细记录车辆基本信息、维修保养历史、行驶里程、费用支出等，并定期进行统计分析。*负责车辆的统一调度、排班，以及节假日、非工作时间的车辆封存与管理。*组织开展驾驶员的招聘、培训、安全教育及绩效考核工作。*监督车辆的日常维护保养、定点维修及油料加注等事宜，确保车辆技术状况良好。*协助处理车辆交通事故、保险理赔及纠纷协调工作。*负责车辆钥匙、行驶证、保险单等相关证件的集中保管与规范领用。（二）用车部门职责各用车部门应积极配合行政部门的车辆管理工作，主要职责包括：*严格按照本制度规定的流程申请和使用车辆，确保用车需求真实、合理。*教育本部门驾驶员遵守交通法规及公司车辆管理规定，安全文明驾驶。*协助行政部门对本部门使用的车辆进行日常检查，发现问题及时上报。*按规定办理用车期间的相关手续，如长途出行报备、异地加油/维修审批等。（三）驾驶员职责驾驶员是车辆直接操控者，对行车安全和车辆状况负直接责任：*严格遵守国家及地方交通法规，遵守公司各项规章制度，服从行政部门调度和管理。*出车前务必对车辆状况（油量、轮胎、刹车、灯光等）进行检查，确保行车安全；收车后按规定停放车辆，锁好门窗。*规范填写《车辆行驶记录表》，如实记录出车时间、地点、里程、事由及加油、维修等情况。*爱护车辆，保持车容整洁卫生，车内禁止吸烟、饮食及放置与工作无关的杂物。*发现车辆故障或异常情况，应立即停车检查并及时向行政部门报告，不得“带病”行驶。*妥善保管车辆证件及随车工具，如有遗失或损坏，需立即上报并承担相应责任。*积极参加公司组织的安全学习和技能培训，不断提升安全意识和驾驶水平。三、车辆购置、登记与处置（一）车辆购置公司车辆的购置应基于业务发展的实际需求，并纳入年度预算管理。具体流程如下：1.需求提出：各部门因工作需要新增车辆时，需向行政部门提交书面《车辆购置申请表》，详细说明购置理由、建议车型、预估价格及预算来源。2.评估审批：行政部门对用车需求进行核实与评估，结合现有车辆资源状况，提出购置方案（包括数量、品牌、型号、配置等），按公司审批权限逐级报批。3.采购执行：经批准后，由行政部门（或采购部门协同）按照公司采购管理制度组织采购，力求性价比最优。4.登记入库：车辆购置完成后，行政部门负责办理上牌、保险等手续，建立车辆档案，纳入公司固定资产管理。（二）车辆登记与档案管理行政部门应为每辆公司车辆建立完整的档案，内容至少包括：*车辆基本信息（购车发票、行驶证复印件、登记证书复印件、车辆照片等）。*保险资料（保险单复印件、投保及续保记录）。*年检记录。*维修保养记录（维修项目、时间、费用、承修单位等）。*行驶记录（重要行程记录、里程统计）。*事故处理记录。档案应妥善保管，便于追溯和查阅。（三）车辆处置对于达到报废标准、长期闲置或因业务调整不再需要的车辆，由行政部门提出处置建议（如报废、转让、拍卖等），按公司资产处置审批流程报批后，负责组织实施，并及时办理过户、注销等手续，确保资产安全与合规。四、用车管理与调度流程（一）用车申请与审批为确保车辆调度有序，提高使用效率，公司实行用车申请与审批制度：1.常规用车申请：部门或个人因工作需要使用车辆，应至少提前半个工作日向行政部门提交《用车申请单》，注明用车人、同行人数、目的地、用车时间、事由及所需车型等信息。2.审批流程：行政部门根据车辆availability及用车优先级进行审核调度。一般情况下，由行政部门负责人审批；特殊情况（如长途、重要接待等）需报请公司分管领导审批。3.紧急用车处理：遇紧急公务（如突发事件、紧急抢修、人员急病等）需立即用车时，可先口头向行政部门负责人申请，经同意后先出车，事后补办书面审批手续。4.派车通知：审批通过后，行政部门向驾驶员下达派车指令，并将《用车申请单》交予驾驶员作为出车依据。（二）车辆使用规范1.出车与返回：驾驶员凭《用车申请单》出车，按指定时间、路线行驶。任务完成后，应及时返回公司，将车辆停放至指定地点，并向行政部门交还车辆钥匙、行驶证及《用车申请单》，同时在《车辆行驶记录表》上完成登记。2.不得擅自用车：严禁驾驶员在无派车单或未经批准的情况下擅自出车、改变行车路线或将车辆交予无证人员驾驶。3.长途用车管理：凡出市（或规定里程以上）的长途用车，需提前一天提交申请，经行政部门负责人及公司分管领导审批，并对驾驶员进行专项安全教育，配备必要的应急物品。4.车辆停放：工作时间结束或任务完成后，车辆原则上应停放于公司指定停车场。确需在外过夜的，须经行政部门批准，并确保车辆停放安全。5.禁止行为：严禁公车私用；严禁利用公司车辆从事违法违规活动；严禁搭载无关人员；严禁酒后驾车、疲劳驾驶。五、车辆维护保养与油料管理（一）日常维护与定期保养1.驾驶员日常检查：驾驶员每日出车前、行车中、收车后应关注车辆状况，对轮胎气压、油量、水温、刹车等关键部位进行检查，发现问题及时处理或上报。2.定期保养：行政部门根据车辆使用手册及实际行驶里程，制定车辆定期保养计划，按时将车辆送至指定维修厂进行保养，并索取保养凭证存档。3.清洁卫生：驾驶员应负责车辆内外的日常清洁，保持良好车容车貌。行政部门可定期组织车辆集中清洗。（二）维修管理1.故障报修：车辆发生故障需维修时，驾驶员应立即向行政部门报告，说明故障现象。行政部门组织检查确认后，填写《车辆维修申请单》。2.维修审批：小额维修费用由行政部门负责人审批；大额维修（超出一定标准）需报请公司分管领导审批。3.定点维修：车辆维修原则上应选择公司指定的、信誉良好的维修厂家进行，以确保维修质量和费用合理。特殊情况需在外维修的，须经行政部门批准。4.维修监督与验收：行政部门负责对维修过程进行监督，维修完成后会同驾驶员对车辆维修质量进行验收，并索取维修明细单和发票，作为费用报销和档案记录依据。（三）油料管理1.定点加油：公司车辆统一使用加油卡加油，行政部门负责加油卡的申领、充值、分发与管理。驾驶员应在公司指定的加油站加油。2.加油记录：驾驶员每次加油后，需在加油凭证上签字确认，并及时将加油记录登记到《车辆行驶记录表》中，定期交由行政部门核对。3.燃油消耗标准：行政部门可根据车型、车况及行驶路况，制定合理的百公里燃油消耗参考标准，对异常油耗情况进行分析和核查。六、车辆安全与事故处理（一）安全管理1.安全教育：行政部门应定期组织驾驶员进行交通安全法规、应急处置技能及公司车辆管理制度的学习培训，每年至少组织一次专题安全会议。2.驾驶证管理：驾驶员须持有效驾驶证，驾龄需满足公司规定要求。驾驶证信息发生变更（如换证、扣分）应及时向行政部门报备。3.禁止行为：严禁超速行驶、强行超车、闯红灯等交通违法行为；严禁驾驶与准驾车型不符的车辆；行车时严禁接打手持电话、看手机信息。4.恶劣天气应对：遇暴雨、大雪、大雾等恶劣天气，行政部门可根据实际情况调整出车计划，提醒驾驶员谨慎驾驶，必要时暂停出车。（二）事故处理1.现场处置：发生交通事故后，驾驶员应立即停车，保护现场，开启危险报警闪光灯，并按规定设置警示标志。如有人员伤亡，应首先抢救伤员，并立即拨打急救电话。2.报告与报警：驾驶员须第一时间向行政部门负责人报告事故情况（包括时间、地点、原因、损失程度等），同时拨打“122”报警电话，并通知保险公司（按保险单提示电话）。3.配合调查：驾驶员应积极配合交警部门的事故调查处理，如实提供相关情况。行政部门应派人协助处理事故后续事宜。4.事故分析与责任认定：事故处理完毕后，行政部门应组织对事故原因、责任进行分析，形成书面报告，并依据公司规定对相关责任人进行处理。5.保险理赔：行政部门负责协助办理车辆保险理赔的各项手续，提供所需资料，确保理赔工作顺利进行。七、费用报销与核算1.费用构成：公司车辆相关费用主要包括燃油费、维修保养费、保险费、年检费、路桥费、停车费、洗车费及驾驶员补贴（如适用）等。2.报销凭证：驾驶员报销相关费用时，须提供合法、合规、真实的原始凭证（如发票、加油小票、通行费票据等），并注明事由、日期、车辆信息等。3.报销流程：驾驶员将整理好的费用凭证及《车辆行驶记录表》等附件，按公司财务报销制度规定的流程报批。行政部门对费用的真实性、合规性进行初审。4.核算管理：财务部门负责车辆费用的审核、核算与支付，并对车辆费用进行专项统计分析，为成本控制提供数据支持。行政部门应与财务部门定期对账。八、附则1.本制度未尽事宜，参照国家相关法律法规及公司其他相关规定执行。2.对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重，对相关责